Financiële processen vangen in een software oplossing is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want waar begin je dan? En als je al iets hebt voor een (deel)proces, hoe sluit je dat vervolgens aan op andere oplossingen voor andere processen? Ga je dan maar voor een alles-in-één oplossing?
Dit kan voor sommige organisaties best goed uitpakken, maar zodra je processen ook maar iets complexer worden is het al snel een belemmering omdat de functionaliteiten niet toereikend blijken. Wat doe je dan?
Wat doe je eerst?
Bedrijven lijken alles vaak in de ‘juiste’ volgorde te willen uitvoeren. “Eerst het ERP systeem vervangen, want dat is achterhaald. Vóór die tijd kunnen we echt geen andere processen automatiseren, want daarna moet je vast weer opnieuw beginnen”. Of het automatiseren van processen zoals factuurverwerking wordt uitgesteld, juist omdat er net een nieuw ERP systeem is. Dat was met zorg uitgekozen en om dan wéér een ander systeem te implementeren, is een brug te ver.
Stilstand is achteruitgang. Als je de voordelen ziet van factuurautomatisering waarom zou je dan wachten met het innoveren van dit proces? Als je een financieel- of ERP systeem hebt waar je tevreden over bent, of ben je simpelweg nog niet toe aan vervanging ervan ga dan op zoek naar een oplossing die bij je huidige én toekomstige systemen past. Ga uit van de systemen die je hebt en vraag gewoon wat er mogelijk is, ook als je in een later stadium een ander ERP systeem zou uitzoeken. Daarbij is ERP-onafhankelijkheid een pré.
Niet alles tegelijkertijd
Dé grote valkuil is dat organisaties alles tegelijkertijd willen als ze aan de slag gaan met automatiseren van factuurverwerkingsprocessen. Natuurlijk klinkt het als een walhalla als je het héle proces volledig geautomatiseerd hebt, maar gun jezelf ook de tijd om daar te komen. Kies voor een gefaseerde aanpak zodat iedereen die ermee te maken krijgt ook kan wennen aan de nieuwe werkwijze. Zodra de basis staat, kun je nadenken over verdere optimalisatie en ga je bijvoorbeeld aan de slag met contract- en/of ordermatching.
Hans van der Kolk
Sales Manager