Digitaliseren vs. automatiseren: zó win je tijd en boek je meer omzet

"Digitale factuurverwerking is de eerste stap, automatische factuurverwerking de tweede", zegt Maaike van Roomen, Sales Executive bij Easy Systems. "De eerste stap, van papier naar pdf, is zo gemaakt. Maar met het volledig automatiseren van de gehele inkomende facturenstroom zet je pas écht stappen.

Vaak beseffen bedrijven nog niet hoe belangrijk het is om je financiele software leverancier zó te selecteren dat hij niet alleen met je huidige behoeften, maar ook met die van over enkele maanden of jaren mee kan. Daar goed rekening mee houden is denk ik wel het belangrijkste advies dat ik geven kan. Bovendien weet je als bedrijf, dat voor het eerst kennismaakt met financiele automatisering op dit gebied, vaak nog niet precies wat je behoeften zijn over enkele jaren. Een goede software leverancier kan dan proactief uit zijn ruime ervaring met andere klanten putten en zijn kennis en kunde hierover met je delen."

Kan jouw financiele software leverancier, ook over een aantal jaren, voorzien in je behoeften?

"Vooral in de eerste maanden nadat men inkoopfacturen gedigitaliseerd heeft, valt er intern vaak een last van de schouders. De druk wordt minder en zaken komen als vanzelf in een flow. En dan merken wij, dat bedrijven willen weten wat er nog méér kan: de stap van digitale factuurverwerking naar automatische factuurverwerking volgt dan als vanzelf.

We spreken overigens nogal eens bedrijven die teleurgesteld zijn omdat de software leverancier die ze in eerste instantie gekozen hebben, wel de factuurwerking kan digitaliseren maar ze niet verder kan helpen in de stap naar volledige automatisering van de factuurverwerking. Daar bedoel ik bijvoorbeeld mee dat facturen automatisch worden opgehaald uit de inbox, gematcht worden aan het juiste contract of inkoopordernummer en vervolgens op de goede grootboekrekening worden geboekt. Zo is ons financieel softwarepakket bijvoorbeeld prima in staat om notificaties (en eventueel herinneringen daarvan) naar de juiste collega te sturen zodat intern de juiste acties worden ondernomen", aldus Maaike. "Kijk dus goed of jouw financiele software met je mee kan groeien en stel ook vragen om te ontdekken of je potentiële leverancier ervaring heeft in dat verregaande automatiseringsproces."

Minder handmatige factuurverwerking handelingen, meer tijd voor échte groei

"Hoger doel is natuurlijk om steeds minder inkoopaanvragen, inkoop facturen en contracten over te houden die om handmatige aandacht vragen. De financiele software die je kiest moet dan in staat zijn om een 3-way match te maken, in gewoon Nederlands: een match tussen de inkooporder, de ontvangstregistratie en de inkomende factuur. En, eerlijk is eerlijk, er zijn er maar weinig die dát kunnen", aldus Maaike.

"Hetzelfde geldt overigens voor het matchen van contracten. Denk bijvoorbeeld aan een huurcontract waarin staat omschreven dat er elke maand, voor een periode van een jaar, € 1.000,- wordt gefactureerd. Wanneer je financiele software in staat is om de binnenkomende factuur te matchen met het contract waarin de gemaakte afspraken zijn opgenomen, dan vindt er, mits er geen afwijkingen zijn, automatische verwerking plaats. Om het nog makkelijker te maken, is het mogelijk om bijvoorbeeld toleranties in te bouwen. Onder meer door een bepaald bedrag of percentage aan afwijking toe te staan. Je kunt je voorstellen dat dit alles de druk op de budgethouder en de mensen van finance direct verlaagd. Het gevolg? De tijd die overblijft kan voor andere, meer zinvolle activiteiten worden ingezet."

De digitale medewerker

"Ik vind het ook mooi om te merken dat er, bij groei van een organisatie, steeds meer nagedacht wordt over wélke arbeidskrachten er worden ingezet. Het is niet langer de standaard om direct een nieuwe medewerker aan te nemen als er behoefte is aan meer spankracht. Men kijkt in toenemende mate ook naar de mogelijkheden van digitale arbeidskrachten, software dus. Tel bij dit bewustzijn de ontwikkelingen rondom PEPPOL, XML etc. op en je ziet dat de toekomst volop automatiseringskansen biedt", vertelt Maaike.

"Maar, even terug naar de kern, zorg dat je kiest voor de juiste software  leverancier. Want het begint misschien bij het digitaliseren van de factuurverwerking, maar vervolgens moet ook de complete automatiseringsslag goed ingezet kunnen worden. Bij Easy Systems is dat, door inzet van financiele software die we overigens helemaal zelf ontwikkelen, al ruim 15 jaar onze core business. Dit doen we ook op internationaal vlak. Dat is trouwens nog een tip om over na te denken, hoeveel ervaring heeft jouw financiele softwareleverancier met geautomatiseerde factuurverwerking voor je klanten en vestigingen in het buitenland? Misschien heb je ze nu nog niet, maar wat niet is…"