DZAP

Beoogde resultaten

De beoogde resultaten voor DZAP waren heel helder. Zo wilden ze graag drie administratieve processen binnen de organisatie digitaliseren; inkoopfacturen, verkoopfacturen en urenverantwoordingen. “Het laatstgenoemde proces betrof een specifieke behoefte van DZAP. Easy Systems zag hierin direct een kans om hun flexibele oplossing nog breder in te zetten.”

Voordat DZAP in zee ging met Easy Systems is eerst onderzocht of de wensen technisch haalbaar waren, zodat er geen onrealistische verwachtingen werden gecreëerd. Gelukkig kon aan alle wensen worden voldaan. DZAP wilde graag een aantal handelingen/werkwijzen uit het oude proces handhaven. Dit ging o.a. om:

• Controle van betaalbestanden;
• Koppelen van opdrachtbonnen aan inkoopfacturen (als bijlage);
• De wens om alle fysieke documenten/facturen te vernietigen;
• AccountView leidend houden in het proces van alle masterdata van crediteuren;
• Het, op basis van regelsjablonen, automatisch genereren van boekingsvoorstellen in Easy Invoice, waar nodig aangevuld met voorstelcodering op basis van de stamgegevens van de crediteur in AccountView;
• Automatische factuurcirculatie met behulp van Easy Flow op basis van meerdere criteria, factuurregels en factuurtype.

“Dit is allemaal naar wens opgelost en ingericht”, aldus Kim.

Verloop van het project

Kim vertelt verder: “Het project is heel soepel verlopen. Wij vonden het lastig om vooraf in te schatten wat er van ons werd verwacht hoe de oplossing er precies voor ons uit ging zien.

Tijdens de realisatie- en testfase hebben we nauw samengewerkt en werd de software continue gefinetuned. Precies zoals vooraf beschreven in het DZAP workflow document. We waren blij verrast dat de consultant telkens weer onze wensen (aanpassingen) kon realiseren.

“We hebben het project in drie stukken geknipt; inkoopfacturen, verkoopfacturen en urenverantwoordingen, hierdoor bleef het voor ons (en Easy Systems) overzichtelijk. We wisten namelijk dat als het proces van de inkoopfacturatie eenmaal liep, dat de andere administratieve processen ook goed zouden komen.”

Behaalde resultaten

“Met het digitaliseren is veel administratieve informatie inzichtelijk gemaakt. Betrokken medewerkers hebben veel meer inzicht gekregen in het proces en de informatie is makkelijk in te zien. Hierdoor kunnen onze relaties (opdrachtgevers en leveranciers) beter, sneller en betrouwbaarder worden geïnformeerd.”

De samenwerking met Easy Systems

DZAP is het gewend om haar projecten samen met opdrachtgevers te doorlopen en voltooien. “Deze manier van samenwerken zagen wij ook terug in de samenwerking met Easy Systems. De kennis van de consultant (en het team achter hem) was uitstekend. Er werd moeite gedaan om onze processen te doorgronden en dit in te richten in de uiteindelijke oplossing.” “Op basis van onze positieve ervaringen, zouden wij een dergelijk traject met Easy Systems van harte aanraden bij andere organisaties.”

of