Jochem, je collega van Sales, rekent af na een lunchafspraak met een klant. Hij bergt het bonnetje op in zijn portemonnee zodat hij het later kan declareren. Nadat hij afscheid heeft genomen van zijn klant stapt hij de auto in, door naar de volgende afspraak. Omdat hij weinig op kantoor is, vliegen de weken voorbij en is hij de lunch al snel vergeten. Anderhalve maand later vraagt zijn manager of het niet eens tijd wordt om de administratie bij te werken. Jochem blokt twee uur in zijn agenda en gaat aan de slag met zijn rittenadministratie en declaraties. Zijn portemonnee zit vol met gekreukte bonnetjes.
Deze werkwijze van declareren, waarbij bonnetjes worden verzameld, is zeker niet uniek. De manager van de betreffende collega heeft op die manier niet of nauwelijks inzicht in de kosten. Laat staan de financiële afdeling.
Handmatig declaratieverwerking
In het beste geval wordt een nieuwe aankoop direct gedeclareerd, maar meestal worden bonnetjes opgespaard zodat er een paar declaraties tegelijk ingediend kunnen worden. Met een beetje pech duurt dat soms een half jaar. De medewerker vult een formulier in, schrijft alle bedragen over, vult in waar de aankoop voor was en voor welke afdeling en ten slotte niet hij de bonnetjes vast aan het formulier. Het geheel wordt ingeleverd bij de financiële afdeling en dan is het wachten op de verwerking. Dat begint met het administreren van de gegevens in de juiste systemen. Vervolgens moet de manager of budgetverantwoordelijke de declaratie eerst nog goedkeuren, waarna uiteindelijk het bedrag wordt terugbetaald.
De financiële afdeling stuurt alle medewerkers eens in de zoveel tijd een herinnering. Want als de (half)jaarafsluiting eraan komt, moet alles zijn ingediend. Meestal moet de financiële afdeling aan het einde van het jaar in één keer alle opgespaarde declaraties verwerken. En dat terwijl er rond de (half)jaarafsluiting toch al zoveel te doen is. En de declaranten? Die zijn ontevreden, want die willen wel zo snel mogelijk ‘hun geld krijgen’.
Voor de financiële afdeling wordt het nog moeilijker als het gaat om creditcarduitgaven. Medewerkers die een creditcard van het bedrijf hebben, schieten persoonlijk niets voor. De noodzaak om de bonnetjes in te dienen is voor hen minder groot. Zie dan als financiële afdeling nog maar de bewijslast bij elkaar te krijgen.
Digitale declaratieverwerking
Hoe anders gaat het als er een oplossing is voor declaratieverwerking. Jochem rekent dezelfde lunch af, ontvangt een kassabon en maakt er direct een foto van via de declaratie-app op zijn telefoon. De kassabon laat hij gewoon achter. Hij stapt in de auto en voor hij wegrijdt, rond hij de declaratie af. De app heeft de gegevens op de bon herkent en vult automatisch al diverse velden in. Hij controleert, vult wat gegevens aan en dient de declaratie in. Al met al duurde dit nog geen 2 minuten.
De declaratie van Jochem wordt verder automatisch afgehandeld als factuur in de factuurverwerkingsflow. De manager van Jochem krijgt deze als budgethouder automatisch ter goedkeuring aangeboden via een notificatie vanuit de factuurverwerkingsoplossing. Na goedkeuring krijgt de financiële administratie een seintje dat het voor betaling klaargezet is. De hele tijd kan Jochem de status van zijn declaratie volgen.
Net zo eenvoudig is het om reiskosten en creditcard uitgaven te verwerken. Met een Google Maps integratie is het uitrekenen van de reisafstand eenvoudig en controleerbaar. En door creditcard mutaties te koppelen aan de declaratie oplossing, krijgt de creditcardhouder een notificatie als er nieuwe mutaties beschikbaar zijn waar dan direct de bewijslast aan toegevoegd kan worden, wederom door simpelweg een foto te maken van het bonnetje.
Declaratiemanagement brengt voordeel voor iedereen
Declaranten hoeven zich geen zorgen meer te maken dat een bonnetje onleesbaar is of zoekraakt, want door er direct een foto van te maken zijn alle belangrijke gegevens al vastgelegd.
De financiële afdeling heeft niet alleen veel beter inzicht in de kosten, ook scheelt het veel werk. Zo hoef je je als financieel professional niet meer bezig te houden met het continu mensen aan hun jasje trekken om bonnetjes aan te leveren, of om ontbrekende gegevens aan te vullen. Herinneringen worden automatisch gestuurd als iemand iets vergeet bij te voegen of bewijslast nog niet is bijgevoegd bij creditcard mutaties.
Declaratiemanagement is onderdeel van het purchase to pay proces. Benieuwd hoe dit hele proces van aankoopaanvraag tot betaling in zijn werk gaat en hoe je dit kunt automatiseren? Lees dan onze whitepaper.
Marcel Strabbing
Managing Consultant