DZAP

Résultats escomptés

Les résultats escomptés par DZAP étaient très clairs. Par exemple, elle souhaitait numériser trois processus administratifs au sein de l'organisation : les factures d'achat, les factures de vente et les feuilles de temps. "Ce dernier processus correspondait à un besoin spécifique de DZAP. Easy Systems a immédiatement vu là une opportunité de déployer sa solution flexible à plus grande échelle.

Avant que DZAP ne s'associe à Easy Systems, la faisabilité technique des exigences a d'abord été étudiée afin de ne pas créer d'attentes irréalistes. Heureusement, tous les souhaits ont pu être satisfaits. DZAP a tenu à conserver un certain nombre d'actions/méthodes de travail de l'ancien processus. Il s'agit notamment de

• Contrôle des dossiers de paiement ;
• Lier les reçus de commande aux factures d'achat (en tant que pièces jointes) ;
• Le désir de détruire tous les documents physiques/factures ;
• AccountView dirige le processus de toutes les données de base des comptes créditeurs ;
• Génération automatique, sur la base de modèles de lignes, de propositions de réservation dans Easy Invoice, complétée si nécessaire par un codage de la proposition basé sur les données de base du créancier dans AccountView ;
• Circulation automatique des factures à l'aide d'Easy Flow sur la base de critères multiples, de lignes de factures et de types de factures.

"Tout a été résolu et mis en place comme souhaité", a déclaré M. Kim.

État d'avancement du projet

Kim poursuit : "Le projet s'est déroulé sans heurts. Nous avons eu du mal à évaluer à l'avance ce que l'on attendait de nous et ce à quoi la solution allait ressembler pour nous.

Pendant la phase de réalisation et de test, nous avons travaillé en étroite collaboration et le logiciel a été continuellement affiné. Exactement comme décrit au préalable dans le document sur le flux de travail DZAP. Nous avons été agréablement surpris de constater que le consultant était capable de réaliser nos souhaits (ajustements) à plusieurs reprises.

"Nous avons découpé le projet en trois parties : factures d'achat, factures de vente et feuilles de temps, ce qui nous a permis de le gérer (ainsi qu'Easy Systems). Après tout, nous savions qu'une fois que le processus de facturation des achats serait opérationnel, les autres processus administratifs se dérouleraient sans problème".

Résultats obtenus

"Grâce à la numérisation, de nombreuses informations administratives ont été rendues transparentes. Les employés concernés ont beaucoup plus de recul par rapport au processus et les informations sont faciles à consulter. Cela permet à nos relations (clients et fournisseurs) d'être mieux informées, plus rapidement et de manière plus fiable".

Le partenariat avec Easy Systems

DZAP a l'habitude de mener à bien ses projets en collaboration avec ses clients. "Nous avons également constaté cette façon de travailler avec Easy Systems. Les connaissances du consultant (et de l'équipe qui l'accompagnait) étaient excellentes. Des efforts ont été faits pour comprendre nos processus et les intégrer dans la solution finale." "Sur la base de notre expérience positive, nous recommanderions sans hésiter un processus similaire avec Easy Systems à d'autres organisations.

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