‘Nu de economie weer booming is dient er zich een nieuwe uitdaging aan voor veel bedrijven’, vertelt Hajo Koster, Senior Accountmanager bij Easy Systems. ‘Want groei brengt immers met zich mee dat een bedrijf schaalbaar moet zijn en dat bereik je alleen door je processen goed te regelen.
Denk daarbij bijvoorbeeld aan de toenemende stroom van in- en uitgaande facturen. Best een dingetje, want nog lang niet alle bedrijven zijn al bezig met e-invoicing. En dat betekent verlies in tijd en geld én behoud van onnodige frustratie rondom het beheer van de facturenstroom.
Wanneer je kiest voor, vergeef me het woord, ontzorging op dit vlak, dan snijdt het mes aan twee kanten: collega’s kunnen zich richten op hun core business zoals bijvoorbeeld acquisitie of relatiebeheer en tegelijkertijd verloopt het uitbestede proces geruisloos en is het bedrijf helemaal klaar voor groei naar welke grootte dan ook. Stel je eens voor hoe enorm veel rust dat geeft…’
Voorzichtig starten of all the way
‘Ik merk dat sommige organisaties direct voor uitbesteding van het hele facturatieproces kiezen terwijl anderen in eerste instantie liever voor een deelgebied gaan. Bijvoorbeeld het door ons laten verzorgen van alle papieren facturen, of voor het uitbesteden van de facturatie zowel per post, per e-mail als elektronisch, maar dan alleen de uitgaande of alleen de inkomende kant. Uit ervaring blijkt dat de rest van het proces ook al snel aangepakt wordt…
Wij durven te stellen dat overstappen op e-invoicing jaarlijks flinke besparingen in euro’s oplevert, omdat we organisaties helpen om van steeds meer leveranciers e-facturen te ontvangen. Zo wordt het verwerkingsproces steeds efficiënter. En dan hebben we het nog niet eens over het werkplezier dat toeneemt, omdat saaie intik- of controle-activiteiten vervangen worden voor monitoring aan de vóórkant. Een stuk leuker dan problemen oplossen aan de achterkant van het proces.’
Hoe minder papier, hoe lager de kosten
‘Tot slot merk ik dat bedrijven het kostenmodel dat we bieden erg waarderen. Dat zit zo: hoe minder facturen per post, hoe lager de kosten, je betaalt als organisatie voor het werkelijke verbruik. Wat ons betreft past dat helemaal in de tijd van nu, waarin flexibiliteit en schaalbaarheid belangrijke thema’s zijn. Het is als een sneeuwbal: wanneer we eenmaal voor een bedrijf van start gaan dan ontstaat er een flow die snel veranderingen met zich meebrengt.
Wat CFO’s ons overigens ook vertellen: dat ze bij het optimaliseren van hun facturatieproces, door leveranciers en andere betrokkenen als nóg professionelere partij worden gezien binnen de supply chain. En dat kan eigenlijk ook niet anders wanneer je op zo’n serieuze manier focust op je core business. Het is natuurlijk ook succesregel één: alles wat buiten je kernactiviteiten valt besteed je beter uit. Zéker in een tijd van economische voorspoed, waarin je elke dag klaar moet zijn voor onstuimige groei…’
Belt u even als u vragen heeft? We vertellen u graag volledig vrijblijvend de voor u relevante ins en outs.
