Économiser sur l'approbation des demandes

La numérisation du processus de règlement des sinistres : quelles sont les économies réalisées ?

Partie 2 - Économiser sur l'approbation des demandes d'indemnisation

En numérisant le processus de demande d'indemnisation au lieu de le faire sur papier, vous économisez du temps et de l'argent. Mais combien pouvez-vous économiser ? Le processus de déclaration se compose de trois flux de processus. Des économies peuvent être réalisées sur chacun d'entre eux. Dans une série de blogs, nous examinerons le processus du point de vue du demandeur, du gestionnaire/responsable du budget et du service financier. Ce blog se concentre sur le processus du gestionnaire/titulaire du budget : l'approbation des déclarations.

Révision des déclarations

Vous êtes gestionnaire ou responsable de budget ? Dans ce cas, les déclarations papier soumises atterrissent sur votre bureau. En tant que manager, vous recevez les notes de frais de toute votre équipe. Et surtout lorsqu'un membre de l'équipe a engagé des dépenses pour son propre compte ou a utilisé de l'argent liquide, vous ne voulez pas l'abandonner trop longtemps et rembourser les dépenses engagées le plus rapidement possible, ou faire justifier l'argent liquide.

Vous devez également traiter avec plusieurs employés qui utilisent une carte de crédit de l'entreprise, et le service financier attend de vous que vous justifiiez les dépenses encourues. Vous devez encore les demander aux employés concernés. Vous commencez par la pile de notes de frais que vous avez sur votre bureau.

Vous les examinez pièce par pièce. Les trois quarts peuvent être traités et approuvés, mais ce n'est malheureusement pas le cas pour un quart. Des déclarations telles que "La description ne me permet pas de savoir pour quoi les coûts ont été encourus, veuillez l'ajouter" ou "À quel projet ces coûts appartiennent-ils ? Parce que nous devons les répercuter sur le client", vos collaborateurs les reconnaîtront sans doute.

Vous passez vous-même par votre équipe pour renvoyer les formulaires incomplets, puis par le service financier pour poursuivre le traitement des demandes approuvées.

Par sinistre, cela vous coûtera en moyenne 5 minutes*.

Examen des demandes d'indemnisation par voie numérique

Il en va tout autrement lorsque ces demandes sont soumises sous forme numérique. Comme les employés prennent immédiatement une photo du reçu, ils sont généralement beaucoup plus rapides pour soumettre les demandes. Cette "petite tâche" n'est plus reportée à la fin du mois ou du trimestre, de sorte que vous n'avez pas à en examiner toute une série d'un coup. Dès que vous recevez une notification indiquant qu'une nouvelle demande doit être approuvée, vous vous en occupez immédiatement. Une demande approuvée est automatiquement transmise au service financier pour traitement ultérieur et votre employé peut également la consulter à partir de son environnement. En moyenne, il ne faut plus qu'une minute** par demande, soit un gain de 4 minutes.

Aperçu de tous les coûts encourus

Outre le gain de temps, un processus de réclamation numérique présente d'autres avantages. Vous avez un aperçu clair des coûts encourus, à tout moment et en tout lieu. Autre avantage : vous n'êtes plus "dérangé" par des "employés impatients" qui veulent savoir si vous avez déjà examiné leur réclamation. Bien entendu, votre porte est toujours ouverte à votre équipe, mais il est préférable que vous discutiez de questions de fond et non de questions secondaires telles qu'une réclamation. Vous êtes enfin débarrassé de toute la paperasserie qui traîne sur votre bureau ; ordonné et organisé, vous pouvez vous débarrasser de toutes les déclarations.

Combien de temps dure votre propre procédure de demande d'indemnisation ?

Quiconque a fait le calcul et compté les économies que vous pouvez réaliser en matière de soumission et de traitement aura une bonne idée du gain de temps moyen. Mieux encore, vérifiez votre propre processus pour voir combien de temps il faut pour chaque sous-processus. N'oubliez pas d'inclure dans ce calcul le temps nécessaire pour modifier une demande parce qu'elle était incomplète ou incorrecte.

purchase-to-pay La gestion des réclamations fait partie du processus. Vous vous demandez comment fonctionne l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement, et comment vous pouvez l'automatiser ? Consultez notre livre blanc :

*Basé sur des recherches en ligne et l'expérience de nos clients.
**Basé sur les expériences des utilisateurs de notre application.