Het behaalde resultaat van automatiseren
Toen ik in 2016 bij HITEC Power Protection ging werken was één van mijn eerste taken het ondersteunen van de accountantscontrole. Toen heb ik aan den lijve ondervonden hoeveel tijd het opzoeken van documentatie en het tonen van de audit trail in beslag nam. Het werd al tijdens de implementatie en testfase duidelijk dat het verzamelen van alle documenten en de bijbehorende audit trail die de accountant wilde inzien, een stuk efficiënter zou gaan worden.
We hebben een overduidelijke tijdsefficiëntie behaald. Waar voorheen 2 fte volledig aan factuurverwerking besteed werd, is dat nu 0,8 fte. De vrijgekomen tijd wordt besteed aan verbeterprojecten en het werken aan de kwaliteit van processen. Er is nu tijd om daarop te focussen en dat is een mooie winst. Dit heeft het soort werk op de financiële afdeling ook veranderd; de vele manuele handelingen hebben plaatsgemaakt voor controlewerkzaamheden en verder optimaliseren van de financiële processen.
De vervolgstap
Wij hebben nog volop plannen voor de toekomst. Zelf ben ik momenteel bezig met de uitrol van automatisering van deze processen bij onze vestiging in Engeland. Daarbij zijn we ook bezig om andere processen te digitaliseren en automatiseren. Denk aan declaratieverwerking, waarin wij onder andere aan de slag willen met creditcarduitgaven en gedigitaliseerde declaratieverwerking, zodat met name onze medewerkers die veel in het buitenland zijn, eenvoudiger kunnen declareren.
Dit heeft ook als voordeel dat onze kosten sneller toegekend kunnen worden aan de projecten. Naast tijdsefficiëntie voor de medewerker, die sneller zijn declaratie krijgt uitbetaald, levert het ook een verbetering op in de inzichtelijkheid van de resultaten van de projecten.
Zodra Engeland live is met de oplossing voor het inkoop- en factuurverwerkingsproces, gaan we ook kijken naar onze vestigingen in andere landen. Stapsgewijs, want het moet wel behapbaar blijven.
De toekomst voor Finance
Het is heel leuk om verder te kijken en na te denken over wat je in de toekomst nog zou willen bereiken binnen deze financiële processen. Door te automatiseren krijg je de tijd om meer over de toekomst na te denken en verder vooruit kijken. Je hebt er meer tijd voor, maar je hebt ook meer data tot je beschikking.
Data analyse is wat mij betreft echt de volgende stap voor Finance. Data analyseren, terugkijken naar het verleden en daarmee de toekomst verbeteren. Ik denk dat de Financial van de toekomst voornamelijk bezig gaat met data analyses en het verder optimaliseren van financiële processen, maar ook alle andere processen binnen de organisatie. Data, en hoe we hiermee omgaan, is wat mij betreft de toekomst en zal een steeds grotere rol gaan spelen in het succes van een organisatie.
