La fraude à la facture est la forme la plus courante de fraude externe. D'ici 2024, plus de 40 % des entreprises seront victimes de cette forme d'escroquerie, selon le rapport sur les tendances de la fraude d'Allianz Trade. Les criminels utilisent des techniques de plus en plus sophistiquées, telles que l'IA et les deep fakes, pour tromper les entreprises et causer d'importants dommages financiers. Heureusement, la technologie offre également des solutions : grâce au traitement automatisé des factures, les organisations peuvent déjouer les fraudeurs et mieux protéger leurs processus financiers.
Qu'est-ce que la fraude à la facture ?
La fraude à la facture consiste à inciter une entreprise à effectuer des paiements sur des comptes frauduleux. Cela peut se produire de plusieurs manières, à savoir
- Les fausses factures se distinguent à peine des vraies, avec des changements mineurs dans les coordonnées bancaires.
- Interception de courriels: des factures authentiques sont interceptées et modifiées avant d'arriver au service financier.
- Les courriels d'hameçonnage dans lesquels les criminels se font passer pour des fournisseurs de confiance et fournissent de nouveaux détails de paiement.
Le grand danger de la fraude à la facture
L'augmentation de la communication numérique et l'utilisation du courrier électronique comme principal moyen de communication rendent les entreprises plus vulnérables que jamais. Selon le rapport sur les tendances en matière de fraude, l'une des principales causes est l'absence de processus de vérification cohérents au sein des entreprises. Souvent, les modifications apportées aux données des fournisseurs ne sont pas suffisamment vérifiées, ce qui offre aux criminels l'occasion idéale de s'introduire dans l'entreprise.
L'étude d'Allianz Trade révèle une autre évolution inquiétante, en plus des problèmes susmentionnés liés à la fraude sur facture, à savoir la fausse sécurité des entreprises.
En effet, bien que le nombre total de fraudes (tentatives) détectées ait diminué de 10 % en 23-24, la réalité est que pas moins de 69 % des organisations participant à l'étude ont subi des fraudes (tentatives) internes ou externes. Ce chiffre n'inclut même pas les courriels de phishing.
Le risque est donc qu'une évolution positive et quelques mesures techniques donnent bientôt l'impression que les entreprises en font assez pour se prémunir contre la fraude, alors que c'est le contraire qui est vrai. En 2024, 91 % des entreprises estimeront que leurs propres mesures de sécurité sont suffisantes. Et ce, alors que deux tiers de ces mêmes entreprises ont subi des fraudes (tentatives).
Il est frappant de constater qu'en raison des sinistres subis, 55 % des cas portent sur des montants supérieurs à 50 000 euros. Dans 16 % des cas, il s'agit de plus de 200 000 euros, et si l'on considère la fraude externe, 5 % des cas donnent lieu à des demandes d'indemnisation supérieures à 1 million d'euros.
Comment l'automatisation peut-elle prévenir la fraude sur les factures ?
La numérisation, tout en augmentant les risques de fraude, crée en même temps davantage de solutions pour prévenir et combattre la fraude.
Avec les bonnes technologies d'automatisation, les entreprises peuvent mieux se protéger contre la fraude à la facture. Voici quelques exemples de l'utilité de l'automatisation :
1.
Rapprochement automatique des factures En reliant les logiciels de traitement des factures aux systèmes ERP ou comptables, lesfactures peuvent être automatiquement rapprochées des bons de commande, des contrats et des reçus notifiés. Ces types de solutions logicielles vérifient, par exemple, si le montant de la facture correspond aux produits ou services fournis. Les divergences, telles que les différences de montants ou les références manquantes, sont immédiatement signalées. Cela permet d'éviter que des factures non autorisées soient traitées dans le système.
2.
Alertes en cas d'anomalies dans les données Leslogiciels de traitement desfactures peuvent détecter automatiquement des schémas suspects, tels que des changements dans les détails de paiement des fournisseurs ou des montants de facture inhabituels. Lorsqu'une anomalie se produit, le logiciel génère une alerte, ce qui permet aux entreprises de prendre rapidement des mesures. Grâce à l'apprentissage automatique, les systèmes peuvent s'améliorer et détecter toujours mieux les anomalies, ce qui réduit considérablement le risque de fraude.
3.
Plusieurs étapes de validation dans le traitement des factures Un processus sécurisé de traitement des factures utilise plusieurs étapes de validation. Il s'agit, par exemple, d'analyser les factures jointes pour y déceler des caractéristiques suspectes telles que des expéditeurs falsifiés, des formats incorrects ou des liens douteux. En outre, les factures ne sont approuvées qu'après avoir été examinées par plusieurs services ou personnes, ce qui ajoute un niveau de sécurité supplémentaire. Les flux de travail numériques soutiennent ce processus en répartissant clairement les responsabilités et en garantissant que toutes les étapes sont exécutées de manière cohérente.
4.
Vérification automatique des données du fournisseur Les données du fournisseur sont automatiquement vérifiées, comme les numéros de compte bancaire, les inscriptions à la chambre de commerce et les coordonnées. Cela permet d'éviter que des modifications frauduleuses ne passent inaperçues. Par exemple, le logiciel vérifie si le numéro IBAN fourni correspond à celui du fournisseur enregistré, ce qui est une étape cruciale dans la prévention de la fraude.
Autres avantages du traitement automatisé des factures
Le déploiement de l'automatisation dans les processus financiers offre aux entreprises non seulement une protection contre la fraude, mais aussi d'autres avantages :
- Économies de temps et d'argent : l 'automatisation permet aux employés de passer moins de temps à effectuer des contrôles manuels. Cela réduit non seulement le risque d'erreur humaine, mais permet également d'économiser beaucoup d'argent.
- Amélioration de la conformité : les processus automatisés garantissent que les entreprises respectent les lois et les réglementations, les protégeant ainsi des problèmes juridiques.
- Transparence accrue : l 'automatisation permet aux entreprises d'avoir une vision en temps réel de toutes les transactions, ce qui accélère la détection des anomalies.
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Prévenir la fraude sur les factures
La fraude sur les factures est un problème croissant qui a de graves conséquences pour les entreprises. Mais avec les bonnes solutions d'automatisation, les entreprises peuvent se protéger efficacement. Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages du traitement automatisé des factures et sur la prévention de la fraude à la facture ?
