Handmatige, papier gedreven processen zijn nu, meer dan ooit, niet meer werkbaar voor organisaties. 2020 heeft de vinger op de zere plek gelegd van manuele, papieren processen. Met al dat thuiswerken heb je wel een probleem als facturen en bijbehorende documenten op kantoor liggen. Automatisering van financiële processen heeft zijn nut nog eens extra bewezen. Veel organisaties hebben dan ook flinke stappen gemaakt op het vlak van digitalisering om te voorkomen dat processen langdurig stilliggen. Als je niet wilt dat processen stagneren zodra collega's vanaf een andere plek dan kantoor werken, dan moet je iets ondernemen.
En waar de ene organisatie een flinke groei mocht doormaken als gevolg van COVID-19, had de ander te maken met kostenbesparingen om te kunnen overleven. In beide gevallen helpt automatiseren van het purchase to pay proces dit op te lossen. Automatiseren helpt om met hetzelfde aantal mensen meer werk aan te kunnen, of - als je juist moet besparen - om het werk sneller gedaan te krijgen waardoor je tijd overhoudt voor andere zaken.
In plaats van uitzoeken waar een factuur gebleven is, kun je als financieel professional je bijvoorbeeld focussen op optimaliseren van processen. Een budgethouder die altijd bij specifieke facturen langer voor goedkeuring nodig heeft? Die kun je helpen uit te zoeken waarom dat zo is. Een groot verschil met handmatige processen die veelal op papier gebaseerd zijn.
Whitepaper
Je purchase to pay proces automatiseren in de cloud? Dit zijn de voordelen
Juist nu zijn financiële processen in de cloud meer gewild dan ooit
Wanneer je purchase to pay processen gaat automatiseren, is het verstandig om je gekozen oplossingen onder te brengen in de cloud. Juist nu! In dit blog de belangrijkste voordelen die je direct ervaart van purchase to pay processen in de cloud op een rij.
Sneller aan de slag
Wie nieuwe software nodig heeft, is afhankelijk van de expertise van de interne IT-afdeling. Dat maakt het niet altijd zo eenvoudig om een project snel te starten als je voor een on-premise oplossing kiest. De IT-afdeling beheert de eigen servers en daar kan de leverancier niet zomaar bij. Voor je het weet ben je een paar maanden verder. Je bent er wel bij gebaat als je snel van de software gebruik kunt maken, en met een cloudoplossing kan dat ook. Met een oplossing in de cloud ben je minder afhankelijk van je IT-afdeling. De oplossing wordt tenslotte geïnstalleerd op servers die door de leverancier worden beheerd. Dan kun je ook snel profiteren van de voordelen die een geautomatiseerd proces met zich meebrengt en je IT-afdeling heeft, ook na de implementatie, geen beheertaken aan de server waarop de software geïnstalleerd staat.
Lagere opstartkosten
Cloud wordt steeds meer de norm en niet zonder reden. Waar je bij een on-premise oplossing de investering grotendeels ineens moet doen, spreid je deze kosten bij een cloudoplossing. De opstartkosten zijn veel lager. En dat is, juist nu, voor veel organisaties ideaal. Je profiteert namelijk wél direct van alle voordelen die een geautomatiseerd purchase to pay proces met zich meebrengt. Ter vergelijk: wanneer je kiest voor een on-premise oplossing, kan het maanden duren voordat je de investering hebt terugverdiend, terwijl je bij een cloudoplossing de kosten spreidt. Stel dat je nú kosten moet besparen, wat door COVID-19 voor veel organisaties realiteit is, dan heb je met lagere opstartkosten direct een kostenvoordeel en hoef je niet maanden te wachten.
Altijd en overal toegang tot data
Thuiswerken is heel normaal geworden; de meeste organisaties hebben zich snel aangepast. Sommige merkten dat met het thuiswerken hun factuurverwerkingsproces ineens stil kwam te liggen. Met een cloudoplossing kun je daarin voorzien, want dan is de oplossing en de data die je wilt zien altijd toegankelijk vanaf iedere locatie, zolang je maar een internetverbinding hebt. Je bent ook niet gebonden aan een apparaat omdat een cloudoplossing crossplatform is: je kunt naadloos wisselen van apparaat. Een on-premise oplossing is niet per definitie vanaf elke locatie of elk device te benaderen. Dat hangt af van hoe je interne IT-afdeling het heeft ingericht. Met een cloudoplossing kun je nú je processen weer op gang brengen en ben je voorbereid op een toekomst waarin thuiswerken een blijvertje is.
Gemak en duidelijkheid
Het is al niet leuk als er een probleem is, maar het valt ook niet altijd mee om te bepalen waar je nou terecht kan met je probleem. Meld je je bij je eigen IT-afdeling of juist bij de softwareleverancier? In beide gevallen loop je de kans dat je precies verkeerd zit. Met je purchase to pay proces in de cloud heb je één aanspreekpunt voor alles wat met die oplossing te maken heeft, namelijk de softwareleverancier. De softwareleverancier beheert de oplossing én de cloud infrastructuur, bij voorkeur met realtime monitoring zodat problemen al opgelost zijn vóór je er hinder van ervaart. En loop je toch ergens tegenaan, dan weet je precies waar je terecht kunt, namelijk bij de softwareleverancier. Wel zo gemakkelijk en duidelijk.
Purchase to pay vanuit de cloud,
juist nu maar ook voor de toekomst
Met deze voordelen die je direct al kunt benutten is een purchase to pay proces in de cloud een hele verstandige stap. Daar blijft het echter niet bij. Ook op de langere termijn zul je voordelen van werken in de cloud ervaren.
Wil je meer weten?
Ik heb de belangrijkste voordelen van cloud voor je op een rijtje gezet in een whitepaper. Deze kun je hier downloaden.
Esther
Witten
Contentspecialist
Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.