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Par exemple, l'IT Finance peut soutenir l'automatisation des processus P2P.
Comité de rédaction Easy Systems
12 janvier 2022
L'informatique et la finance : deux départements qui travaillent de plus en plus ensemble. Dans de nombreuses organisations, les finances ne sont pas au premier plan lorsqu'il s'agit d'automatiser les processus, souvent parce que les organisations donnent la priorité à l'automatisation des processus primaires. En revanche, le département informatique a acquis une grande expérience des projets informatiques dans d'autres départements. Prenons l'exemple du travail à domicile. Même si les processus ont été (partiellement) automatisés, toutes les solutions ou configurations ne se prêtent pas au travail à domicile. Ceux qui n'ont pas réussi ne peuvent que constater qu'il est important que les processus soient toujours fonctionnels/opérationnels partout. En tant que professionnel de l'informatique, vous êtes d'une valeur inestimable pour Finance en l'aidant dans son inévitable cheminement vers une automatisation (plus poussée).
Comment pouvez-vous aider le ministère des finances ?
purchase-to-pay L'informatique peut aider le secteur financier en l'aidant à envisager l'automatisation du processus à un stade précoce. Cependant, l'expérience montre que l'informatique n'est impliquée que tardivement dans les projets.purchase-to-pay projets. C'est dommage, car en tant qu'informaticien, vous pouvez apporter bien plus que l'accès à un serveur local pour l'implémentation ou la mise en place d'une boîte aux lettres électronique dans laquelle les factures scannées finiront désormais par atterrir.
En tant que professionnel de l'informatique, chef de projet, gestionnaire de contrat et sparring partner, Derk Matroos de Groningen Seaports peut en parler. "Chez Groningen Seaports, nous avons pris la décision stratégique il y a quatre ans de passer autant que possible à des solutions en nuage. Nous avons externalisé la gestion informatique autant que possible. Cela signifie que les rôles internes de l'informatique ont changé, passant de tâches de gestion à, par exemple, la réflexion avec l'entreprise sur les solutions informatiques et l'aide à la recherche d'une bonne solution. Pensez, par exemple, à des questions hautement fonctionnelles telles que l'élaboration d'une liste de souhaits et d'exigences. En outre, nous nous penchons naturellement sur les différents fournisseurs de la stratégie "cloud" et sur la charge de gestion qu'implique le choix d'un fournisseur spécifique.
Ainsi, lorsque le service financier a exprimé le souhait d'automatiser le processus de traitement des factures, Derk était bien placé pour l'aider. Derk : "Alors que les Finances, logiquement, évaluent principalement les aspects fonctionnels d'une solution, l'IT se concentre beaucoup plus sur la technologie et pose des questions sur la sécurité, l'endroit où les données sont stockées. Groningen Seaports souhaite que ses données ne soient stockées qu'en Europe et ne soient pas soumises à la législation américaine, par exemple. Mais le service informatique s'intéresse également aux options d'authentification unique, d'authentification à plusieurs facteurs et à la convivialité de la solution.
"Parce que j'approuve les factures en tant que gestionnaire de contrat, j'ai également pu réfléchir à partir de ce rôle. Et je considère une solution différemment en tant qu'informaticien qu'en tant que financier qui travaille intensivement avec le logiciel tous les jours. En tant que responsable du budget, j'ai d'autres tâches dans le logiciel, mais surtout, ce n'est pas mon travail quotidien, je n'utilise pas le logiciel tous les jours. Si vous utilisez le logiciel de manière moins intensive, la convivialité est encore plus importante. Vous ne voulez pas avoir à réapprendre comment il fonctionne à chaque fois". purchase-to-pay Le département informatique peut donc conseiller le département financier sur diverses solutions, y compris la convivialité.
L'informatique en tant que chef de projet pour l'intégration de l'ERP
Le fonctionnement de Groningen Seaports est en fait la situation idéale pour les organisations. La consultation des propriétaires, sous la direction du gestionnaire de l'information, est le point de contact central pour les développements dans l'ensemble du paysage informatique. Aucune décision n'est prise par département, dans lequel l'informatique n'est impliquée que lorsque la mise en œuvre commence. Sur la base d'une mission interne, l'équipe de projet, composée de représentants de l'entreprise et de l'informatique, recherche une solution qui réponde aux souhaits et aux exigences du département concerné. Certaines solutions doivent-elles être intégrées à une solution existante ? Dans ce cas, l'équipe informatique est présente dès le départ et peut donner de bons conseils à cet égard. Mais ils contribuent également de manière importante à la réussite de l'implémentation en tant que chefs de projet expérimentés. Derk : "Le projet que nous avons mené avec Finance en est un exemple. purchase-to-pay Une solution est toujours intégrée au système ERP/financier. En tant que chef de projet, nous avons été en mesure d'aider le département des finances à réaliser cette intégration.
La communication dans l'intégration de l'ERP est essentielle
Gert-Jan Flikkema, responsable des finances et des applications chez Groningen Seaports, ajoute : "L'intégration d'une solution P2P au système ERP n'est pas très excitante : "L'intégration d'une solution P2P au système ERP n'est pas très excitante. Il s'agit d'un couplage léger en termes de quantité de transfert de données et, bien sûr, vous devez savoir quelle fiche va dans quel port. Dans ce domaine, il est également important de définir clairement ses souhaits et ses exigences à l'avance et de choisir le bon fournisseur. Nous avions peu d'exigences en termes d'intégration ERP, mais nous avions de l'expérience avec notre système ERP spécifique.
Une fois la phase de mise en œuvre atteinte, Gert-Jan explique que le plus grand défi a été de réunir plusieurs parties externes et de faire en sorte que la communication et les personnes soient sur la même longueur d'onde. purchase-to-pay "Nous avons choisi de rendre notre fournisseur d'ERP disponible pendant une demi-journée afin de pouvoir répondre directement aux questions de notre fournisseur ou du partenaire d'intégration également impliqué. L'informatique nous a permis de nous assurer que notre calendrier était respecté et que chaque partie était disponible au bon moment.
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