dématérialisation est un processus par lequel les organisations mettent en œuvre la technologie numérique pour améliorer les processus et les performances. Logiquement, ce processus ne se limite pas à un département ou à un processus d'entreprise. Elle se propage dans l'organisation comme une marée noire. Quelles innovations les autres départements mettent-ils en œuvre pour travailler de manière plus efficace et plus productive ? C'est ce que nous explorons dans cette série de blogs.
Dans le premier blog de cette série, nous avons lu les innovations mises en œuvre par les ventes et le marketing. Dans ce blog, nous examinons de plus près le département des installations, et dans notre prochain blog, nous nous pencherons sur la production et la logistique.
dématérialisation chez Facility Management
Responsable de toutes sortes de processus allant de la gestion des bâtiments et des salles au nettoyage et à l'entretien, en passant par la gestion des services et la restauration, la gestion des installations entretient des relations avec divers fournisseurs externes.
Conserver toutes sortes de données sur ces processus dans des feuilles Excel est dépassé. Pour garder une vue d'ensemble et assurer le bon déroulement des processus, le Facility Management utilise un FMIS, ou Facility Management Information System (également connu au niveau international sous le nom d'IWMS, Integrated Workplace Management System).
Grâce à ce système, un facility manager peut consulter d'un seul coup d'œil toutes les données relatives à son portefeuille de bâtiments et avoir une vue d'ensemble du nombre de mètres carrés, des espaces disponibles et de tous les actifs utilisés au sein de son organisation. En outre, il peut voir, à partir de tous les actifs du bâtiment, si une maintenance est nécessaire et il a également un aperçu de tous les types de services fournis dans le bâtiment, depuis le nettoyage et la sécurité jusqu'à la restauration.
En outre, le système fournit souvent un catalogue de services que les employés peuvent utiliser pour soumettre des demandes ou des incidents. En outre, les employés peuvent réserver des espaces, non seulement pour leur propre confort, mais aussi pour que des éléments tels que l'utilisation de l'espace et les taux d'occupation puissent être contrôlés à des fins de rentabilité (coûts).
La place de la finance
En ce qui concerne le bilan, les services financiers contrôlent à tout moment les contrats conclus par l'organisation. Qu'il s'agisse de baux immobiliers ou de contrats avec toutes sortes de fournisseurs. Il n'est pas surprenant que, dans de nombreuses organisations, un SIGF soit intégré à un système ERP. De cette manière, divers processus peuvent être rationalisés.
Prenons l'exemple d'un contrat de maintenance signé avec un fournisseur et qui arrive à échéance dans deux mois. Grâce aux alertes, le responsable de l'établissement est informé bien à l'avance afin qu'il puisse décider s'il souhaite prolonger le contrat ou s'adresser à un autre fournisseur pour réduire les coûts. L'intégration avec le système ERP garantit que ces mutations sont immédiatement incluses dans les dossiers financiers.
En tant que responsable financier, vous pouvez jouer un rôle important dans votre organisation en établissant un partenariat avec le Facility Management et en examinant comment les processus impliquant les deux départements peuvent fonctionner plus efficacement.
Mais bien sûr, en tant que responsable financier, vous devez aussi montrer l'exemple. N'oubliez donc pas d'automatiser les processus dont le service financier est responsable. Pensez au traitement des factures, à la facturation électronique, à la gestion des réclamations, à la gestion des achats ou à la gestion des contrats. C'est la seule façon d'être au centre de votre organisation.
Jan Willem ter Steege
Directeur général