Welke stappen kun je nu concreet zetten om van een digitaal purchase to pay proces naar een geautomatiseerd purchase to pay proces te gaan? Dit verschilt per organisatie, aangezien ieder bedrijf zijn eigen processen en zijn eigen specifieke behoeften heeft. Organisaties met weinig declaraties hoeven dit onderdeel niet als eerste aan te pakken als er op andere vlakken meer winst te behalen valt. Er is dan ook geen one-size-fits-all aanpak die we hier kunnen presenteren, maar we kunnen wel denkrichtingen meegeven voor vervolgstappen. Dit doen we aan de hand van ons P2P maturity model dat bestaat uit vijf fases.
Een gedigitaliseerd proces voor inkomende factuurverwerking
Stel, je hebt het factuurverwerkingsproces goed ingericht. De autorisatie workflow staat als een huis, er is een hoogwaardige koppeling met het ERP systeem die informatie uitwisselt waardoor facturen gematcht kunnen worden aan ontvangsten en dus niet meer handmatig goedgekeurd hoeven te worden. Ook heb je jouw leveranciers laten weten dat je facturen het liefste als data ontvangt, oftewel als e-factuur, die je veel eenvoudiger kunt verwerken dan pdf of, erger nog, papier.
Al een hele mooie stap, toch? Maar er is nog zoveel meer mogelijk. Waar je verder naar zou kunnen kijken is hoe je het proces voorafgaand aan een factuur kunt optimaliseren. Een factuur is namelijk altijd een resultaat van iets anders.
1. Automatische contractmatching
Als je gaat automatiseren wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk handmatige handelingen verdwijnen en zoveel mogelijk dingen vanzelf gaan. Terugkerende processen lenen zich erg goed voor automatisering. Elke organisatie heeft te maken met maandelijks terugkerende facturen, denk aan een huurcontract waarvoor elke maand hetzelfde bedrag betaald moet worden. Als de factuur overeenkomt met de bedragen in het contract, dan hoef je deze eigenlijk niet te zien als budgethouder. Zonde van je tijd.
Sneller en makkelijker is het om die factuur automatisch te matchen aan het betaalplan van een contract. Hier staat in welke facturen met welk bedrag je in een bepaalde periode kunt verwachten. Vervolgens wordt de inkoopfactuur automatisch vergeleken met het betaalplan van het contract en bij een match wordt de factuur direct goedgekeurd, zodat je er zelf geen omkijken meer naar hebt.
Whitepaper
De evolutie van het purchase to pay proces: van digitaliseren naar automatiseren
2. Inkopen vooraf goedkeuren
Een inkoopfactuur goedkeuren komt pas nádat de inkoop gedaan is. Er is dus al een verplichting aangegaan, ook als de inkoop eigenlijk niet helemaal gewenst was omdat er bijvoorbeeld geen budget meer was. Of omdat het niet besteld is bij een leverancier waar al afspraken mee gemaakt waren. Als de verplichting al is aangegaan, valt er niets meer aan te doen, behalve de betrokken personen hierop aanspreken. Uiteraard gaat dit ook vaak goed, maar in alle gevallen heb je met deze werkwijze nog wel de beperking dat je pas inzicht hebt in de kosten als de factuur binnen is.
Door je inkoopmanagement te automatiseren haal je het autorisatieproces naar voren: de inkoopaanvraag wordt eerst intern goedgekeurd, voordat de verplichting aangegaan wordt. Na goedkeuring wordt de bestelling geplaatst en zodra de inkoopfactuur binnenkomt hoeft deze, als deze matcht met de inkooporder, niet meer handmatig goedgekeurd te worden. Je hebt dan ook gelijk de kosten inzichtelijk vanaf het moment dat iemand een inkoopaanvraag doet en niet pas als het al te laat is.
3. Continu meten en verbeteren
Als je alle - voor jouw organisatie relevante - stappen van het P2P maturity model hebt doorlopen, zijn de meeste handmatige werkzaamheden binnen het purchase to pay proces geautomatiseerd.
Met de tijd die je overhoudt kun je ook naar omringende administratieve processen kijken. Kijk bijvoorbeeld of je ook het order to cash proces kunt optimaliseren. Of duik in de mogelijkheden van Robotic Process Automation om andere repetitieve administratieve werkzaamheden te automatiseren. Je hebt nu ook een continue stroom aan data tot je beschikking. Door inzichten uit deze data te halen, ben je beter in staat om de uitzonderingen in het proces te controleren en financiële processen te optimaliseren. En in plaats van achteraf te rapporteren, ben je dankzij realtime data in staat om voorspellingen te doen en sneller bij te sturen.
Data analyse en dashboarding zijn bovendien niet alleen interessant voor je eigen afdeling. Door financiële data te combineren met bijvoorbeeld verkoop- en inkoopcijfers, kun je een centrale rol spelen en de hele organisatie van informatie en (financieel) strategisch advies voorzien. En dat allemaal dankzij het automatiseren van je P2P proces.
Wil je toewerken naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay proces? Open onze whitepaper en lees meer over welke stappen jouw organisatie kan zetten.
|
|
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!