Worden jouw facturen en contracten ook nu nog op tijd afgehandeld?

Wil je je factuurproces digitaal op gang houden? Laat het ons dan weten, dan denken we met je mee over een flexibele oplossing.

In de situatie dat de meeste werknemers gedwongen zijn vanuit huis te werken, moeten organisaties zich in zeer korte tijd aanpassen. Hebben medewerkers de tools voorhanden om elkaar en hun klanten te bereiken? Hebben ze toegang tot alle data en documenten om hun werk thuis voort te zetten? Kortom: is jouw financiële afdeling in staat om ook vanuit huis te opereren? Deze nieuwe situatie nodigt uit om de processen op jouw financiële afdeling eens onder de loep te nemen. Zijn er processen die voorheen tot relatief weinig problemen leidden, maar die nu verre van efficiënt verlopen? 

De risico's van een handmatig factuurverwerkingsproces

Neem bijvoorbeeld het verwerken van facturen. In veel organisaties is dit een proces dat nog voor een deel handmatig verloopt. Gegevens worden door een medewerker overgetypt en de papieren factuur verdwijnt in een ordner. Of de gegevens van de factuur worden door middel van OCR software gescand om digitaal te worden verwerkt. Ook al is dit proces best foutgevoelig en tijdrovend, het werkt normaal gesproken best goed.

Dit is anders wanneer we thuiswerken. Om te voorkomen dat processen volledig stil komen te liggen is een financieel medewerker gedwongen naar kantoor af te reizen om de facturen te verzamelen tussen de post en deze mee naar huis te nemen. Dit brengt de nodige risico's met zich mee:

• Facturen kunnen kwijtraken;
• Facturen kunnen in handen vallen van iemand buiten de organisatie;
• Facturen worden waarschijnlijk later verwerkt dan gebruikelijk/noodzakelijk is.

De gevolgen zijn niet te overzien:

• Bedrijfsgevoelige informatie belandt per ongeluk op straat;
• Je ontvangt boetes omdat de betalingstermijn verstreken is;
• Bepaalde diensten of producten worden later dan noodzakelijk geleverd.

Daar zit je zelf, je organisatie, maar ook je leverancier niet op te wachten.

Binnen vijf werkdagen een laagdrempelige oplossing? Neem contact met ons op! We gaan dan eerst samen uw wensen en huidige proces in kaart brengen.

Goedkeuren van facturen en contracten

Daarnaast is het laten controleren van de factuur door één of meerdere budgethouders een stuk lastiger geworden. Hoewel dit proces ook op kantoor geregeld tot frustraties leidde, is het gezien de huidige omstandigheden onbegonnen werk wanneer je nog van papieren facturen gebruik maakt. Want hoe ga je nu te werk? Een proces waarbij een financieel medewerker een factuur moet scannen, vervolgens mailen naar de budgethouder, moet wachten tot hij of zij het heeft gezien en goedgekeurd... daar gaat al gauw een paar dagen overheen. En wat als de budgethouder de factuur moet goedkeuren aan de hand van een contract dat veilig is opgeborgen in ordner op kantoor? Het proces was misschien al niet zo efficiënt; het is nu een onwerkbare situatie geworden. Hoe zorg je ervoor dat alle facturen tijdig worden goedgekeurd en betaald?

Het ondertekenen van contracten is al helemaal niet meer te doen. In plaats van dat een contract ter plekke kan worden ondertekend, moet een manager het contract nu zelf printen, ondertekenen, scannen en terugmailen. Wanneer het om meerdere handtekeningen gaat, ontkom je er niet aan het contract per post toe te sturen. Zeker wanneer er snel moet worden gehandeld, bijvoorbeeld wanneer het contract met een leverancier afloopt, kan dit proces nare consequenties hebben.

Automatiseren van financiële processen

Dit is hét moment om te overwegen je financiële processen zo veel als mogelijk te automatiseren. Om problemen op de korte termijn op te vangen, maar ook om op de lange termijn beter inzicht te krijgen in de financiële situatie van je organisatie en daarmee als afdeling de directie van strategisch advies te voorzien.

Dankzij de vele voordelen die digitale factuurverwerking biedt, kun je, ook wanneer je vanuit huis werkt, op een eenvoudige en snelle manier je factuurstroom op peil houden. Met één druk op de knop, heb je altijd en waar je ook bent een compleet overzicht. Door het volgen van een stappenplan is de implementatie van een oplossing ook binnen een mum van tijd te realiseren. Benieuwd hoe het in zijn werk gaat? Neem gerust contact op.