Le contrat est signé et les conditions entrent en vigueur. Quelques jours après la signature d'un contrat, vous savez encore exactement ce qui a été convenu. Mais un mois plus tard, cette connaissance a déjà été assimilée et, au bout de trois ans, on ne se souvient plus très bien de ce qui figurait dans le contrat.
Chaque organisation tombe parfois dans les pièges d'un contrat : un délai de préavis que l'on ne prend pas en compte pour prolonger automatiquement un contrat, des conditions favorables dans le contrat qui ne sont pas utilisées (ou pas à temps) ou des prix qui ne cessent d'augmenter parce que l'on oublie de renégocier au moment de la prolongation. Tout cela entraîne des coûts inutiles. Dans ce blog, nous énumérons les quatre pièges les plus courants.
1. Renouvellements tacites de contrats
Les contrats ont généralement une durée déterminée et une période de préavis associée. Cependant, toutes les organisations ne connaissent pas ces dates importantes. Cela conduit encore parfois à des résiliations manquées et donc à des prolongations non souhaitées et parfois très coûteuses. Prenons l'exemple de ce géant américain du logiciel qui a oublié de résilier le bail d' un bâtiment vacant à Amsterdam. Conséquence : le bail en cours a été automatiquement prolongé pour une nouvelle période de cinq ans, ce qui a coûté des millions à l'entreprise. Cependant, les entreprises encourent également des coûts inutiles qu'elles sont moins susceptibles de remarquer. Prenons l'exemple des renouvellements tacites de contrats d'énergie, qui prévoient souvent des tarifs de renouvellement plus élevés. Et lorsque vous changez de fournisseur, vous risquez de devoir payer des frais de résiliation de 15 % ou plus de la valeur restante du contrat d'énergie.
2. Négociation manquée
Il est important d'avoir une vision claire de tous vos contrats, y compris de leur date d'expiration. Non seulement parce que cela vous évite de vous retrouver involontairement avec des prolongations coûteuses, mais aussi parce qu'en oubliant une date d'expiration, vous manquez l'occasion de renégocier les termes du contrat, par exemple le prix. C'est dommage, car cela signifie que de l'argent est gaspillé sans que l'on s'en aperçoive. Il existe également des contrats qui sont résiliés automatiquement. Il est important de les connaître pour pouvoir les renouveler à temps. Si vous ne le faites pas, les conditions de renouvellement du contrat risquent d'être moins favorables.
3. Réductions sur les achats et autres avantages manqués
Les contrats prévoient souvent des conditions supplémentaires, telles que des remises rétroactives, des bonus-malus et d'autres modalités de paiement spéciales, ainsi que des accords sur le marketing ou les contributions aux médias, par exemple. Il est alors important d'administrer ces conditions avec précision. La pratique montre que les organisations enregistrent souvent ces conditions, mais qu'elles les oublient ensuite, ce qui se traduit trop souvent par un règlement incomplet. Quiconque fait un jour le bilan peut se rendre compte qu'il doit encore des tonnes à son fournisseur ! Prenons le cas suivant : dans l'accord-cadre conclu avec un fournisseur de matériaux pour installations, il a été convenu qu'une remise serait accordée ultérieurement pour un certain volume d'achats. Cependant, si vous ne l'enregistrez pas clairement et si vous oubliez de le faire auprès du fournisseur, ces remises ne sont jamais payées. C'est dommage.
4. Modifications de contrats intérimaires
Il arrive fréquemment que des contrats soient amendés ou modifiés à mi-parcours. De nombreuses organisations n'ont pas de procédure pour comptabiliser les changements en cas d'ajustements intermédiaires ou de résiliation de contrat. L'impossibilité de connaître la dernière version d'un contrat peut parfois entraîner un manque de clarté quant aux conditions à prendre en compte. Résultat ? Des délais, des accords ou des remises non respectés.
La plupart des entreprises reconnaissent les pièges mentionnés ci-dessus. Mais ont-elles mis de l'ordre dans leur gestion des contrats et font-elles tout ce qui est en leur pouvoir pour les éviter ? Après tout, la pensée commune est souvent la suivante : "Nous n'irons pas aussi loin" ou "Jusqu'à présent, rien d'insurmontable ne s'est produit". Jusqu'à ce qu'un jour, un contrat comportant une obligation financière importante vienne à expiration ou que l'on découvre, après des années, que d'importants montants de remises à l'achat n'ont pas été versés. Veillez donc à enregistrer les contrats existants, leurs conditions et leur durée. Ce n'est qu'ainsi que vous aurez un contrôle et une vue d'ensemble. En intégrant des fonctionnalités intelligentes dans votre solution de gestion des contrats, vous pouvez minimiser les dépenses inutiles.
Par où commencer pour automatiser la gestion des contrats ? Comment aborder ce processus et à quoi faut-il prêter attention ? Suivez ces 5 étapes.