purchase-to-pay Où en est votre organisation dans l'optimisation de l'automatisation ? Quand vous êtes-vous posé cette question pour la dernière fois ? Certes, ce n'est pas une question que vous vous posez tous les jours. Pourtant, cela ne fait pas de mal de la garder à l'esprit. Car lorsqu'une organisation déploie un logiciel financier, dans 8 cas sur 10, elle ne vérifie pas si tout fonctionne encore de manière optimale après un an. purchase-to-pay Et c'est bien dommage, car un processus non optimal est moins efficace, plus sujet aux erreurs et met un frein au développement de votre processus. Mais poser la question est une chose, savoir y répondre en est une autre.
purchase-to-pay Pourquoi optimiser le processus ?
Les organisations cherchent toujours à savoir comment faire plus vite, plus efficacement et donc mieux. purchase-to-pay Vous pouvez progresser partout, et même l' optimisation de vos processus peut vous apporter beaucoup. Par exemple, vous pouvez gagner un temps précieux en éliminant les opérations manuelles. Vous pouvez alors consacrer ce temps à des activités qui requièrent davantage de créativité ou de matière grise. purchase-to-pay Les organisations qui s'attaquent à leurs processus sont souvent bloquées à l'étape de la numérisation, alors qu'il y a tant à gagner de l'optimisation et d'une automatisation plus poussée.
purchase-to-pay La route vers l'automatisation en 5 phases
Le chemin vers l'automatisation de votre processus P2P passe par cinq étapes. Ces étapes vous permettent de savoir où vous en êtes et quelles sont les mesures que vous pouvez encore prendre pour automatiser efficacement votre processus P2P.
Phase 1 : Le processus d'élaboration du papier
L'ensemble du processus purchase-to-pay processus, de l'approvisionnement au paiement des factures, y compris le processus de vérification et d'approbation, est encore effectué manuellement à cette étape. Cela prend souvent beaucoup de temps et est très propice aux erreurs. Des factures se perdent régulièrement, on ne sait pas exactement où se trouve une facture dans le processus et le service financier passe beaucoup de temps à copier les données de la facture dans différents systèmes. Heureusement, la plupart des organisations ont dépassé ce stade, mais beaucoup reconnaîtront encore ce scénario.
Phase 2 : Traitement numérique des factures
Si vous souhaitez vous débarrasser des factures papier, travaillez à cette étape. Le processus de traitement des factures est souvent déjà bien établi et facile à transposer dans une solution numérique de traitement des factures. C'est donc souvent la première étape que les organisations franchissent pour automatiser leur processus P2P. Une bonne intégration avec le système ERP réduit la copie manuelle des données, ce qui rend le processus moins sujet aux erreurs. En traitant les factures liées à une commande à l'aide de l'appariement des commandes, vous rendez le processus de traitement des factures encore plus efficace. Une intégration avec Peppol et un bon outil d'OCR permettent d'intégrer rapidement et efficacement les données de la facture dans votre logiciel.
purchase-to-pay Phase 3 : Processus numérique
Une fois que les bases sont en place et que vous avez acquis de l'expérience en matière de traitement numérique des factures, vous pouvez progresser vers un processus sans papier. purchase-to-pay Au cours de cette phase, vous ajouterez d'autres composantes du processus à votre processus numérique et au flux de travail que vous avez mis en place pour le traitement des factures. Pensez à lagestion des contrats, avec laquelle vous gérez de manière centralisée les contrats, qui sont souvent éparpillés dans les tiroirs et les armoires de votre bureau. Ou encore, ajoutez le traitement des réclamations à la solution existante de traitement des factures. En incitant le plus grand nombre possible de fournisseurs à envoyer des factures électroniques, vous rendez le processus encore plus efficace.
purchase-to-pay Phase 4 : Processus automatisé
Vous avez numérisé le processus P2P de votre organisation. Il est temps de poursuivre l'automatisation. En faisant approuver les achats à l'avance, plutôt qu'après coup lorsque la facture est déjà disponible, il est possible de faire correspondre automatiquement la facture et la demande d'achat. Vous pouvez également envisager d'exploiter davantage la gestion des contrats. Les contrats qui donnent lieu à des factures mensuelles récurrentes peuvent être facilement rapprochés, de sorte que vous n'avez pas besoin de voir la facture pour la location des locaux commerciaux si elle correspond aux accords. À ce stade, vous pouvez également examiner les parties du processus que vous pouvez externaliser. Si vous recevez plus de factures papier que vous ne le souhaitez, vous pouvez externaliser la numérisation et la reconnaissance de ces factures et vous recevrez toujours des factures que vous pourrez utiliser immédiatement et sans travail manuel.
Livre blanc
purchase-to-pay L'évolution du processus : de la numérisation à l'automatisation
Phase 5 : Ajustement continu
Il s'agit du stade le plus élevé qu'il est possible d'atteindre dans l'automatisation du processus P2P. Une fois ce stade atteint, le processus fonctionne avec un minimum d'opérations manuelles. Il est maintenant temps de se concentrer sur l'ajustement des processus et la gestion des exceptions. Pour ce faire, vous vous appuyez sur des rapports en temps réel, ce qui vous permet de contrôler et d'améliorer le processus en permanence. purchase-to-pay Et pour ces améliorations, vous disposez de nombreuses options au-delà du processus. Dans cette phase, vous pouvez envisager des outils de reporting, l'automatisation des processus robotisés, la signature électronique et le processus de commande jusqu'à l'encaissement.
Quelle que soit l'étape à laquelle vous vous trouvez, vous savez que l'objectif final est d'atteindre l'étape 5. La manière d'y parvenir n'est pas figée. Vous ne devez pas nécessairement franchir les étapes dans cet ordre. Chacun a son propre point de départ, mais en fin de compte le même objectif.
purchase-to-pay l'automatisation, c'est la prévoyance
Les erreurs et les méthodes de travail inefficaces se glissent dans votre processus plus rapidement que vous ne le pensez, alors restez vigilant et examinez régulièrement votre processus actuel. Vous envisagez d'automatiser votre processus ? Dans ce cas, il est judicieux de vérifier si le logiciel que vous choisissez peut évoluer avec vous. purchase-to-pay Surtout si vous commencez par l'automatisation, vous ne savez souvent pas encore exactement quels seront vos besoins dans quelques années. Un fournisseur de logiciels expérimenté peut vous aider à cet égard. Il vous prend par la main et vous conseille de manière proactive sur les mesures à prendre à court et à long terme. Vous vous demandez quelles mesures vous pouvez prendre ? Lisez alors leblog "De la numérisation à l'automatisation ; 3 mesures à prendre dans le processus P2P".
purchase-to-pay Vous souhaitez passer à un processus entièrement automatisé ?Ouvrez ce livre blanc et découvrez les mesures que votre organisation peut prendre.
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