"De tijden waarin er puur papieren facturen werden verstuurd zijn al enige tijd voorbij", vertelt Jan Willem ter Steege directeur Easy Systems. "Het gros van de facturen wordt inmiddels via andere manieren verzonden, waarbij een PDF-factuur als bijlage in een mailbericht nog altijd veel voorkomt.
Al gebiedt de eerlijkheid te zeggen dat ook die werkwijze al redelijk ouderwets begint te worden, omdat er inmiddels veel mooiere oplossingen zijn om berichtenverkeer elektronisch in te richten."
Efficiënt en foutloos
"PDF-facturen vragen immers nog altijd om veel manuele activiteiten en dat geldt al helemaal voor facturen die via de post binnenkomen. Een e-factuur daarentegen kan direct, zonder dat daar extra handelingen voor nodig zijn, in software worden ingelezen om vervolgens efficiënt en foutloos verwerkt te worden. En dat scheelt nogal wat tijd, geld en energie", vervolgt Jan Willem. Easy Exchange is zo’n oplossing die toegang geeft tot het Europese (PEPPOL) netwerk voor e-facturatie, waardoor alle andere aangesloten organisaties direct bereikbaar zijn. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online en is de nieuwe standaard in elektronisch berichtenverkeer waarmee iedereen elektronische berichten kan versturen en ontvangen. We hebben het nu vooral over facturen, maar het gaat hier om alle berichten die je zou willen uitwisselen.
De trein dendert verder...
"Kijk, het is niet zozeer de vraag óf een bedrijf overstapt, maar wanneer men dit gaat doen. Je zou de almaar verdergaande digitalisering kunnen zien als een voorbijrazende trein: wanneer je niet opstapt, mis je de reis en blijf je eenzaam achter. Met die ontwikkeling in het achterhoofd nodig ik ondernemers van harte uit om intrinsiek naar de voordelen van elektronisch berichtenverkeer te kijken. En die zijn er legio: updates worden automatisch gedaan en nieuwe standaarden worden automatisch toegevoegd. Daarmee is een organisatie altijd compatible met alle mogelijke formaten. De verwerking gaat vele malen sneller, de foutenkans reduceert fors en er ontstaat tijd om je met andere zaken bezig te houden. Zoals bijvoorbeeld zaken die direct bijdragen aan een (nog) succesvollere bedrijfsvoering. En de overstap zelf? Die valt ontzettend mee, ook omdat er geen aanpassingen nodig zijn in uw bestaande software-systemen. 4Exchange is in staat om alle e-facturatie formats uit te lezen en om te zetten naar het formaat dat uw systeem hanteert. Ik nodig iedereen van harte uit om op die spreekwoordelijke snelle trein te stappen", besluit Jan Willem enthousiast.
