“De factuurverwerking is nu veel sneller én efficiënter”

"Ons bedrijf is gegroeid van 45 naar 200 medewerkers met een vestiging in het buitenland. Dat betekende ook een toename van het aantal facturen. Sinds de invoering van het softwarepakket heeft de medewerker van de financiële afdeling ruimte om er andere taken naast te doen. De doorlooptijd van de factuurverwerking is veel korter geworden", aldus Stoutenbeek, die graag vertelt over de voordelen van het softwarepakket Easy Invoice.

Factuurverwerking voor de luchtvaartindustrie

Aeronamic ontwerpt, ontwikkelt, produceert, levert en onderhoudt turbomachines, motoraangedreven systemen en extreem hoge precisieonderdelen voor de luchtvaartindustrie. "Wij zijn gespecialiseerd in snel roterende onderdelen (turbine wielen en impellers). Deze producten zijn terug te vinden in de klimaatsystemen en startmotoren van vliegtuigen."

Ooit was Aeronamic een onderdeel van Urenco, maar in 2004 volgde een management buy-out. Sinds die tijd timmert Aeronamic met succes aan de weg. Eind 2016 sleepte Aeronamic zelfs een miljoenencontract voor het onderhoud van de F-35 binnen.

Software voor mkb

Het bedrijf zit inmiddels niet meer alleen in Nederland maar heeft haar vleugels gespreid tot over de grens. Stoutenbeek: "In 2010 hebben we die stap gemaakt. We zijn klein begonnen en hebben een hal gehuurd in Sibiu in Roemenië, daar een aantal machines neergezet en met een handvol medewerkers gestart. Inmiddels zijn we gegroeid in Roemenie naar 60 medewerkers."

Door de groei voldeed de traditionele manier van factuurverwerking niet meer. Stoutenbeek: "We hadden misschien nog wel even vooruit gekund met het oude tijdrovende systeem, maar het is goed om te anticiperen en op tijd over te schakelen naar een systeem dat alle handelingen vanaf het moment van de ontvangst van de factuur tot en met de betaling, automatiseert. Zowel hier als in Roemenië."

"We hebben te maken met verschillende talen, munteenheden en btw-regels. Die zaken worden allemaal goed afgedekt met Easy Invoice."

Met die gedachte keek Stoutenbeek om zich heen naar goede aanbieders. Hij kwam uit bij Easy Systems. "Veel softwareaanbieders richten zich op multinationals met een grote finance-afdeling, maar wij zijn een mkb-bedrijf. Easy Invoice, het softwarepakket van Easy Systems sprak mij aan. Het bedrijf heeft een bewezen track record, hun softwarepakket sluit prima aan op onze bestaande systemen, Isah in combinatie met Accountview, en de prijs/kwaliteitverhouding klopt gewoon.

Vanwege onze vestiging in Roemenië hebben we te maken met andere talen, munteenheden en verschillende btw-regels. Die zaken worden allemaal goed afgedekt met dit pakket." Binnen het pakket zit ook een OCR-tool. "Die scant en herkent tekst. Niet alleen Nederlandse en Engelse, maar ook Roemeense tekst. Voor ons een grote toegevoegde waarde."

Snelle implementatie

De eerste stap was samen om tafel gaan zitten om de wensen te inventariseren. Stoutenbeek: "Er was meteen een comfortabel gevoel. Meestal komen een commerciële man en IT-consultant op gesprek, maar er kwam alleen een commerciële man die inhoudelijk van de hoed en de rand wist, kundig was en goed meedacht over het administratieve proces. Ik dacht: als die al zoveel weet, dan heb ik er alle vertrouwen in."

Na de definitiestudie volgde binnen twee maanden de implementatie. "We waren inmiddels goed op elkaar ingespeeld, dus dat ging erg snel. De lijntjes waren kort, als we vragen hadden werden die snel en effectief beantwoord. En liepen we toch tegen een probleem aan, dan werd dat in korte tijd opgelost."

Meer grip op de factuurverwerking

De voordelen van Easy Invoice zijn groot, aldus Stoutenbeek. "Het proces is veel efficiënter en daardoor kostenbesparend. Zaken zijn veel gemakkelijker en sneller terug te vinden, we gebruiken veel minder papier en de accountantscontrole gaat ook sneller."

Hij geeft een voorbeeld: "Voordat we gebruikmaakten van Easy Invoice voerden we facturen pas in het systeem in als de goederen binnen waren. Zie je het voor je: tien keer kijken of die goederen al binnen zijn. Allemaal verloren tijd. Nu wordt een factuur gescand en vindt het systeem zelf of de goederen al binnen zijn. En wordt de factuur niet binnen een bepaalde periode geaccordeerd, dan blijft het systeem herinneringsmailtjes sturen naar degene die dat moet doen. Het positieve gevolg is dat de financiële medewerker nu ruimte heeft om andere taken ernaast te doen terwijl het aantal facturen ook nog eens is toegenomen."

"De financiële medewerker heeft nu ruimte om andere taken op te pakken, terwijl het aantal facturen is toegenomen."

De voordelen gelden ook voor de vestiging in Roemenië, waar de organisatie en het aantal inkoopfacturen snel toeneemt. "In het verleden hadden we minder zicht op wie fiatteerde en facturen raakten weleens zoek. Dat behoort nu allemaal tot het verleden. Doordat we beter inzicht hebben in de factuurstroom in Roemenië hebben we veel meer grip. We kunnen de procuratie daar veel beter monitoren. Easy Invoice heeft ons daar heel goed in gefaciliteerd."

Ook digitaal declaraties verwerken

Stoutenbeek kijkt met een goed gevoel terug op het hele proces. "De korte lijnen, de klantgerichtheid en de inhoudelijke kennis van de medewerkers van Easy Systems zijn een grote plus. Wij zijn meer dan tevreden."

De samenwerking bevalt zo goed dat Aeronamic zich nu aan het oriënteren is op Easy Expense, de declaratietool van Easy Systems. "Door de groei van ons bedrijf nemen de declaraties en de controles op de kosten steeds meer toe. Dus ook op dat vlak moeten we een stap maken."

Weten wat Easy Systems voor jouw bedrijf kan betekenen?

of lees meer ervaringen