Digitale factuurverwerking
Digitale factuurverwerking transformeert de manier waarop bedrijven hun factuurverwerkingsprocessen beheren. Door digitale factuurverwerking kunnen organisaties sneller reageren op facturen, de nauwkeurigheid in het proces verbeteren en de toegankelijkheid van factuurgegevens vergroten.
Wat is digitale factuurverwerking?
Digitale factuurverwerking is het omzetten van papieren facturen naar digitale formaten waarmee het proces van handmatige goedkeuring naar digitaal accorderen verschuift. Het vereenvoudigd het proces, verbetert de nauwkeurigheid en versnelt de reactietijd op facturen voor bedrijven.
Het proces maakt gebruik van technologieën zoals scan en herken software, data-extraxtie en workflows voor digitaal accorderen om facturen efficiënt te verwerken en te archiveren.
Hoe werkt digitale factuurverwerking?
Digitale factuurverwerking begint met het digitaliseren van papieren facturen met behulp van scan en herken software, of het ontvangen van digitale facturen, zoals pdf facturen per e-mail die ook gescand worden. De informatie op al deze facturen wordt met behulp van OCR (Optical Character Recognition) geëxtraheerd en in de juiste systemen gezet.
Vervolgens worden facturen ter goedkeuring voorgelegd aan de verantwoordelijke medewerkers. Dit gaat op basis van een vastgelegd procuratieschema, waarbij budgethouders via het systeem facturen digitaal accorderen. Na goedkeuring wordt de factuur klaargezet voor betaling.
Digitaal archief
Raak nooit meer een factuur kwijt en verminder ook de tijd die je kwijt bent aan een accountantscontrole.
Foutenreductie
Verminder menselijke fouten doordat handmatig overnemen van gegevens verleden tijd is.
Tijdbesparing
Gegevens handmatig overnemen is tijdrovend. Met scan en herken software is die papieren factuur zo omgezet.
Wat is het verschil tussen digitale factuurverwerking en automatische factuurverwerking?
Het verschil tussen digitale factuurverwerking en automatische factuurverwerking ligt in de mate van automatisering. De termen worden veel door elkaar gebruikt alsof ze uitwisselbaar zijn, maar er is wel degelijk een groot verschil tussen de twee.
Digitale factuurverwerking betreft het omzetten van papieren facturen naar een digitaal formaat met behulp van scan en herken software. Het is dus de stap van papier naar pdf waarmee het verwerkingsproces digitaal gemaakt wordt.
Het proces van digitale factuurverwerking kan ook nog wel degelijk handmatige tussenkomst vereisen voor bepaalde taken, zoals het digitaal accorderen of gegevens op de factuur controleren aan de hand van gegevens in een ander systeem.
Automatische factuurverwerking daarentegen gaat flink verder. Door gebruik te maken van slimme software om het gehele proces van factuurontvangst tot klaarzetten voor betaling te automatiseren, inclusief het matchen van facturen met inkooporders en de gegevensuitwisseling tussen systemen. Automatische factuurverwerking maximaliseert efficiëntie en minimaliseert menselijke fouten.
Digitale factuurverwerking is eigenlijk de opstap naar automatische factuurverwerking.
Moet je wel aan digitale factuurverwerking beginnen?
Als je het verschil tussen digitale en automatische factuurverwerking kent, dan lijkt digitale factuurverwerking misschien niet zo'n goed idee meer. Maar begrijp goed dat je een papieren proces niet kunt automatiseren, automatiseren kan simpelweg niet zonder digitaliseren. Organisaties die nog een sterk papiergedreven en handmatig proces hebben, starten dan ook vaak met digitaliseren om daarna verder te gaan met automatiseren.
Lees meer over het verschil tussen handmatige en digitale factuurverwerking »
