Het is je al even duidelijk dat er wel wat te verbeteren valt als het gaat om het managen van de contracten binnen je organisatie. Er is eigenlijk geen overzicht van de lopende contracten, de contracteigenaren zijn vaak niet bekend en contracten zwerven rond op plekken waar ze niet inzichtelijk zijn voor de organisatie.
Daarnaast leidt het niet vastleggen en beheren van belangrijke deadlines tot ongewenste verlengingen en bijbehorende kosten. Kortom, voldoende aanleiding om je te gaan oriënteren op een passende contractmanagement oplossing. Maar hoe pak je dit proces nou aan en waar moet je zoal op letten?
Of het nu gaat om verkoop-, inkoop- of personeelscontracten, NDA’s, verwerkersovereenkomsten of abonnementen, iedere organisatie heeft er wel mee te maken. Een contractmanagement oplossing is daarom een aantrekkelijke investering voor zowel kleine als grote organisaties, ongeacht in welke branche je werkzaam bent. Iedere organisatie heeft ten slotte behoefte aan een centrale, digitale en doorzoekbare database waarin je contracten kunt opslaan om te managen en monitoren.
DE KEUZE VOOR EEN PASSENDE OPLOSSING VOOR CONTRACTMANAGENT
Wat per organisatie wél verschilt, is de benodigde complexiteit van de oplossing. Dit hangt onder andere af van de wensen en behoeften van de diverse stakeholders, maar ook van het type contracten binnen de organisatie. Voordat je dan ook overgaat tot het vergelijken van verschillende leveranciers, is het aan te raden om eerst de volgende stappen te doorlopen.
Stap 1. Breng voldoende stakeholders samen
Om contractmanagement succesvol te laten zijn, is het van belang om vóór het kiezen van een mogelijke oplossing de diverse stakeholders binnen de organisatie samen te brengen. Hierbij wordt vaak direct gedacht aan de afdeling Inkoop en eventuele juridische collega’s. Maar juist ook de minder voor de hand liggende afdelingen zoals bijvoorbeeld Sales, Finance en Facilitair zijn belangrijk om hierbij te betrekken. Iedere afdeling kijkt vanuit een ander perspectief naar het proces. Om te voorkomen dat je ná het aanschaffen van een oplossing ontdekt dat er belangrijke functionaliteiten missen, is het belangrijk dat alle stakeholders betrokken worden in het voortraject.
Stap 2. Bepaal de belangrijkste vereisten
De drijfveren voor het aanschaffen van een contractmanagement oplossing kunnen verschillen tussen afdelingen. Vanuit Inkoop wil men bijvoorbeeld dat de tijd die het kost om een contract op te stellen en erover te onderhandelen omlaag gaat. De juridische afdeling wil een contract gemakkelijker inhoudelijk kunnen beoordelen en letten juist weer op einddatums in contracten en eventuele opzegtermijnen of stilzwijgende verlengingen. Het is belangrijk om alle (aanvullende) eisen die afdelingen hebben te verzamelen voordat je een oplossing gaat kiezen.
Samen moet je vervolgens tot een lijst van voorwaarden komen waaraan de oplossing dient te voldoen.
Stap 3. Bekijk de verschillende scenario’s
Bij iedere afdeling verloopt het proces rondom contractmanagement net even op een andere manier. Los van de processen rondom contracten zijn er verschillende scenario’s te bedenken om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarbij het contract afgesloten en beheerd wordt door de manager, maar dat een teamlid inzage moet hebben in de afspraken. Verzeker je ervan dat je alle verschillende processen en scenario’s bekijkt als het gaat om contractmanagement binnen de organisatie. Wie loopt precies waar tegenaan en hoe wil je dat dit opgelost wordt met een contractmanagement applicatie. Bekijk hierbij ook hoe deze scenario’s interacteren met andere processen en bijbehorende applicaties binnen de organisatie. Identificeer de documenten, processen én applicaties die hierbij een rol spelen en hoe deze van belang zijn met betrekking tot contractmanagement.
Stap 4. Beoordeel de benodigde complexiteit van de oplossing
Veel organisaties schaffen een uitgebreide, complexe en daardoor vaak kostbare oplossing aan met de gedachte dat ze dan in ieder geval alle functionaliteiten hebben. In de praktijk blijkt echter dat de meeste organisaties vervolgens alleen gebruik maken van de basisfunctionaliteiten van de oplossing. Dit is natuurlijk zonde van de investering. Beoordeel daarom altijd vóór aanschaf hoe complex de oplossing echt moet zijn. Wees daarbij niet bang om klein te beginnen. De opgedane ervaring kun je vervolgens gebruiken. Wanneer het tijd is om het contract van de applicatie te vernieuwen kun je opnieuw bekijken of een uitgebreidere oplossing gewenst is.
Stap 5. Bepaal welke oplossing past bij jouw organisatie
Nu je weet welke stakeholders er allemaal een rol spelen in het contractmanagement proces, wat de belangrijkste vereisten zijn en in kaart hebt gebracht hoe het gewenste proces eruit ziet, is het tijd om leveranciers te gaan vergelijken en een oplossing te kiezen die past bij jouw organisatie.