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purchase-to-payPourquoi l'automatiser ?
Comité de rédaction Easy Systems 08 novembre 2023
purchase-to-pay Dans une série de blogs, nous avons expliqué quels sous-processus du processus vous pouviez automatiser. purchase-to-pay Ces sous-processus constituent le processus. purchase-to-pay Dans ce blog, nous examinons de plus près ce processus global et la manière de l'automatiser.
purchase-to-pay Quel est le processus ?
purchase-to-pay Le processus, souvent abrégé en processus P2P, est l'ensemble du processus, de la demande d'achat au paiement et tout ce qui se trouve entre les deux. Cette description semble très simple, mais dans la pratique, il s'agit d'un processus complexe. Il implique de nombreuses personnes et affecte l'ensemble de l'organisation. Il s'agit donc d'un processus déroutant, qui prend du temps et qui est également très propice aux erreurs.
Problèmes liés à un processus P2P manuel
Le fait que les processus manuels soient sources d'erreurs a été largement abordé dans les blogs consacrés aux sous-processus de traitement des demandes, de gestion des contrats, de gestion des achats, de traitement des factures et de facturation électronique.
En bref, ces processus conduisent souvent aux défis suivants :
- plusieurs personnes (parfois réparties sur plusieurs sites) sont impliquées dans le processus de contrôle et/ou d'approbation.
- plusieurs personnes au sein de l'organisation peuvent acheter des produits ou des services (sans autorisation).
- des contrats sont conclus sans que personne ne sache exactement où et par qui ils sont gérés, ni quand ils expirent.
- le nombre de factures et de contrats ne cesse d'augmenter et le nombre d'achats par an est supérieur à ce qui est nécessaire.
- les bons de commande et les factures doivent être rapprochés manuellement.
Dans ces situations, le processus devient de moins en moins clair et il y a peu de contrôle. En particulier dans une organisation en pleine croissance, de tels processus conduisent à des problèmes qui s'aggravent rapidement. En abordant le processus dans son ensemble, la portée de ces problèmes devient beaucoup plus claire pour votre organisation.
P2P en relation avec la conformité
purchase-to-pay Le processus est souvent considéré d'un point de vue fonctionnel ou dans un souci d'efficacité, mais l'avez-vous déjà examiné du point de vue de la conformité ? Chaque organisation doit respecter certaines règles en matière d'administration. Certaines choses doivent être enregistrées, traçables et contrôlées par des auditeurs ou d'autres organismes.
purchase-to-pay Cette conformité est un fil conducteur tout au long du processus et doit être prise en compte lorsque l'on envisage d'automatiser le processus. Pensez donc aux systèmes de procuration - qui est autorisé à approuver quoi et jusqu'à quel montant d'achat ? Quel effet cela a-t-il sur le processus de traitement des factures ?
Cela ne signifie pas qu'il faille automatiser tous les processus en même temps, mais il est judicieux de réfléchir à ce que devrait être le processus global pour votre organisation. Après tout, la facture est le résultat d'un contrat ou d'un achat qui a été effectué. La saisie en amont - avant l'arrivée de la facture - est tout aussi importante.
Et rien n'est plus ennuyeux que d'avoir pensé à toutes les fonctionnalités et de constater que vous n'êtes toujours pas en conformité avec les lois et réglementations en vigueur. Car supposons que votre comptable passe pour un audit et que vous ne puissiez pas prouver l'itinéraire d'une facture ? Ou que vous ne puissiez plus voir qui a approuvé la demande d'achat qui l'a précédée ? Ou, plus inquiétant encore, les données sont là, mais elles sont modifiables, de sorte que vous ne pouvez pas affirmer avec certitude qu'elles sont fiables.
Automatiser le processus P2P
purchase-to-pay Pour contrer les problèmes susmentionnés, faire face à la croissance, réduire les coûts, mieux connaître les obligations et les processus, satisfaire plus facilement aux exigences de conformité ou mieux répondre aux attentes de l'organisation, vous pouvez automatiser le processus. Lisez notre livre blanc gratuit et découvrez, par exemple, les exigences auxquelles une solution P2P doit répondre.
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purchase-to-pay Pourquoi automatiser l'ensemble du processus ?