Je belt je collega Daniëlle van de afdeling Marketing, omdat je gezien hebt dat jullie website niet langer bereikbaar is. Daniëlle kijkt gelijk met je mee en ziet dat het veiligheidscertificaat is verlopen. Ze baalt ervan dat de leverancier geen melding heeft gestuurd over dat het contract zou aflopen. Dat moet ze dus voortaan zelf in de gaten houden.
Dit komt vaker voor dan je zou denken. Contracten die automatisch aflopen, of juist automatisch verlengd worden. Bedrijven hebben vaak veel meer contracten dan ze denken. Het valt immers niet zo op omdat ze over verschillende afdelingen verspreid zijn en ook verspreid beheerd worden. Zo heeft Marketing bijvoorbeeld een onderhoudscontract voor de website afgesloten en Facilitair Beheer eentje voor schoonmaakdiensten.
Geen overzicht van de lopende contracten
Veel organisaties hebben geen officiële Contractmanager in dienst. Daardoor zijn de contracten niet alleen over verschillende afdelingen verspreid, maar zijn er ook veel verschillende mensen die verantwoordelijk zijn voor een contract. Dit is op zich nog niet zo’n probleem, als het maar inzichtelijk is. En daar zit vaak de bottleneck. Want jij hebt geen idee welke contracten Daniëlle van Marketing allemaal heeft lopen, en zij heeft op haar beurt weer geen idee welke contracten Edwin van Inkoop, Marieke van Facilitair Beheer of Jochem van de afdeling Verkoop hebben afgesloten. En dan hebben we het nog niet eens over alle ‘standaard’ contracten die bijna iedere organisatie wel heeft. Denk bijvoorbeeld aan huur van het pand, IT-contracten, Telecom, energie of afval. Bij elkaar opgeteld heeft een gemiddelde organisatie al gauw ongemerkt honderden contracten lopen.
Geen proactieve bewaking door handmatig contractmanagement
Contracten zwerven her en der door de organisatie. Waar de ene collega ze verstopt heeft in een bureaula, bergt een ander ze netjes op in een ordner in een archiefkast. Een logisch systeem voor die specifieke persoon, maar voor een collega die net nieuw is en werkzaamheden heeft overgenomen van zijn voorganger, zijn de contracten vaak nergens te vinden.
Het bewaken van de voorwaarden in, en de duur van contracten doen Edwin en zijn collega’s zelf. Zo heeft Edwin netjes een Excel-bestandje gemaakt waarin hij de einddata van zijn contracten heeft genoteerd. Jochem pakt de contracten uit de archiefmap er slechts af en toe bij, als hij er al aan denkt. En Daniëlle wacht af tot de leverancier aan de bel trekt wanneer het contract dreigt af te lopen. Daarnaast zijn er collega’s die regelmatig vanuit huis werken of veel onderweg zijn en hebben daarom meestal alleen een laptop mee. In dat geval raakt een contract gemakkelijk uit het oog.
Niet profiteren van voordelige voorwaarden
Vaak zijn er interessante en voordelige voorwaarden in contracten opgenomen, maar waar niemand gebruik van maakt. Omdat niemand weet wie er precies verantwoordelijk is of bij wie het contract überhaupt in beheer is.
Daar komt Edwin van de inkoopafdeling ook achter wanneer hij contact zoekt met een leverancier over de levertijden van een inkooporder voor werkkleding. De leverancier vraagt om welke vestiging het gaat, hij heeft namelijk separate contracten lopen met de diverse vestigingen. Dit komt als een verrassing voor Edwin. Hij was niet op de hoogte dat de vestigingen aparte contracten hadden afgesloten bij dezelfde leverancier en dus kan hij geen antwoord geven op de vraag zonder navraag te doen bij de betreffende vestiging. Daar is vervolgens niet bekend wie het contract precies heeft afgesloten en wat de voorwaarden in het contract zijn. Buiten dat Edwin op zoek moet naar de verantwoordelijke en het betreffende contract, kan hij doordat verspreid wordt ingekocht ook geen gebruik maken van eventuele inkoopkortingen die hij anders wellicht wel had gehad.
Zonde, want al die informatie die in de contracten staat kan zoveel inzicht bieden. Je wilt als organisatie controle houden over dit soort inkoopkortingen, maar ook kunnen onderhandelen over nieuwe voorwaarden. En vooral geen extra kosten maken omdat het contract ‘per ongeluk’ stilzwijgend verlengd is. Je zal de eerste niet zijn waarbij dat dure huurcontract automatisch met drie jaar is verlengd, terwijl het de bedoeling was om een heroverweging te doen en opnieuw in onderhandeling te treden.
Checklist: 10 zaken om op te letten
De keuze voor een passende oplossing voor contractmanagement
Meer inzicht door digitaal contractmanagement
Kortom, inzicht in hoeveel en welke contracten er lopen, welke verplichtingen hierbij horen en welke waarde deze contracten vertegenwoordigen is wenselijk. Het liefst vanuit één centrale plek waar al je contracten worden beheerd. Dan is automatisch verlengen en aflopen verleden tijd, waardoor je opnieuw in onderhandeling kunt treden over de voorwaarden. Daarbij kun je gelijk inzichtelijk maken van welke interessante voorwaarden in het contract je nog gebruik kunt maken. Bovendien zijn er geen vragen meer over wie verantwoordelijk is voor een contract of wie het contract oorspronkelijk heeft afgesloten en weet je dat je altijd beschikt over de laatste versie van een contract.
Met digitaal contractmanagement heeft de organisatie een compleet beeld van de financiële verplichtingen. Dat maakt het maken van rapportages en voorspellingen een stuk eenvoudiger en actueler. De contracteigenaren hebben altijd eenvoudig inzicht in de contracten. Wel zo prettig wanneer je een vraag van een klant of leverancier krijgt en niet meer op goed geluk hoeft te antwoorden terwijl je koortsachtig zoekt in je e-mail of een volle ordner.
Waar begin je als je contractmanagement gaat automatiseren? Hoe pak je dit proces aan en waar moet je op letten? Volg deze 5 stappen.
Esther
Witten
Contentspecialist
Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.