Het digitale tijdperk verandert de verwachtingen die organisaties hebben van hun financiële afdeling. Waar het in de klassieke rol van Finance vooral gaat om het rapporteren van het verleden, focust de finance professional zich op realtime rapportages en het voorspellen van de toekomst. Automatiseren van financiele processen biedt inzichten waarmee je directie onmiddelijk van stuurinformatie kunt voorzien.
Wat betekent dit voor de competenties die een finance professional moet bezitten om mee te bewegen met de digitale transformatie?
Gastblog door Marjolein Verharen, voormalig Financieel Manager bij VPT Versteeg
Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over digitale transformaties. En ontvang elke drie weken blog updates voor en door finance professionals.
1. Presenteren en beïnvloeden
Organisaties verwachten meer en meer een verhaal bij de cijfers. En de directie bij de hand nemen om cijfers te duiden, is een andere competentie dan het overhandigen van een maandelijkse rapportage. Als je een strategisch advies geeft met als doel te overtuigen, is het laten zien van de ‘droge’ cijfers alleen niet voldoende. Wil je mensen meenemen in je verhaal, dan moet je goed kunnen presenteren.
Daarnaast krijgt de finance professional een meer proactieve rol dan voorheen. Waar je normaal gesproken je cijfers nog op verzoek aanlevert, is dat nu wel anders. Om realtime cijfers op een effectieve manier te gebruiken, moet je nieuwsgierig zijn naar andere afdelingen. Aan welke informatie hebben zij behoefte? En hoe kun jij daarin voorzien? Je moet in staat zijn andere afdelingen uit te leggen hoe jouw cijfers daaraan bijdragen.
2. verbanden leggen en vooruit blikken
Ook al verandert de rol van Finance, natuurlijk moeten nog steeds cijfermatige rapportages op basis van het verleden geproduceerd worden. Daar blijft het alleen niet bij; je hebt te maken met realtime cijfers en je hebt te maken met méér cijfers waar je je voordeel mee kan doen. Denk aan de mogelijkheden die big data biedt en waar de Finance professional zijn voordeel mee kan doen.
Misschien wel de grootste uitdaging hierin is dat je niet alleen financieel onderlegd moet zijn, maar ook bedrijfskundig. Dat geldt niet alleen voor mij als Financieel Manager, maar die bredere blik verwacht ik ook van mijn team. Want nu er zoveel data beschikbaar is, gaat het niet alleen meer om de klassieke financiële data; je hebt ook te maken met o.a. inkoopcijfers en verkoopcijfers. Alleen door het kunnen analyseren en interpreteren van deze cijfers kun je verbanden leggen en gerichte voorspellingen doen. Tevens kun je zien waar er in het proces data niet correct wordt gegenereerd. Fouten in procedures en dus verbeterpunten komen zo ook boven tafel.
3. intensief samenwerken met IT
IT is niet meer weg te denken uit het Finance-vak. Met alle ontwikkelingen op het gebied van Artificial intelligence, Big Data, robotiseren en automatiseren, heb je als moderne financiële afdeling flink wat IT-kennis nodig. De digitale transformatie is ook alleen mogelijk met nieuwe IT-oplossingen. Waar je in de klassieke rol vooral de competentie moest hebben om met programma’s als Excel te kunnen omgaan, moet je nu met financiële systemen kunnen werken, die bovendien weer geïntegreerd zijn met andere systemen. Alleen op die manier krijg je als Finance professional de informatie waarmee je goede voorspellingen kunt doen of kunt bijsturen.
Zelf heb ik van nature al een grote interesse in IT, en daarom was ik al van het begin af aan sterk betrokken bij zaken als automatisering. Daarin zocht ik ook de samenwerking met IT op. Doe je dat niet, dan mis je de boot. Zo simpel is het. Die samenwerking wordt namelijk veel intensiever en dat geldt niet alleen voor de interne IT-afdeling. Denk ook aan externe partijen en IT-leveranciers waar je meer rechtstreeks contact mee hebt. Een onderzoek van Hays stelt zelfs dat de afdeling IT en Finance in de toekomst met elkaar zullen versmelten.
DE OVERSTAP NAAR GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING
4. Flexibiliteit en inlevingsvermogen
Medewerkers die ‘opgegroeid’ zijn met het klassieke papieren proces zijn gewend aan een bepaalde manier van werken. Deze Finance professionals moeten flexibel zijn en om kunnen gaan met verandering. Deze professionals dienen ook met een kritische blik te kijken naar hun huidige manier van werken en zelf leren ontdekken waar automatisering iets kan overnemen en waar je als professional meerwaarde toevoegt aan het proces. De competentie-eisen en het niveau worden hoger en daarin moet je mee kunnen en willen gaan. Nu het Finance proces door automatisering in een ‘black box’ zit kun je het niet meer zien, maar je moet nog wel weten hoe dat proces verloopt om het echt te begrijpen. Alleen dan ben je in staat om de cijfers te interpreteren. Voor nieuwe collega’s die niet bekend zijn met het papieren proces is het veel moeilijker om zich voor te stellen wat er in die black box gebeurd. Omgaan met het abstracte vraagt inlevingsvermogen.
5. afdelingsoverstijgend Coachen
De digitale transformatie heeft invloed op het hele team en de ene collega ziet sneller mogelijkheden dan de ander. Dat is helemaal niet erg, maar als manager moet je wel alert zijn op het verschil in competenties en dit goed begeleiden. Veel praten en kleine stapjes nemen. Zeker als je al jaren op dezelfde manier werkt, is het van belang om die rol op je te nemen. Mensen blijven prikkelen en je steeds blijven afvragen: ‘wat kunnen we nog meer met al die data die we tot onze beschikking hebben.’ Omdat je als financiële afdeling midden in de organisatie komt te staan, beperkt die coachende rol zich ook niet tot alleen je eigen afdeling. Het is aan mij als Financieel Manager om alle collega’s de helpende hand te bieden bij de digitale transformatie. De financiële afdeling moet daar een centrale rol in hebben in de organisatie.
Conclusie
We staan aan de vooravond van de moderne financiële afdeling. Dit jaar werken we toe naar realtime rapportages waarbij we de rest van de organisatie gaan voorzien van informatie. Wat die informatie moet zijn, hebben we met alle afdelingen al in kaart gebracht en dat wordt als we zover zijn op grote schermen per afdeling getoond. Denk aan informatie over de productieplanning, order intake en liquiditeitsprognoses maar ook aan niet financiële informatie.
Ga je hier zelf mee aan de slag, dan kun je je afvragen wat de behoefte aan deze nieuwe vaardigheden betekent voor je financiële afdeling. Bestaande rollen zullen waarschijnlijk veranderen of zelfs verdwijnen. Kunnen en willen bestaande medewerkers met deze verandering mee? Welke kwaliteiten heb je al in je team en welke nog niet? Dat zijn belangrijke vragen om op korte termijn te beantwoorden.
Als financieel professional is het belangrijk om je te blijven ontwikkelen om mee te kunnen in de digitale transformatie van de organisatie. Zorg dat je klaar bent voor een toekomst waarin de financiële afdeling een andere rol gaat spelen binnen de organisatie. En mis de kansen die deze nieuwe mogelijkheden met zich mee brengen.
Blijf als Finance professional op de hoogte van het laatste nieuws over financiele automatisering. En ontvang elke drie weken de meest recente blog updates voor en door financieel professionals.
