Samenwerking tussen Inkoop en Finance: de stand van zaken in het mkb

Een goede samenwerking tussen de afdelingen Inkoop en Finance is binnen het mkb essentieel voor het succes van een organisatie. Door nauw samen te werken, kunnen inkoop- en financiële teams gezamenlijk kosten besparen, efficiënter werken en betere relaties met leveranciers onderhouden. In deze blog gaan we dieper in op de samenwerking tussen Inkoop en Finance. Waarom is het zo belangrijk en hoe vinden inkoopmedewerkers en financials zelf dat het gaat? Daarnaast bespreken we de belangrijkste verbeterdoelen en uitdagingen waar bedrijven tegenaan lopen bij het realiseren van een succesvolle samenwerking tussen Inkoop en Finance. 

Om dit te achterhalen werd er onafhankelijk onderzoek uitgevoerd door DirectResearch onder meer dan 200 finance- en inkoopprofessionals.

Waarom is een goede samenwerking tussen Inkoop en Finance belangrijk?

Een goede samenwerking tussen de afdelingen Inkoop en Finance is onmisbaar voor organisaties. Inkoop heeft namelijk de taak om de beste kwaliteit goederen en diensten in te kopen tegen een goede prijs, terwijl Finance verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële middelen van de organisatie. Een goede samenwerking tussen deze afdelingen is dus cruciaal om ervoor te zorgen dat er genoeg financiële middelen beschikbaar zijn voor inkopen en om ervoor te zorgen dat deze binnen het budget blijven. 

Vooraf inzicht 

Iets wat financials hierbij kan helpen is het vooraf plaatsen van inkooporders. Voor Finance is het belangrijk dat ze inzicht hebben in alle uitgaven van het bedrijf om de financiële gezondheid te bewaken. Door een inkooporder vooraf te plaatsen, weten ze welke facturen er komen en hebben ze de tijd om deze te controleren voordat ze betaald worden. Doordat Finance vooraf op de hoogte is van de verwachte kosten, kunnen ze effectiever samenwerken met Inkoop om ervoor te zorgen dat de aankopen binnen het budget blijven en dat de financiële doelstellingen worden behaald.

Daarnaast draagt een goede samenwerking tussen Inkoop en Finance bij aan betere relaties met leveranciers. Door gezamenlijke inspanningen kunnen betere prijsafspraken worden onderhandeld en kan het betalingsproces worden geoptimaliseerd, wat leidt tot betere voorwaarden voor de organisatie.   

Positieve samenwerking tussen Inkoop en Finance

Uit het onderzoek door DirectResearch blijkt dat zowel Inkoop als Finance de samenwerking als positief ervaart. Meer dan de helft van de inkoopmedewerkers (52%) en defFinancials (57%) geeft aan dat de samenwerking goed verloopt. Daarnaast wordt de samenwerking door respectievelijk 36% en 29% zelfs als uitstekend beoordeeld. Slechts 12% van de inkoopmedewerkers en 12% van de financials vindt de samenwerking matig. Slechts 3% vindt het slecht gaan. Opvallend is dat het percentage dat de samenwerking als uitstekend ervaart bij het mkb (36%) veel hoger is dan bij grote bedrijven (4%). Dit kan te maken hebben met de korte lijnen binnen het mkb, waardoor de communicatie tussen Inkoop en Finance gemakkelijker verloopt. 

Belangrijkste verbeterdoelen Inkoop en Finance

Voor de helft van de inkoopmedewerkers is het behalen van inkoopvoordeel het belangrijkste doel bij het verbeteren van hun inkoopproces. Bovendien worden zowel inkoopbeheer en efficiency door 38% genoemd als belangrijke doelen. De spreekwoordelijke beren op de weg om deze doelen te bereiken zijn personeelstekorten en financiële problemen. Opvallend is dat inkoopprofessionals in het grootbedrijf vaker streven naar efficiency dan naar inkoopvoordeel, waarmee ze andere prioriteiten hebben dan hun collega's in het mkb. Bij de financials is het verhogen van efficiency het belangrijkste verbeterthema (67%). Factuurfraude wordt door 33% juist gezien als het onderwerp waar de meeste focus op moet liggen. 

Uitdagingen in de samenwerking tussen Inkoop en Finance

Hoewel de samenwerking tussen Inkoop en Finance over het algemeen als positief wordt ervaren, zijn er toch uitdagingen waar bedrijven tegenaan lopen. Een van de grootste uitdagingen voor financials om de eerdergenoemde doelen te behalen, is het gebrek aan assertiviteit bij inkoopcollega’s om prijzen correct aan te geven. Als inkoopmedewerkers dit niet goed doen kan dit ervoor zorgen dat er te veel voor goederen en diensten wordt betaald, waardoor de kosten van het bedrijf toenemen en de winstmarges worden verlaagd.

Een andere uitdaging is het gebrek aan inzicht van financials in wie de bestelling heeft gedaan. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over de verantwoording voor bepaalde kosten en het bemoeilijkt het monitoren van budgetten. Daarnaast lopen bedrijven tegen personeelstekorten en financiële problemen aan bij het behalen van de doelen van de samenwerking tussen Inkoop en Finance. 

Meer weten over de digitale transformatie in het mkb?

Lees dan gratis het volledige trendrapport.  

In het rapport lees je meer over:
•    Op welke manier facturen en inkooporders tot stand komen 
•    Hoe het staat met de automatisering van de Finance en Inkoopafdeling 
•    En in hoeverre lukt het mkb bedrijven om hun facturen op tijd te betalen?

Lees trendrapport

Of lees onze vorige blog: Personeelstekorten grootste uitdaging voor Inkoop en Finance