Purchase to pay
Automatiseer jouw complete proces

Binnen organisaties worden bestellingen vaak door veel medewerkers van verschillende afdelingen ingekocht en ontbreekt het aan onderlinge afstemming. Bestellingen worden via e-mail of telefonisch geplaatst bij uiteenlopende leveranciers, zonder dat er een gedegen registratie en controle plaatsvindt in een systeem. Met een purchase to pay oplossing leggen alle aanvragen een gestructureerde route af door het systeem. Hierbij is de procesvoortgang altijd inzichtelijk en worden inkopen áltijd gecontroleerd. Er worden geen ongeoorloofde uitgaven meer gedaan. Ook kan ervoor gezorgd worden dat goederen en/of diensten bij de juiste leveranciers, voor de juiste prijs en onder de juiste voorwaarden worden besteld. Zo kunnen ook contractueel vastgelegde afspraken en kortingen optimaal worden benut.

Onderzoek leert dat er gemiddeld € 11,20 per factuur bespaard kan worden door deze geautomatiseerd te verwerken en te matchen. Dit staat gelijk aan een besparing van 64%. Feit is dat het automatiseren van het purchase to pay proces altijd directe kostenbesparingen met zich mee brengt door het reduceren van handmatige activiteiten en fysieke papierstromen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het bedingen van inkoopkortingen door slimmer inkopen.

Door het invoeren van een verplichtingenadministratie wordt het zicht op de uitstaande verplichtingen naar voren gehaald. De organisatie behoudt zo een actueel en volledig inzicht in de status van aanvragen, bestellingen, (nog te) ontvangen facturen en de actuele budgetten.

Een geautomatiseerd systeem biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen en voorkomt onnodige discussies. Het is direct duidelijk welke afspraken er gelden voor het plaatsen van bestellingen en wat ieders rol is in het proces.

Bij het inkopen van goederen en diensten bij leveranciers speelt er meer dan puur de logistieke afhandeling van de transactie. In dat kader wordt er steeds vaker gesproken van ketenintegratie. Door het maken van goede afspraken kan het verwerkingsproces vergaand worden geautomatiseerd, waarmee frustraties en discussies worden voorkomen. Een geautomatiseerd verwerkingsproces, waarbij facturen digitaal of elektronisch worden aangeleverd en automatisch worden gematcht met openstaande orders, leidt direct tot eerdere betaalbaarstelling in uw financiële systeem. Dit biedt voordelen voor beide partijen.

Door het digitaal opslaan en uitwisselen van gegevens raken er geen aanvragen meer uit het zicht, facturen kunnen niet meer zoekraken en bestellingen zijn  direct terug te vinden in het digitale archief. De jaarlijkse accountantscontrole verloopt ook sneller aangezien de complete audit trail direct kan worden geraadpleegd.

Steeds meer organisaties stellen zichzelf doelen om groener en duurzamer te ondernemen. Het digitaliseren van het P2P proces kan hierin een grote bijdrage leveren door het elimineren van papierstromen, het verminderen van energieverbruik van printers en archiefruimte en het logistieke vervoer van documenten.