Techniek en functionaliteit lijken elkaar soms te bijten. Stel je voor: je hebt 1.000 pennen besteld voor je organisatie van, laten we zeggen, een eurootje per stuk. Wanneer de factuur hiervan binnen komt, dan wil je deze, net als de enorme stroom andere facturen, waarschijnlijk wel éven controleren.
Te veel betalen wil immers geen enkel bedrijf. Uiteraard check je dit soort zaken allang niet meer handmatig; daar heb je slimme software voor.
Wanneer je praat over OCR, in gewoon Nederlands tekstherkenning, dan betekent dit dat er vanaf een pdf’je, wat uiteindelijk niet meer is dan een plaatje, afgelezen wordt wat het IBAN-nummer, de bedragen, factuurdatum, factuurnummer et cetera is. Wanneer je kiest voor regelherkenning (binnen de software-omgeving) dan wordt daadwerkelijk élke regel (denk even terug aan de pennen) gescand. Klinkt prachtig, maar als je kiest voor kopherkenning (minder gedetailleerd, maar nog altijd zeer nauwkeurig) dan gaat een en ander stukken sneller én het is bovendien minder kostbaar.
Regelherkenning of kopherkenning?
"Facturen matchen op basis van regelherkenning betekent nogal wat: wanneer er immers een detail wordt aangepast in de regels, zoals in het voorbeeld van de pennen, dan moet het template, het kader als het ware, opnieuw worden ingesteld. Dat kost tijd, energie en soms ook consultancykosten", zegt Nicky Hendriks, Sales Executive binnen Easy Systems. "Kopherkenning volstaat in 95% van de gevallen.
Bovendien komen er steeds meer XML-berichten voor. Erg handig want met die data kan de software al direct aan de slag. Dit betekent ook dat er, zeker in verhouding tot regelherkenning, veel minder configuratietijd nodig is om het digitale proces in te richten. Ik verwacht dat regelherkenning langzaam uitfaseert. Vraag in elk geval sowieso actief aan je leverancier of ze hun facturen in XML-formaat kunnen aanleveren." Dit kunnen tegenwoordig meer leveranciers dan je denkt.
Start simpel, ga het ervaren
"Ik raad organisaties aan die actief bezig zijn met purchase to pay om gewoon te starten zodat ze ervaring op kunnen doen met de verschillende mogelijkheden. Vaak zegt de praktijk meer dan bergen theorie", aldus Nicky. "Denk goed na over wat je wilt bereiken en over waar de grootste tijdwinst in het proces zit.
Start eenvoudig en met de basis, zodat jij en je collega’s kunnen wennen aan de nieuwe werkwijze. Als dit vervolgens goed draait pak je het volgende procesonderdeel, stukje bij beetje. Alleen al de gedachte over meer tijd en minder fouten, motiveert vaak om de spreekwoordelijke koe nu eens écht stevig bij de hoorns te vatten."
