Etude de cas Aeronamic : Accountview & Isah
"Le traitement des factures est désormais beaucoup plus rapide et efficace.
Après un rachat par la direction en 2004, l'entreprise de haute technologie Aeronamic, qui fournit des composants pour l'industrie aérospatiale, a continué à croître et à se développer. Le traitement des factures et toutes les opérations connexes prenaient de plus en plus de temps. Il fallait changer et améliorer les choses, explique IJsbrand Stoutenbeek, directeur financier. "Easy Invoice offre une meilleure prise en main, une plus grande efficacité, un délai d'exécution plus rapide et donc des économies.
"Notre entreprise est passée de 45 à 200 employés et dispose d'un bureau à l'étranger. Cela a également entraîné une augmentation du nombre de factures. Depuis l'introduction du progiciel, le collaborateur du service financier a la possibilité d'effectuer d'autres tâches en parallèle. Le temps de traitement des factures est devenu beaucoup plus court", explique M. Stoutenbeek, qui parle volontiers des avantages du progiciel Easy Invoice.
Traitement des factures pour l'industrie aéronautique
Aeronamic conçoit, développe, fabrique, fournit et entretient des turbomachines, des systèmes entraînés par moteur et des pièces de très haute précision pour l'industrie aérospatiale. "Nous sommes spécialisés dans les pièces à rotation rapide (roues de turbines et roues à aubes). Ces produits se retrouvent dans les systèmes de climatisation des avions et dans les moteurs de démarrage".
Aeronamic faisait autrefois partie d'Urenco, mais a fait l'objet d'un rachat par la direction en 2004. Depuis lors, Aeronamic a réussi à prendre de l'ampleur. Fin 2016, Aeronamic a même décroché un contrat de plusieurs millions de dollars pour la maintenance du F-35.
Logiciels pour les PME
Aujourd'hui, l'entreprise n'est plus seulement implantée aux Pays-Bas, mais elle a étendu ses ailes au-delà des frontières. Stoutenbeek : "Nous avons franchi cette étape en 2010. Nous avons commencé modestement en louant un hall à Sibiu en Roumanie, nous y avons installé un certain nombre de machines et nous avons démarré avec une poignée d'employés. Depuis, nous sommes passés à 60 employés en Roumanie."
Avec la croissance, la méthode traditionnelle de traitement des factures ne suffisait plus. Stoutenbeek : "Nous aurions pu continuer pendant un certain temps avec l'ancien système qui prenait beaucoup de temps, mais il est bon d'anticiper et de passer à temps à un système qui automatise toutes les opérations, depuis la réception de la facture jusqu'au paiement. Tant ici qu'en Roumanie.
"Nous travaillons avec des langues, des devises et des règles de TVA différentes. Tout cela est bien couvert par Easy Invoice".
C'est dans cette optique que M. Stoutenbeek a cherché de bons fournisseurs. Il a fini par choisir Easy Systems. "De nombreux fournisseurs de logiciels se concentrent sur les multinationales dotées d'un grand département financier, alors que nous sommes une PME. Easy Invoice, le progiciel d'Easy Systems, m'a séduit. L'entreprise a fait ses preuves, son progiciel s'intègre parfaitement à nos systèmes existants, Isah en combinaison avec Accountview, et le rapport qualité/prix est tout à fait correct.
Du fait de notre implantation en Roumanie, nous sommes confrontés à des langues, des devises et des règles de TVA différentes. Ces questions sont toutes bien couvertes par ce logiciel". Le logiciel comprend également un outil d'OCR. "Il scanne et reconnaît le texte. Non seulement le néerlandais et l'anglais, mais aussi le roumain. Une grande valeur ajoutée pour nous.
Mise en œuvre rapide
La première étape a consisté à s'asseoir ensemble pour identifier les besoins. Stoutenbeek : "Nous nous sommes tout de suite sentis à l'aise. D'habitude, un commercial et un consultant en informatique viennent pour un entretien, mais il n'y avait qu'un commercial qui connaissait les tenants et les aboutissants, qui était bien informé et qui réfléchissait au processus administratif. Je me suis dit : si celui-là en sait déjà autant, alors je suis sûr de moi.
Après l'étude de définition, la mise en œuvre a suivi dans les deux mois. "À ce stade, nous étions déjà bien familiarisés les uns avec les autres, et tout s'est donc déroulé très rapidement. Les lignes de communication étaient courtes, et si nous avions des questions, on y répondait rapidement et efficacement. Et si nous rencontrions un problème, il était résolu en peu de temps".
Plus de contrôle sur le traitement des factures
Les avantages d'Easy Invoice sont considérables, déclare M. Stoutenbeek. "Le processus est beaucoup plus efficace et permet donc de réduire les coûts. Les choses sont plus faciles et plus rapides à trouver, nous utilisons beaucoup moins de papier et l'audit est également plus rapide.
Il donne un exemple : "Avant d'utiliser Easy Invoice, nous n'introduisions les factures dans le système que lorsque les marchandises étaient arrivées. Imaginez : vérifier dix fois si la marchandise est déjà arrivée. Autant de temps perdu. Aujourd'hui, une facture est scannée et le système vérifie lui-même si les marchandises sont déjà arrivées. Et si la facture n'est pas approuvée dans un certain délai, le système continue d'envoyer des courriels de rappel à la personne qui doit le faire. Le résultat positif est que le responsable financier a maintenant de la place pour effectuer d'autres tâches à côté, tandis que le nombre de factures a également augmenté."
"Le responsable des finances a désormais de l'espace pour s'occuper d'autres tâches, alors que le nombre de factures a augmenté".
Les avantages s'appliquent également à la succursale en Roumanie, où l'organisation et le nombre de factures d'achat augmentent rapidement. "Auparavant, nous avions moins de visibilité sur les personnes qui approuvaient et les factures se perdaient parfois. Tout cela appartient désormais au passé. Comme nous avons une meilleure vision du flux de factures en Roumanie, nous avons beaucoup plus de contrôle. Nous pouvons mieux contrôler le processus de passation des marchés. Easy Invoice nous a beaucoup aidés à cet égard.
Traiter également les demandes d'indemnisation par voie numérique
M. Stoutenbeek se souvient de l'ensemble du processus avec un sentiment positif. "Les lignes de communication courtes, l'attention portée au client et la connaissance du contenu par les collaborateurs d'Easy Systems sont un atout majeur. Nous sommes plus que satisfaits."
Nous avons tellement apprécié cette collaboration qu'Aeronamic explore maintenant Easy Expense, l'outil de déclaration de frais d'Easy Systems. "Avec la croissance de notre entreprise, les notes de frais et le contrôle des coûts augmentent. Nous devons donc agir dans ce domaine également."