Waarom de financiële afdeling juist nú moet automatiseren

2020 en 2021 gaan, op zijn zachtst gezegd, de boeken in als bewogen jaren en hebben ook hun stempel gedrukt op financiële afdelingen. De noodzaak tot het automatiseren van je financiële processen is misschien wel groter dan ooit. 

Ga eens na, hoeveel inzicht heb je nu eigenlijk met een papieren proces? De cijfers die je beoordeelt gaan altijd over het verleden. 

Terwijl je juist nu actueel inzicht in kosten en verplichtingen wilt hebben. Omdat het misschien wel wat minder gaat met je organisatie, of juist heel goed. En je met meer (real-time) inzicht je directie sneller en beter van advies kunt voorzien. In dit blog leg ik uit waar het automatiseren van je financiële processen aan kan bijdragen.

Thuiswerken mogelijk maken

Een papieren proces neem je niet zo eenvoudig mee naar huis. Los van het feit dat het niet wenselijk is om papieren administratie door teamleden mee naar huis te laten nemen, zit je nog met de nieuwe facturen die per post op een onbemand bureau terecht komen. Met een geautomatiseerd proces kun je werken vanaf elke willekeurige locatie met een internetverbinding. En daarmee stel je de doorloop van processen veilig.  

Zeeman heeft recent het factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en heeft het papieren proces nog vers in het geheugen. Hans van Krieken, manager FA, vertelde in dit kader: “Net als zoveel andere organisaties, zijn wij als financiële afdeling van Zeeman thuis aan het werk. We zijn heel erg blij dat we ons proces nu geautomatiseerd hebben, anders hadden we in deze situatie niets meer gekund.”

HITEC Power Protection heeft op de vestiging in Nederland de purchase to pay processen geautomatiseerd en ziet goed het verschil met de vestiging in Engeland waar het nog manuele processen zijn. Nicky Klein, controller, vertelde hierover: “De pandemie maakt het verschil tussen manuele en geautomatiseerde processen en de noodzaak van digitalisatie binnen onze organisatie heel duidelijk. Mijn collega’s in Engeland moeten nog regelmatig naar kantoor om documenten op te halen of te scannen. In Nederland kunnen we alle werkzaamheden rondom de factuurverwerking volledig vanuit huis doen.”

Ambuce Rescue Team uit België had nog een volledig papieren proces toen zij vanuit huis moesten werken. Peter Annemans, CFO, blikt terug: “Toen Covid-19 België bereikte, kwam de factuurverwerking tot een plotselinge stilstand. Reden om - met enige spoed - op zoek te gaan naar een oplossing.  

Bezuinigingen opvangen

Misschien heb je vanwege tegenvallende bedrijfsresultaten wel afscheid moeten nemen van één of meer teamleden. Het feit dat je dit besluit jammer genoeg moest nemen, betekent niet dat er minder werk is op je afdeling. Hoe ga je dat opvangen? Je had die paar handen niet voor niets natuurlijk en het werk blijft niet liggen. Het automatiseren en daardoor optimaliseren van processen biedt uitkomst, omdat de doorstroom van je processen niet meer afhankelijk is van handmatige acties.

Besparen van kosten

Als je moet bezuinigen, dan klinkt het investeren in het automatiseren van je processen misschien niet logisch. Maar denk eens aan vroege betalingskortingen die je ineens wel kunt incasseren doordat het proces veel sneller verloopt. Door de juiste KPI’s te gebruiken kun je aantonen dat de investering meer dan de moeite waard is. Zo heeft HITEC Power Protection bijvoorbeeld een tijdsefficiëntie gerealiseerd van ruim 1 fte en Morssinkhof Groep zelfs 2 fte. Daar komt nog bovenop dat ook budgethouders door de overgang van een papieren naar een digitaal proces meer tijd overhouden en zich kunnen focussen op het primaire proces, wat juist nu zo hard nodig is.

Opvangen van explosieve groei

Waar sommige branches de klappen van de crisis aan het verwerken zijn, moesten andere branches juist een explosieve groei opvangen, zoals online webwinkels, tuincentra of bouwmarkten. En als de organisatie groeit, dan merk je dat ook op de financiële afdeling: meer inkopen, contracten en facturen. In plaats van het inzetten van extra personeel kun je het extra werk dat deze groei met zich meebrengt ook goed opvangen met automatiseren. Zo kon Bercomex bijvoorbeeld 15% meer facturen verwerken in dezelfde tijd.

Nu aan de slag met automatisering

Moet jouw organisatie ook kosten besparen, juist een enorme groei opvangen of simpelweg  financiële processen weer op gang brengen? Dan is het nu hét moment om in de mogelijkheden van automatisering te verdiepen.