Depuis un certain temps, il vous semble évident que la gestion des contrats au sein de votre organisation peut être améliorée. En effet, il n'y a pas de vue d'ensemble des contrats en cours, les propriétaires des contrats ne sont souvent pas connus et les contrats errent dans des endroits où ils ne sont pas utiles à l'organisation.
En outre, le fait de ne pas saisir et gérer les échéances importantes conduit à des prolongations non souhaitées et aux coûts qui y sont associés. Bref, une raison suffisante pour commencer à chercher une solution de gestion des contrats appropriée. Mais comment aborder ce processus et à quoi faut-il prêter attention ?
Qu'il s'agisse de contrats de vente, d'achat ou de personnel, d'accords de confidentialité, d'accords de sous-traitance ou d'abonnements, chaque organisation est confrontée à ces contrats. Une solution de gestion des contrats est donc un investissement intéressant pour les petites et les grandes organisations, quel que soit leur secteur d'activité. Enfin, chaque organisation a besoin d'une base de données centrale, numérique et consultable, dans laquelle elle peut stocker les contrats à gérer et à contrôler.
CHOISIR UNE SOLUTION DE GESTION DES CONTRATS APPROPRIÉE
Ce qui diffère d'une organisation à l'autre, c'est la complexité requise de la solution. Celle-ci dépend, entre autres, des souhaits et des besoins des différentes parties prenantes, mais aussi du type de contrats au sein de l'organisation. Avant de comparer différents fournisseurs, il est donc conseillé de suivre les étapes suivantes.
Étape 1. Réunir suffisamment de parties prenantes
Pour que la gestion des contrats soit couronnée de succès, il est important de réunir les différentes parties prenantes au sein de l'organisation avant de choisir une solution possible. Le service des achats et les collègues juristes sont souvent les premiers concernés. Cependant, il est également important d'impliquer des départements moins évidents tels que les ventes, les finances et les installations. Chaque service aborde le processus sous un angle différent. Pour éviter de découvrir, après l'achat d'une solution, qu'il manque des fonctionnalités importantes, il est important que toutes les parties prenantes soient impliquées dans le processus préliminaire.
Étape 2. Identifier les exigences clés
Les raisons d'acheter une solution de gestion des contrats peuvent varier d'un service à l'autre. Le service des achats, par exemple, souhaite réduire le temps nécessaire à l'élaboration et à la négociation d'un contrat. Le service juridique souhaite pouvoir évaluer plus facilement le contenu d'un contrat et, d'autre part, est attentif aux dates de fin de contrat et aux éventuels délais de préavis ou prolongations tacites.
Avant de choisir une solution, il est important de recueillir toutes les exigences (supplémentaires) des départements et de dresser ensemble une liste des conditions auxquelles la solution doit répondre.
Étape 3. Examiner les différents scénarios
Dans chaque service, le processus de gestion des contrats est légèrement différent. Outre les processus entourant les contrats, il existe différents scénarios à prendre en considération. Prenons par exemple le cas où le contrat est conclu et géré par le responsable, mais où un membre de l'équipe doit avoir accès aux accords. Veillez à examiner tous les processus et scénarios différents en matière de gestion des contrats au sein de l'organisation. Qui est confronté à quoi exactement et comment voulez-vous résoudre ce problème à l'aide d'une application de gestion des contrats? Examinez également la manière dont ces scénarios interagissent avec d'autres processus et applications associées au sein de l'organisation. Identifiez les documents, les processus et les applications qui jouent un rôle ici et en quoi ils sont importants pour la gestion des contrats.
Étape 4. Évaluer la complexité de la solution
De nombreuses organisations achètent une solution étendue, complexe et donc souvent coûteuse en pensant qu'elles disposeront alors au moins de toutes les fonctionnalités. Dans la pratique, cependant, la plupart des organisations n'utilisent par la suite que les fonctionnalités de base de la solution. Il s'agit évidemment d'un gaspillage d'investissement. C'est pourquoi il convient de toujours évaluer la complexité de la solution avant de l'acheter. N'ayez pas peur de commencer petit. Vous pourrez ensuite utiliser l'expérience acquise. Au moment de renouveler le contrat d'application, vous pourrez reconsidérer la nécessité d'une solution plus étendue.
Étape 5. Déterminer la solution qui convient à votre organisation
Maintenant que vous savez quelles parties prenantes jouent un rôle dans le processus de gestion des contrats, quelles sont les principales exigences et que vous avez défini le processus souhaité, il est temps de commencer à comparer les fournisseurs et de choisir une solution adaptée à votre organisation.