La numérisation du processus de règlement des sinistres : quelles sont les économies réalisées ?
Partie 1 - Économiser sur le dépôt des demandes d'indemnisation
En numérisant le processus de demande d'indemnisation au lieu de le faire sur papier, vous économisez du temps et de l'argent. Mais combien pouvez-vous économiser ? Le processus de déclaration se compose de trois flux de processus. Des économies peuvent être réalisées sur chacun d'entre eux. Dans une série de blogs, nous examinerons le processus du point de vue du demandeur, du gestionnaire/responsable du budget et du service financier. Ce blog se concentre sur le processus du déclarant : la soumission des déclarations.
Le processus de déclaration du point de vue du déclarant
Tous ceux qui ont déjà soumis une demande d'indemnisation sur papier savent que c'est très fastidieux. Vous devez remplir un formulaire papier, y agrafer le bon reçu, tout copier au cas où il serait perdu et soumettre le tout à votre gestionnaire.
Lorsqu'il s'agit de projets de longue durée à l'étranger, il faut envoyer toutes les déclarations au bureau par la poste, comme c'était le cas chez Pont Packaging.
Vous conservez souvent vos reçus jusqu'à la fin du mois ou du trimestre et vous vous retrouvez soudain avec une masse considérable de documents à classer. Cela vous fait perdre beaucoup de temps, car les reçus que vous avez conservés pendant une longue période sont souvent plus difficiles à lire. Sans parler du fait que vous ne vous souvenez jamais exactement à quoi correspondait le reçu. Vous devez tenir votre agenda et puiser dans votre mémoire pour remplir tout cela le plus précisément possible. C'est alors que commence l'attente du remboursement des frais engagés.
Une semaine plus tard, vous vérifiez auprès de votre responsable s'il a déjà examiné le dossier et vous essayez de suivre l'évolution de la situation. Plus le délai est long, plus le risque est grand que vous finissiez par oublier que vous avez soumis cette demande.
Par déclaration, ce processus coûte au déclarant 10 minutes*.
Faciliter l'introduction des demandes d'indemnisation de manière à ce que les collègues s'en chargent immédiatement
Le traitement automatisé des demandes d'indemnisation facilite les choses
Soumission numérique des demandes
Ce processus est très différent lorsqu'il s'agit d'un processus numérique. Lorsque vous engagez des dépenses, vous prenez immédiatement une photo du reçu via une application, ce qui signifie que vous ne devez plus l'enregistrer. Grâce à la reconnaissance de texte, les données importantes sont lues immédiatement, et vous ne devez compléter que quelques détails, comme le centre de coûts ou le compte général correct. Vous n'avez pas besoin de faire beaucoup plus.
Par déclaration, ce processus coûte au déclarant 2 minutes**, soit une économie moyenne de 8 minutes par déclaration. Si vous savez combien de déclarations sont soumises par an, vous pouvez déjà estimer les coûts que vous pouvez économiser en les soumettant.
Satisfaction accrue des employés
Outre le gain de temps, vous pouvez également bénéficier d'autres avantages, tels qu'une plus grande satisfaction des employés. En effet, le processus d'indemnisation est beaucoup plus rapide, ce qui signifie que les indemnités sont également versées plus rapidement. La soumission numérique des demandes d'indemnisation permet également d'éliminer un inconvénient majeur : la paperasserie.
Grâce à cette simplicité, il n'y a plus d'obstacle à la réalisation immédiate de l'opération. Toutes les informations sont encore fraîches dans la mémoire et le reçu est encore clairement lisible. En outre, un processus de réclamation numérique permet au demandeur de mieux connaître l'état de sa réclamation.
Combien de temps dure votre propre procédure de demande d'indemnisation ?
Quiconque a fait le calcul et compté les économies que vous pouvez réaliser en matière d'approbation et de traitement aura une bonne idée des gains de temps moyens. Mieux encore, vérifiez votre propre processus pour voir quel est le délai d'exécution de chaque sous-processus. N'oubliez pas d'y inclure le temps nécessaire pour modifier une demande parce qu'elle était incomplète ou incorrecte.
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*Basé sur des recherches en ligne et l'expérience de nos clients.
**Basé sur les expériences des utilisateurs de notre application.