Réussir la mise en œuvre d'un système p2p est parfois un véritable défi. De nombreux projets sont bloqués en raison d'une mauvaise communication. La lenteur de la prise de décision et le manque de clarté des objectifs. Il peut donc être passionnant de s'engager dans une telle voie. purchase-to-pay Surtout si vous vous apprêtez à passer à une nouvelle solution. Comment assurer une bonne coordination entre toutes les parties concernées ? Comment éviter les mauvaises surprises pendant la phase de livraison ? purchase-to-pay Dans ce blog, nous vous donnons des conseils pour faire de votre mise en œuvre un succès.
Un objectif permet de cibler et d'orienter la mise en œuvre du p2p.
Un bon plan commence toujours par un objectif. purchase-to-pay Il en va de même pour la mise en œuvre d'une bonne solution. La définition d'objectifs clairs permet à votre projet de se développer et de se maintenir. Cela permet de se concentrer et de s'orienter. Si vous savez exactement ce que vous voulez, il est plus facile de travailler de manière ciblée. Il est toujours judicieux de commencer par une étude de définition.purchase-to-pay Faites-le avec votre partenaire d'implantation qui vous aidera dans votre démarche.
Il s'agit de la manière dont le travail est effectué aujourd'hui et de la manière dont on souhaite travailler à l'avenir. Vous pouvez donc inclure les problèmes que vous rencontrez actuellement comme points à améliorer. Mais aussi les bonnes habitudes que vous pourrez conserver après la mise en œuvre de votre système p2p.
Ce n'est que lorsque tout est clair que vous pouvez passer à la phase d'installation et de configuration. Au cours de cette phase, le logiciel est installé. L'intégration avec le progiciel de gestion intégré est également réalisée et testée techniquement. Cette phase est suivie d'une phase de test précis, de la mise en service et de la phase de suivi.
Créer un soutien : éviter que votre plan ne s'effondre comme un château de cartes
Sans les bonnes personnes autour de la table, même les meilleurs plans sont voués à l'échec. purchase-to-pay La mise en œuvre d'une solution n'est donc pas l'affaire du seul directeur financier. Le personnel de la comptabilité fournisseurs, les responsables des achats et de l'informatique et, bien sûr, un responsable du budget, doivent également faire partie de l'équipe de projet, car ils seront pleinement concernés par les changements.
Mais le changement est plus rapide si les collègues eux-mêmes le soutiennent. Concentrez-vous sur la création d'un soutien. Incluez-les dans le processus et demandez-leur leur avis. Ils se sentiront ainsi écoutés et apporteront une contribution précieuse dans le cadre de leur rôle spécifique.
Réagir rapidement pour éviter les retards
Dans chaque projet, il y a des problèmes. Même si tout est bien documenté, il y a toujours des choses qui se passent différemment de ce que vous aviez prévu. Dans ces cas-là, il est important de réagir rapidement et de manière décisive. Plus vous mettez de temps à résoudre votre problème, plus celui-ci prend de l'ampleur. Cela peut entraîner un allongement de la durée du projet.
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La communication fait la différence
Mais comment réagir rapidement si l'on ne sait pas ce qui se passe ? Une communication efficace est donc essentielle dans toute mise en œuvre d'un système p2p. Assurez-vous que tout le monde est au courant de ce qui se passe. Des changements ont-ils été effectués ? Dites-le et expliquez pourquoi ces choix ont été faits. Cela n'a pas l'air passionnant et c'est assez basique, c'est vrai. Pourtant, la force d'un bon processus réside souvent dans le fait de bien faire les choses simples. purchase-to-pay Cela s'applique également à la mise en œuvre de votre solution.
Attention aux mauvaises surprises lors de la phase d'achèvement
Discutez en détail de toutes les étapes du processus. C'est l'une des parties les plus importantes de la mise en œuvre d'un système p2p. En étant clair à ce sujet, vous savez ce que vous attendez l'un de l'autre. Si ces attentes ne sont pas claires, il en résultera des visages de travers lors de la phase de livraison.
La mesurabilité est toujours très importante dans ce type de processus. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez économiser (50 %) sur les coûts de la comptabilité fournisseurs. Ou réduire de 1 ETP le nombre d'heures de travail. Le fournisseur sait-il qu'il s'agit de votre objectif ? Exprimez-le clairement à votre fournisseur. De cette manière, vous travaillez tous les deux à la réalisation d'un objectif commun. purchase-to-pay Avant d'entamer la collaboration, vous saurez ainsi clairement ce que cela apportera à votre processus.
Conclusion
Si vous voulez vous assurer que votre implémentation p2p se déroule sans problème, vous ne pouvez pas ignorer ces cinq points. Pour vous faciliter la tâche, nous les avons résumés ici.
- Définir des objectifs clairs pour donner une direction et une orientation à votre projet
- purchase-to-pay En collaboration avec le partenaire chargé de la mise en œuvre, réaliser une étude de définition afin que les problèmes rencontrés dans votre processus actuel puissent être inclus dans les domaines d'amélioration.
- Susciter l'adhésion en associant les gens au processus et en leur demandant leur avis.
- Réagir rapidement à tout retard dans le processus
- Communiquer efficacement pour appliquer le changement
Démarrer la mise en œuvre de votre système p2p
En tant que financier, vous souhaitez donner une orientation à votre organisation. Vous voulez être en mesure de prédire où se trouvent les opportunités. Mais aussi de reconnaître les risques à temps. Mais comment y parvenir si vous ne disposez pas de chiffres en temps réel ? purchase-to-pay C'est pourquoi il est nécessaire d'automatiser votre processus. Vous obtiendrez ainsi une image actualisée de votre situation financière.
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