"We hebben weer overzicht over onze contracten"

We spreken Hanneke samen met haar collega Coördinator Accounts Payable & Receivable Angelique van Eldik op het hoofdkantoor van Prénatal in het centraal gelegen Amersfoort. Daar werken zo’n 125 medewerkers. De baby- en peuterbenodigdhedenketen heeft daarnaast 38 fysieke winkels verspreid over Nederland.

Uitdagingen contractmanagement

Tot ongeveer een jaar geleden hield Hanneke zich vooral bezig met privacy. “Mede doordat er best wat uitdagingen op het gebied van contractmanagement waren, was er behoefte aan een bredere functie”, vertelt ze over de stap naar Compliance en Legal Officer. Zo waren er geen procedures voor de omgang met contracten. “Managers sloegen de contracten bijvoorbeeld zelf ergens lokaal op. Dat gebeurde niet centraal. Je kon dus haast nooit iets terugvinden. Als er dan later vragen over een contract kwamen, was het een enorme zoektocht. Vooral wanneer er in de tussentijd een personeelswisseling had plaatsgevonden.”

Angelique liep daar in haar werk geregeld tegenaan. “Ik zag dan een factuur binnenkomen en had geen idee of daar een contract aan vast zat. Vervolgens moest ik alle deuren langs om te vragen of iemand er iets vanaf wist. Dat was wel een signaal dat er wat moest gebeuren.”

Hanneke voegt toe: “We hebben daardoor ook nooit goed inzicht gehad. Hoeveel contracten hebben we nu eigenlijk? Hoeveel nieuwe contracten sluiten we ieder jaar af? Dat weten we niet.”

Contracten centraal vastleggen

Kortom, reden genoeg om werk te maken van contractmanagement. Een van de eerste stappen was het opstellen van nieuwe procedures voor hoe de managers met contracten dienen om te gaan. “Wat verwachten we bij het aangaan van een nieuw contract? Welke checks moet je van tevoren doen? En ook: waar moet je aan denken bij het verlengen of beëindigen van een contract?”, licht Hanneke toe.

Daarnaast gingen ze op zoek naar een registratietool waar de contracten centraal in vastgelegd kunnen worden. Daarvoor klopten ze aan bij Easy Systems. Prénatal werkt namelijk al een aantal jaar met de factuurverwerkingssoftware van het IT-bedrijf uit Ede, Easy Invoice. “Het liefst wil je zoveel mogelijk met hetzelfde systeem werken. Dan weet je zeker dat het op elkaar aansluit en is iedereen al een beetje gewend aan hoe het programma werkt”, aldus Angelique.

Nieuwe procedures uitgerold

Inmiddels zijn de nieuwe procedures uitgerold en is Easy1 Contract in combinatie met Stiply live. Nieuwe servicecontracten met leveranciers moeten in dit systeem gezet worden. Het gaat om contracten waarbij Prénatal een betalingsverplichting moet voldoen, bijvoorbeeld voor het onderhoud aan de koffiemachines of voor marketingondersteuning.

Hanneke legt uit hoe ze nu te werk gaan: “De manager ontvangt het contract en zet deze in Easy1 Contract. Dan moet hij of zij een checklist invullen om te zien of alle nodige controles gedaan zijn. Daarna krijg ik een melding en bekijk of alles correct en compleet is. Vervolgens verstuur ik het via Stiply naar de directie en de leverancier ter ondertekening. Als het door iedereen digitaal ondertekend is, wordt hij weer in Easy1 Contract opgeslagen als compleet.”

Overzichtelijk en compliant

Welke resultaten merken zij van deze nieuwe manier van werken? “Het meest tastbare resultaat is dat er opeens een stuk of vijftig contracten centraal staan vastgelegd. We hebben inzicht en weten duidelijk waar ze zijn en van wie ze zijn. Dat is al heel fijn.” Angelique vult aan: “Als ik nu de vraag vanuit Controlling krijg of ik meer weet over een factuur en het bijbehorende contract, kan ik dat heel makkelijk in het systeem controleren. Die zoektocht naar een collega die er meer van weet, is niet meer nodig.”

“Doordat de contracten vroeger lokaal werden opgeslagen,
waren er weleens meerdere versies in omloop.
Nu heb je gewoon altijd de laatste versie bij de hand.”

Ander groot voordeel is dat er nu een audit trail wordt bijgehouden. Vooral vanuit compliance-oogpunt is dat heel belangrijk voor het bedrijf, vertelt Hanneke. “Er wordt nauwkeurig vastgelegd wie wat wanneer heeft gedaan met een contract. Je kunt dan altijd de juiste mensen aanspreken als er vragen over het contract komen of als er een keer wat misgaat.”

Bovendien is er door vastlegging in Easy1 Contract altijd duidelijkheid over de laatste versie van het contract. “Doordat vroeger alles lokaal werd opgeslagen, waren er weleens meerdere versies in omloop. Nu heb je gewoon altijd de laatste versie bij de hand. Dan kan daar nooit gedoe over komen.”

Door iedereen digitaal ondertekend

Prénatal heeft tegelijk met Easy1 Contract ook de digitale ondertekentool Stiply geïmplementeerd. “In de oude situatie kregen wij het contract van de leverancier, dan ondertekenden we hem, stuurden hem retour en zagen hem vervolgens nooit meer terug”, schetst Hanneke. “Dan was het contract dat wij hier ergens opgeslagen hadden dus niet ondertekend door de tegenpartij. Nu moet ook de leverancier het contract digitaal ondertekenen voordat hij volledig wordt vastgelegd in het systeem.”

Dat digitaal ondertekenen levert meer voordelen op, blijkt uit het gesprek met de twee dames. “Het werkt een stuk efficiënter dan alles handmatig ondertekenen. Het komt regelmatig voor dat directieleden in het buitenland zitten, dus dan duurde het soms behoorlijk lang voordat zij op locatie aanwezig waren om hun krabbel ergens onder te zetten. Nu kan dat gewoon online. Veel handiger én moderner. Daarnaast is het vanuit MVO-oogpunt ook een stap vooruit. Het is niet meer van deze tijd om alle contracten uit te printen en daarna ondertekend weer in te scannen.”

Mindset over contracten

Hanneke merkt op dat implementatie van de nieuwe systemen en procedures gepaard gaat met een verandering in de mindset. “Het liefst wil iedereen vandaag nog alles geregeld hebben. Maar een contract sluit je nu eenmaal niet binnen een paar minuten af. Je moet de juiste procedures volgen én je moet je er goed over nadenken. Het is weleens voorgekomen dat ik een contract naar de CFO stuurde ter ondertekening en toen nog vragen kreeg over het budget. Dat moet allemaal aan de voorkant al geregeld zijn, voordat het contract überhaupt wordt opgesteld. Dat besef begint nu wel in te dalen bij alle collega’s.”

Over de samenwerking met Easy Systems zegt Angelique nog: “Het contact ervaar ik als prettig. We kunnen altijd open en transparant in gesprek gaan en aangeven waar we nog behoefte aan hebben. Ik heb ook wel het gevoel dat er altijd naar feedback geluisterd wordt en dat ze ons serieus nemen.”

Toekomstplannen

Als het aan deze twee ligt, houdt het niet op bij het centraal vastleggen en digitaal ondertekenen van servicecontracten. “Het is nu eerst van belang dat alle servicecontracten volgens de juiste procedures in het systeem komen te staan en dat iedereen gewend is aan deze nieuwe manier van werken. Daarna kunnen we bezig met de volgende stap. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om Stiply verder te integreren in Easy1 Contract, zodat ik het ondertekende contract niet handmatig hoef op te slaan maar dat dit automatisch gebeurt. Of denk aan het automatisch laten matchen van facturen met de contracten en het toevoegen van contracten met productleveranciers. Ook denken we er al over na om het inkoopmanagement te centraliseren.”

of