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En tant qu'informaticien, garder le contrôle et aider ainsi l'organisation interne à s'automatiser.

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Par : Jan Willem ter Steege, Directeur général Easy Systems

Le taux d'adoption de la numérisation, de l'automatisation et de l'informatique dématérialisée varie non seulement selon les entreprises, mais aussi selon les départements. D'après notre expérience, le département financier est souvent un peu à la traîne. Les données financières sont souvent dispersées et parfois encore stockées sous forme de fichiers Excel. purchase-to-pay Et lorsque le département financier prend la décision d'automatiser le processus, par exemple, nous sommes surpris de constater que le département informatique n'intervient que tardivement. Pour plusieurs raisons, l'informatique - et l'entreprise dans son ensemble - a intérêt à aider des départements comme celui des finances.

 

Un meilleur contrôle de votre environnement applicatif

De nos jours, l'autonomie est beaucoup plus grande au sein des services. Cela signifie que les employés acquièrent et utilisent eux-mêmes des logiciels et des applications, ce qui fait qu'il est plus difficile pour le département informatique d'en avoir une vue d'ensemble. En outre, de plus en plus de processus d'entreprise sont numérisés. Prenons l'exemple de la transition numérique dans le département financier, qui est passé de piles de papier à un traitement électronique (et automatisé) des factures. Ou d'une solution de base à une solution plus avancée.

Une autre évolution est l'utilisation croissante de modèles freemium, où n'importe qui en ligne peut essayer une solution. Il s'agit là d'un aspect sur lequel les services informatiques n'ont que peu de contrôle. Le résultat est que - pas toujours de manière contrôlée - il y a beaucoup plus d'applications informatiques au sein d'une organisation qui ne sont pas gérées de manière centralisée et qui n'ont pas automatiquement de lien entre elles, de sorte que des informations importantes ne peuvent pas être échangées. 

 

L'informatique n'est pas impliquée ou intervient trop tard dans le processus d'achat

Malheureusement, nous constatons régulièrement que l'informatique n'est pas impliquée, ou qu'elle l'est trop tard, dans un processus de passation de marchés financiers. Pourtant, en tant qu'informaticien, vous jouez un rôle très important dans ce processus. Prenons, par exemple, la question de savoir s'il faut conserver les applications sur site, les exécuter dans le nuage ou opter pour un modèle hybride.

Vous êtes également le meilleur juge pour déterminer si les fournisseurs de logiciels que les autres départements souhaitent utiliser répondent à vos exigences en matière de sécurité et sont certifiés ISO, par exemple, afin que vous puissiez offrir un paysage informatique sûr. En effet, en tant que professionnel de l'informatique, vous ne vous intéressez pas seulement aux fonctionnalités, mais aussi à la sécurité, à la flexibilité et à l'ouverture des systèmes et des logiciels.

En vous impliquant plus tôt dans le processus d'achat, vous pouvez aider d'autres départements, tels que le département financier, à faire des choix qui non seulement les aideront à améliorer les processus d'entreprise, mais qui correspondront également à la stratégie informatique de votre organisation. 

 

Comment IT Finance peut-elle vous aider ?

En tant que département informatique, il est important que vous sachiez ce qui se passe dans l'entreprise et que vous soyez en contact régulier avec d'autres départements tels que le département financier. Si, en tant qu'informaticien, vous n'êtes pas à l'écoute de l'organisation, tout un problème informatique se posera sans que vous le voyiez. En écoutant de manière proactive au sein de l'organisation, vous apprenez quels sont les défis (de processus) auxquels les départements sont confrontés. En tant que professionnel de l'informatique, vous disposez des connaissances et de l'expertise nécessaires pour conseiller les départements sur les logiciels les plus appropriés pour relever ces défis. C'est pourquoi il est important que vous soyez en contact avec les utilisateurs finaux et les responsables des départements.

Par exemple, une fois par trimestre, discutez avec le directeur financier de l'actuel progiciel informatique : l'aimez-vous toujours ? Quelles sont les choses les plus importantes qui manquent ? Quels sont les processus qui prennent (trop) de temps ? Quelles sont les solutions (freemium) actuellement utilisées et répondent-elles à vos besoins informatiques ? Qu'est-ce qui peut être automatisé ou optimisé ? Si vous avez régulièrement ce genre de conversations, vous identifierez les défis à temps et vous pourrez explorer ensemble les solutions logicielles qui offrent des réponses appropriées et celles qui ne le sont pas.

Et pour garder le contrôle sur l'achat de nouveaux logiciels, vous pouvez, par exemple, conclure de nouveaux accords sur leur budgétisation. Si vous convenez que le département informatique sera impliqué dans toutes les acquisitions informatiques dépassant un certain montant, vous pourrez réfléchir et donner des conseils sur les projets d'automatisation dès le début.

De cette manière, vous vous assurez que les différents départements peuvent augmenter leur taux d'adoption de l'automatisation, de la numérisation et de l'informatique dématérialisée. Le résultat global est que l'ensemble de l'entreprise peut réaliser des gains d'efficacité. En bref : trouvez-vous les uns les autres et parlez des (nouvelles) solutions informatiques et du paysage informatique.

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