Dans un blog précédent, nous vous avons expliqué ce qu'il faut savoir pour choisir le bon partenaire. Supposons que vous soyez devenu un client quelque part et que vous vous retrouviez dans un rôle de gestion de projet. Êtes-vous prêt pour cela ?
Qu'attendait-on exactement de vous ? purchase-to-pay Ne vous inquiétez pas, avec ces 5 conseils vous serez prêt du début du projet jusqu'au Go-live. Après tout, gouverner c'est prévoir !
Conseil 1 : Assurer une bonne préparation des acheteurs et des responsables de budget
Tout le monde n'accepte pas immédiatement le changement. Et certainement pas s'ils ont l'impression de ne pas pouvoir l'influencer. C'est précisément la raison pour laquelle il est important d'impliquer différentes personnes issues de différents services de manière à ce qu'elles adoptent la nouvelle méthode de travail et en perçoivent les avantages.
Conseil n° 2 : clarifier les processus, les pratiques et les rôles
Dans la pratique, les processus sont loin d'être toujours clairement conçus. Oui, dans l'esprit des principaux utilisateurs, car nous constatons généralement que les collègues concernés savent, de par leur expérience, comment les choses fonctionnent exactement et qu'il y a peut-être eu une fois une tentative de description d'un flux dans Excel ou Word. Mais il n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît d'en dresser la liste de manière structurée et sans rien oublier.
Il est très important que cela soit clair, parce que ces processus fonctionnent généralement déjà très bien et qu'ils doivent vraiment être paramétrés dans le logiciel par la suite. Ces questions doivent donc être définies bien à l'avance afin d'être incluses dans le flux de processus. Ne sous-estimez pas l'importance de systèmes d'autorisation clairs. Un effet secondaire positif est que les mêmes processus sont de nouveau examinés de manière critique de cette manière.
Conseil 3 : Informer les bonnes personnes à temps
Nous constatons souvent que la décision relative à une solution est prise par un petit groupe de collègues, ce qui est bien sûr une bonne chose. Mais il est judicieux d'impliquer les utilisateurs clés au bon moment dans le projet de mise en œuvre. De cette manière, vous aborderez le projet bien préparé et chacun pourra aligner son agenda sur le calendrier. Impliquez également les membres du département informatique en temps utile, afin que les exigences techniques ne soient pas une surprise et que la mise en œuvre se déroule sans heurts dans ce domaine également.
Conseil 4 : Impliquer les gens pour qu'ils partagent les connaissances pertinentes
Bien entendu, lorsque les choses changent, par exemple en raison de la croissance, il est possible de faire appel à un consultant externe pour informer les (nouveaux) collègues. Il est préférable (et moins coûteux) de confier à un ou plusieurs collègues internes, qui connaissent bien le sujet, la responsabilité de prendre connaissance des changements et de les transmettre. C'est pourquoi nous appliquons le principe de la "formation du formateur" : nous formons le département financier et les gestionnaires d'applications, qui sont ensuite en mesure de former les autres utilisateurs. De cette manière, vous conservez les connaissances en interne !
Conseil n° 5 : rendre l'information facile à comprendre
Les connaissez-vous ? Les documents de quelques centimètres d'épaisseur contenant des informations (de processus) ? Ces documents qui disparaissent rapidement au fond d'un tiroir de bureau ? Il est plus facile de résumer un aperçu des fonctionnalités de base du logiciel sur une feuille A4. Accrochez-le ensuite bien en vue dans les endroits pertinents, par exemple au coin café, et les gens absorberont (non) consciemment ces brèves informations. En particulier pendant la phase de test et de démarrage, cette aide est très utile et permet d'éviter des appels téléphoniques inutiles, car les informations de base sont rapidement et facilement disponibles.
Morale de l'histoire
Vous-même, si vous attendez encore le lancement concret du projet, pouvez déjà faire un certain nombre de devoirs au sein de votre entreprise. Un travail à domicile qui contribuera certainement à une mise en œuvre réussie. N'hésitez pas à nous appeler si vous avez des questions ?
