‘Het is in de afgelopen jaren al heel aardig gelukt om van papieren facturen naar digitale bestanden te gaan. Toch valt op dat het gemiddelde bedrijf nog wat blijft hangen in het gebruik van PDF-documenten. Een gemiste kans, omdat juist de inzet van andere bestandstypen, zoals bijvoorbeeld XML, je meer kwaliteit biedt, waardoor je onder meer tijd wint.
Dat zit zo: als een PDF- factuur binnenkomt en aangeboden wordt aan de OCR tool, dan wordt deze in principe herkend door deze scan – en herkensoftware. In principe, want dat herkennen blijft een dingetje. Zo kan er bijvoorbeeld een datum of rekeningnummer niet herkend worden, of er wordt een verkeerde relatie of grootboekrekening gekoppeld. Dit betekent dat de gebruiker altijd op moet blijven letten of het proces wel écht goed verloopt. En dus blijft er nog altijd manueel werk over.
Bij een factuur in XML-formaat blijft er, dankzij de automatiseringsslag, geen controlewerk over voor de financieel medewerker. Een groot voordeel omdat er meer tijd over blijft voor andere, meer interessante werkzaamheden én omdat er minder fouten worden gemaakt als gevolg van handmatige handelingen’, vertelt Sales Manager Hans van der Kolk.
Elektronisch de absolute norm
‘Bovendien wordt het in de toekomst straks écht de norm om met elektronische facturen te gaan werken. Zo is er op dit moment al een Europese normfactuur gedefinieerd: een standaard XML-bericht’, aldus Hans. ‘Je zou kunnen zeggen dat XML de taal is waarin een factuur communiceert met software. En dat werkt gewoon hartstikke goed.
Gelukkig merken we in de dagelijkse praktijk ook dat meer en meer organisaties er, zij het dan wat aarzelend, van overtuigd raken dat dit de toekomst is. De overheid stimuleert dit uiteraard ook volop, bijvoorbeeld door inzet van het PEPPOL-netwerk en het opnemen daarvan in de wet.’
Robotic accounting in opkomst
‘Op dit moment zijn er ook nog softwarepakketten die facturen naar elkaar sturen, maar nog geen XML-facturen aankunnen. Omdat sommige bedrijven op dit moment nog wat onbewust en soms zelfs wat angstig tegenover de komende veranderingen staan, is daar nog weinig aandacht voor. Maar dat verandert, al wordt de groei van elektronische uitwisseling op dit moment nog wat geremd omdat er nog onvoldoende bekendheid is.
Wanneer je eenmaal in de gaten hebt dat een PDF eigenlijk niet meer is dan digitaal papier, waar nog veel té veel handelingen aan verbonden zijn, dan valt het kwartje. Wanneer je dit eenmaal begrijpt en je beseft dat je voor minder verloren tijd en voor meer continue kwaliteit kunt kiezen, dan is de overstap snel gemaakt.
Kijk, vroeger deden we de factuurverwerking met z’n allen nog op papier, nu doen we dat al in een pakket. Maar het gaat verder: we gaan ook steeds meer naar robotic accounting toe… En het mooie van het hele verhaal is: we worden steeds slimmer met elkaar waardoor bedrijven groeien en zich weer kunnen focussen op datgene waar ze in eerste instantie hun business omheen hebben gebouwd.’
Wij helpen organisaties om een en ander in gang te zetten, bijvoorbeeld ook door in gesprek te gaan met de leveranciers etc. Benieuwd? Verrast? Bel voor een goede kop koffie met dito verhaal.
