"Lange doorlooptijden, bonnetjes die verdwijnen en ontevreden medewerkers. We komen het allemaal tegen bij bedrijven die hun declaratiemanagement niet écht op een goede manier ingeregeld hebben."
Aan het woord is Maaike van Roomen, Sales Executive bij Easy Systems. "De risico’s van het kiezen van géén oplossing voor de declaratiestroom binnen een bedrijf zijn groter dan de meeste bedrijven beseffen.
Er zijn zelfs bedrijven in de bouwbranche en de wereld van de zorg, die nog met kasgeld werken in plaats van medewerkers te laten voorschieten of met een bedrijfspinpas of -creditcard die iedereen duidelijkheid geeft."
De gevolgen van onduidelijk beleid
"De praktijk laat zich raden: medewerkers die onderweg zijn willen, bijvoorbeeld na een lunch met een zakenrelatie, even snel een foto van hun bonnetje maken, dit vervolgens achterlaten in het restaurant en dóór. Dit kleine voorbeeld lost al een groot probleem op van bedrijven die niet met software voor hun declaraties werken: de ergernis van bonnetjes die kwijtraken én het probleem van opsparen waardoor er in december plots een hele bulk declaraties binnenkomt. Niet goed voor je liquiditeit en lastig te plannen qua bezetting op de financiële afdeling.
En de kwijtgeraakte bonnetjes? Medewerkers willen tóch hun voorgeschoten bedrag terug ontvangen: en dan begint de discussie. Een discussie die tijd, geld en energie kost omdat niemand op dit soort gesprekken zit te wachten", aldus Maaike.
Hoe het ook kan
"Je kunt ook kiezen voor een andere uitstraling als werkgever: zeker in een tijd waarin goede mensen moeilijk te vinden zijn is dit, alleen al vanuit dat oogpunt, zeker het overwegen waard. Daarbij voorkom je meteen fraude en onbewust gemaakte fouten: want onze software controleert bijvoorbeeld ook of een bonnetje al eerder is ingediend, door te screenen of er gegevens matchen zoals bijvoorbeeld bedragen die dubbel gedeclareerd worden.
Bovendien is er op deze manier een continu inzicht in je uitgaven en dus op je liquiditeit. Erg fijn, zeker bij grote ondernemingen die veel mensen ‘buiten’ aan het werk hebben", vervolgt Maaike. "Ook de bedrijfscreditcard werkt erg prettig in dit verband: de gedane uitgaven worden uitgelezen in het speciale portaal in onze software. De overstap naar gespecialiseerde software neemt mensen vervelend werk uit handen, zoals het nabellen van collega’s omdat er zaken missen of onjuist zijn ingediend."
Meer informatie over deze module vindt u hier. Of neem contact met ons op voor een duidelijk én vrijblijvend gesprek over dit actuele thema.
