Économie sur le traitement des demandes d'indemnisation

La numérisation du processus de règlement des sinistres : quelles sont les économies réalisées ?

Partie 3 - Économiser sur le traitement des demandes d'indemnisation

En numérisant le processus de demande d'indemnisation au lieu de le faire sur papier, vous économisez du temps et de l'argent. Mais combien pouvez-vous économiser ? Le processus de déclaration se compose de trois flux de processus. Il est possible de réaliser des économies sur chacun d'entre eux. Dans une série de blogs, nous examinerons le processus du point de vue du demandeur, du gestionnaire/responsable du budget et du service financier. Ce blog se concentre sur le processus du département financier : le traitement des déclarations.

Traitement des demandes d'indemnisation, le processus de Finance

C'est déjà presque la fin du mois. Cette semaine, plusieurs directeurs se présentent au service financier avec des piles de notes de frais que vous, le directeur financier, répartissez entre l'ensemble de l'équipe financière. Si chacun s'occupe d'une pile, on peut espérer que tout sera traité avant que les paiements ne soient effectués. Après tout, tout ce qui n'est pas saisi à temps n'est pris en compte qu'un mois plus tard lors du prochain décaissement.

Avec votre équipe, vous mettez l'épaule à la roue. Pour chaque demande, vous reprenez toutes les données, vérifiez le centre de coûts saisi et complétez la codification. Pour toutes les dépenses par carte de crédit, vous vérifiez les preuves fournies afin de pouvoir les justifier dans les comptes. Enfin, avant de préparer les déclarations de paiement, vous vérifiez toutes les dépenses, en vous assurant qu'il n'y a pas de dépenses privées sur le même reçu qui se sont retrouvées "accidentellement" sur la déclaration.

Par demande, cela prend en moyenne 19 minutes*.

Traitement numérique des déclarations

La différence entre le processus de réclamation papier et le processus de réclamation numérique est très importante. Tout comme les gestionnaires qui approuvent les demandes de remboursement, le service financier reçoit désormais les demandes de remboursement de manière échelonnée au cours du mois. Il n'y a plus de grosses quantités en une seule fois.

Vous ne les recevez plus non plus en piles sur votre bureau, mais clairement dans la même application que celle dans laquelle toutes les factures sont traitées. Chaque demande est traitée comme une facture, de sorte que tous les coûts sont clairement répertoriés. Les factures se voient attribuer un type de facture distinct, ce qui vous permet de les filtrer. Et tout comme les autres factures, les demandes sont également traitées selon un calendrier d'autorisation, de sorte que tous les coûts sont toujours approuvés par les bonnes personnes.

L'émetteur de factures a déjà saisi un type de coût pour traiter correctement le reçu sur le plan financier. Les types de coûts sont liés aux comptes du grand livre, de sorte que vous n'avez que peu ou pas d'ajustements à faire. En outre, le fait qu'un reçu soit accidentellement déclaré deux fois n'a pas d'importance. Le logiciel s'en charge pour vous.

Que vous reste-t-il à faire ? Un contrôle rapide, c'est tout. Il suffit de vérifier que le type de coût est correctement saisi, par exemple. Cela prend maintenant en moyenne 1 minute par demande**.

Comprendre les coûts beaucoup plus tôt dans le processus

Les gains de temps liés à un processus numérique sont considérables et cela constitue en soi une très bonne raison de numériser le processus. D'autres bonnes raisons sont la facilité d'utilisation, moins de frustration pour toutes les personnes impliquées, mais surtout un aperçu direct des coûts. Après tout, vous disposez déjà de cet aperçu dès que le demandeur soumet sa demande, même si celle-ci n'a pas encore été approuvée.

Combien de temps dure votre propre procédure de demande d'indemnisation ?

Quiconque a fait le calcul et compté les économies que vous pouvez réaliser grâce à la soumission et à l'approbation aura une bonne idée du gain de temps moyen. Mieux encore, vérifiez dans votre propre processus le délai d'exécution de chaque sous-processus. N'oubliez pas d'y inclure le temps nécessaire pour modifier une demande parce qu'elle est incomplète ou incorrecte.

purchase-to-pay La gestion des réclamations fait partie du processus. Vous vous demandez comment fonctionne l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement, et comment vous pouvez l'automatiser ? Consultez notre livre blanc :

*Basé sur des recherches en ligne et l'expérience de nos clients.
**Basé sur les expériences des utilisateurs de notre application.