Lorsque nous demandons aux organisations si elles reçoivent et envoient des factures électroniques, la réponse est souvent positive. Dans la pratique, toutefois, il semble qu'il s'agisse principalement de l'envoi et de la réception de fichiers PDF par courrier électronique.
Si le pdf, encore largement utilisé, est un fichier numérique, il diffère quelque peu d'une facture électronique. Les factures électroniques sont des factures qui peuvent être traitées automatiquement dans un système, sans intervention manuelle.
Livre blanc
Pourquoi la facturation électronique rend votre processus de traitement des factures beaucoup plus sûr ?
Définition de la facturation électronique
La facturation électronique signifie que le fournisseur envoie ses factures par voie électronique et que le destinataire les reçoit et les traite par voie électronique. Comme nous l'avons mentionné, cela diffère quelque peu de l'envoi et de la réception de factures au format PDF. Il s'agit d'un fichier de données numériques structuré qui peut être lu directement par votre système ERP/financier, sans l'intervention d'un logiciel OCR. Grâce à la facturation électronique, votre entreprise ou votre institution peut réaliser d'importantes économies tout en respectant l'environnement.
Les avantages de la facturation électronique
La facture électronique présente de nombreux avantages par rapport à la facture PDF. En effet, une facture électronique peut être lue et traitée directement, de manière entièrement automatique, dans votre logiciel, sans actions supplémentaires. Les factures PDF nécessitent encore diverses opérations telles que le scannage, la reconnaissance et le contrôle par un outil OCR.
Diverses options de facturation (électronique)
Avant d'aborder les raisons pour lesquelles une facture électronique (XML) est nécessaire, il peut être judicieux d'examiner brièvement les différentes manières dont les organisations envoient des factures :
- Factures papier par courrier ;
- Factures PDF par e-mail ;
- Factures au format PDF et XML ;
- Factures électroniques (XML/UBL/etc.).
Une facture papier est créée, estampillée et envoyée, puis saisie manuellement dans un système informatique et payée par le destinataire dès réception. Une deuxième option consiste à scanner la facture papier après réception, à la "lire" et à la traiter à l'aide de la technologie OCR. Dans le cas des factures reçues par courrier électronique sous forme de fichiers PDF, cette opération est également effectuée, comme indiqué dans l'option 2. Dans les deux cas, une traduction est nécessaire. La facture reçue doit être convertie en un fichier numériquement lisible (XML) pour permettre sa lecture dans le système de traitement des factures. Par conséquent, les options 3 et/ou 4 sont souvent les méthodes les plus efficaces et les plus pratiques. Néanmoins, peu d'organisations envoient encore leurs factures sous forme de fichiers XML.
Facturation électronique
La facturation électronique est l'échange automatique de factures entre le système de votre fournisseur et votre propre organisation. L'échange de factures XML, ou facturation électronique, permet un traitement plus rapide des données, moins d'erreurs, des économies de temps et d'argent et est bénéfique pour l'environnement.
Qu'est-ce qu'une facture XML ?
XML est l'abréviation de eXtend Markup Language (langage de balisage électronique). Un fichier XML ressemble à HTML mais possède des caractéristiques structurelles utiles qui sont également lisibles par les humains (et pas seulement par les ordinateurs). XML est une norme ouverte qui peut être utilisée pour toutes les formes d'échange de messages structurés. Toutefois, afin d'échanger des données de facturation entre différentes organisations, une facture électronique doit répondre à certaines définitions. C'est pourquoi des normes ont été créées pour les factures XML, dont les plus connues sont UBL, eFactura, SETU et fInvoice.
Peppol
Bien sûr, il serait plus pratique qu'il n'y ait qu'une seule norme. C'est exactement ce qu'a pensé le gouvernement. C'est pourquoi il s'est employé, ces dernières années, à élaborer une norme suffisamment complète pour répondre à (presque) toutes les exigences. Cette norme est devenue la norme Peppol. Peppol est l'acronyme de Pan European Public Procurement Online et est un réseau européen sécurisé de facturation électronique auquel les entreprises et les gouvernements peuvent se connecter et s'envoyer mutuellement des factures (sécurisées) et d'autres messages électroniques.
L'envoi de factures électroniques est plus simple que vous ne le pensez et va au-delà de la numérisation des factures (du papier au PDF) et de la reconnaissance des factures PDF à l'aide de la technologie OCR. Grâce à un logiciel spécifique, vous pouvez même convertir toutes les factures, quel que soit le format de fichier (PDF, XML, UBL 2.0) et quel que soit le mode de transmission (e-mail, FTP, HUB) en un fichier UBL. Grâce à ce logiciel, il est possible d'envoyer des factures de vente sous forme de fichiers UBL, mais aussi de recevoir des factures d'achat et de les convertir en un fichier UBL exploitable.
La facturation électronique permet d'économiser du temps et de l'argent
Le traitement des factures électroniques présente le grand avantage que les factures reçues peuvent être importées directement dans le système de traitement des factures. Les solutions OCR ne sont donc plus nécessaires, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et des économies. Si, en tant qu'entreprise, vous traitez des milliers de factures par an, il y a certainement un gain d'efficacité à réaliser.
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