Wilt u optimaal gebruik maken van e-factureren, maar krijgt u niet al uw leveranciers zover dat zij de facturen op de juiste wijze aanleveren? Dan bieden wij naast factuurherkenning nu ook OCR in de cloud.
Easy Systems ontzorgt u volledig doordat al uw digitaal ontvangen en/of gescande facturen automatisch worden herkend en de factuurgegevens direct worden geïmporteerd in Easy Invoice.
Het proces in het kort
- Binnenkomende papieren facturen worden gescand en vervolgens, net als de per e-mail ontvangen facturen, digitaal aangeleverd.
- OCR in de cloud zet de inhoud van de factuur binnen maximaal 24 uur om in een UBL 2.0 bestand. UBL 2.0 is het bestandsformaat dat de Overheid heeft gekozen als standaard XML formaat voor e-facturatie.
- Na herkenning van de factuurgegevens worden deze facturen automatisch aan Easy Invoice overgedragen. Voor identificatie van de leverancier is het van belang dat de KvK nummers in uw financieel systeem aanwezig zijn.
- De facturen zijn maximaal binnen 24 uur (gemiddeld 45 minuten) beschikbaar in Easy Invoice voor verdere verwerking.
De volgende kopgegevens van de factuur worden automatisch gevuld in Easy Invoice:
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- KvK nummer (incl. NAW gegevens vanuit de KvK)
- 0% bedrag
- 6% bedrag
- 21% bedrag
- Incl. BTW bedrag
- Excl. BTW bedrag
Easy Systems garandeert 100% herkenning op bovenstaande factuurgegevens. De crediteuren check vindt plaats op basis van het KvK nummer (deze moet bekend zijn in uw ERP/financieel systeem). OCR in de cloud kan worden ingezet om meerdere e-mailaccounts uit te lezen en biedt de mogelijkheid om te communiceren (terugkoppeling) met de afzender over ontvangst of over eventuele ontbrekende gegevens op de factuur.
Meer informatie
Wilt u graag meer informatie ontvangen over OCR in de cloud en de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op via info@easysystems.nl of 0318 648 748.
