Près de la moitié des entreprises de taille moyenne ont des problèmes avec les dépenses indirectes non gérées. C'est ce qui ressort d'une étude indépendante menée par DirectResearch auprès de plus de 200 professionnels de la finance et des achats. Dans ce blog, nous vous en dirons plus sur les inconvénients des dépenses indirectes non gérées et sur la manière dont de nombreuses entreprises envisagent de les améliorer.
Qu'est-ce qu'une dépense indirecte ?
Toute entreprise a des coûts indirects. Il s'agit de dépenses qui n'affectent pas "directement" un processus commercial primaire ou qui peuvent être attribuées à un produit, un achat ou un service spécifique. Pensez, par exemple, aux coûts énergétiques de votre immeuble de bureaux. Tous les services de votre organisation l'utilisent. Il n'est donc pas possible de les attribuer directement à un département.
Manque de visibilité et de contrôle
processus d’achatLes dépenses indirectes non gérées sont effectuées en dehors de la supervision du service des achats. Comme ces dépenses ne sont pas visibles, il est difficile de les contrôler. Cela peut entraîner des dépenses inutiles. Sans savoir où va l'argent.
Exemples de dépenses indirectes non gérées :
- Les abonnements à des magazines et à des services en ligne, que les employés achètent sans autorisation.
- Un employé va acheter un nouveau chargeur d'ordinateur portable au magasin.
- Les frais de téléphone et d'internet qui peuvent être plus élevés que nécessaire sans que personne ne vérifie.
- Les services liés aux installations, tels que le nettoyage et l'entretien, sont effectués sans l'intervention du service des achats.
- Commander quelques tracts, sans demander la permission au préalable.
Ne pas se tromper intentionnellement
Cela se produit souvent parce que les employés décident d'effectuer un achat de leur propre chef, sans supervision du service des achats. Bien entendu, les employés ne commettent pas d'erreurs intentionnelles. processus d’achat Il se peut qu'ils ne comprennent pas. Ou encore, parce qu'il faut beaucoup de temps pour acheter quelque chose de "petit" comme des produits de nettoyage, les employés prennent eux-mêmes des mesures.
Les dépenses indirectes non gérées coûtent cher
L'achat unique d'un petit objet ne fait souvent pas de mal. Mais si les dépenses indirectes non gérées sont structurelles, elles ne sont pas utiles à l'organisation. Si ces dépenses ne sont pas gérées correctement, les employés peuvent dépenser trop pour un nouvel ordinateur portable, par exemple, parce qu'il n'est pas acheté auprès d'un fournisseur habituel avec lequel des accords ont été conclus. Parce qu'il n'est pas acheté auprès d'un fournisseur habituel avec lequel des accords ont été conclus. Le fait d'ignorer les accords conclus peut entraîner des dépenses plus importantes que nécessaire.
L'absence de contrôle favorise également la fraude et le gaspillage. Par exemple, les employés peuvent engager des dépenses inutiles ou superflues. Des abus peuvent également se produire en soumettant des notes de frais incorrectes. Par exemple, en déclarant des dépenses personnelles qui ne sont pas liées au travail.
Les PME doivent encore contrôler les dépenses indirectes
Environ la moitié des entreprises de taille moyenne ont des problèmes de dépenses indirectes non gérées. Il est intéressant de noter que ce problème est plus répandu dans les PME que dans les grandes entreprises. La proportion de celles qui sont d'accord avec l'affirmation "les dépenses indirectes non gérées sont un problème dans mon organisation" est plus élevée dans les entreprises de taille moyenne.
En effet, près de la moitié des PME estiment que les dépenses indirectes non gérées constituent un problème, alors que ce n'est le cas que pour un peu plus d'un quart des entreprises.
La bonne nouvelle, c'est que la plupart des entreprises en sont conscientes et tentent d'y remédier. Heureusement, dans deux tiers des entreprises, le problème reçoit suffisamment d'attention.
Plus de la moitié des entreprises n'ont pas mis en place de processus d'amélioration
Il est clair que le contrôle des dépenses indirectes est une question importante pour les PME. Mais malgré le fait que le problème semble faire l'objet d'une attention suffisante, cette attention ne se traduit pas toujours par des actions concrètes. processus d’achat En fait, plus de la moitié des entreprises n'ont pas encore entamé de processus d'amélioration pour optimiser les dépenses indirectes.
Dans la moitié des entreprises où des processus d'amélioration ont lieu, les finances et l'informatique sont les parties prenantes les plus impliquées. Le service juridique est la partie la moins impliquée parmi les parties prenantes mentionnées.
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