Kwaliteit factuurverwerkingsproces aanzienlijk verbeterd
Het was een toevallige samenloop van omstandigheden die goed uitpakte: een strategische heroriëntatie en het verzoek van een klant of ROTO haar facturen geschikt voor e-invoicing kon aanleveren. ‘In het kader van stroomlijning van processen leek ons deze optie de moeite van het onderzoeken waard. Zo kwamen we bij Easy Systems terecht en nu werken we al sinds 2011 naar volle tevredenheid met Easy Invoice, hun oplossing voor digitale factuurverwerking. De kwaliteit van het factuurverwerkingsproces is aanzienlijk verbeterd: we hebben veel sneller inzicht en kwalitatief betere managementinformatie’ aldus Tom van Lindert, financieel directeur ROTO.
Helaas ging de crisis ook niet aan de staalsector voorbij. Dit noopte ROTO tot een strategische heroriëntatie. ‘Van 2008 tot 2012 merkten we de teruggang van opdrachten vanuit met name de bouw. Toen vanaf 2012 de overheid ging bezuinigen, kwamen de prijzen echt onder druk te staan. Gelukkig zijn we een financieel solide bedrijf zodat we dit konden opvangen.
Maar we zijn natuurlijk wel alle kosten en processen kritisch gaan bekijken om aan slagkracht te winnen. We hebben activiteiten samengevoegd, kleinere vestigingen gesloten maar ook geïnvesteerd in nieuwe productielijnen en automatisering. Net in die periode kregen we de vraag van een klant of wij in staat waren facturen digitaal aan te leveren omdat zij bezig waren met e-invoicing.
Nu hadden we wel al scansoftware maar niet een complete digitale workflow. Groepsbreed hebben we het over circa 120.000 uitgaande facturen en 50.000 inkomende facturen, dus dat bracht ons op het idee om dit ook voor onszelf te gaan onderzoeken,’ vertelt Tom van Lindert.
Easy Invoice staat als een huis
Jack Vet is hoofd administratie van de business unit staal en staalbewerking (De Boer Staal & De Boer Snijbedrijf). Hij is vooral blij met de gestroomlijnde workflow en het digitaal archiveren van facturen dankzij de oplossing Easy Invoice van Easy Systems.
"Alles is veel eenvoudiger te controleren en facturen zijn dankzij de koppeling met M-Soft ook daarin nu gemakkelijker benaderbaar. Dat scheelt een hoop zoekwerk in papieren. Wat mij betreft, zou er nog meer geautomatiseerd geboekt mogen worden. Maar helaas zijn nog niet al onze leveranciers zo ver. Jammer want e-factureren biedt heel veel voordelen. Easy Invoice is simpel in gebruik en staat als een huis."
Jack Vet, Hoofd Administratie Business Unit staal en staalbewerking
Gebrekkig inzicht
Van Lindert werkt zeventien jaar als financieel directeur bij ROTO. Het concern heeft zijn kernactiviteiten ondergebracht in vier business units die allemaal iets met staal van doen hebben: staal en staalbewerking, oppervlaktebehandeling (verzinken en poedercoaten), roostertechnologie en strekmetaal.
"Je kunt je voorstellen dat binnen een groeiend bedrijf, dat steeds meer internationaal actief is, de factuurstroom niet altijd even inzichtelijk is."
Hij heeft het bedrijf sinds zijn komst zien groeien van zo’n 250 medewerkers naar circa 800, waarvan 650 mensen direct werkzaam zijn in de productie. Het aantal vestigingen is mondiaal gegroeid naar twaalf, deels door overnames en deels door autonome groei. "Je kunt je voorstellen dat binnen een groeiend bedrijf, dat bovendien steeds meer internationaal actief is, de factuurstroom niet altijd even inzichtelijk is. Dat gold ook voor ons: het was niet altijd duidelijk welke facturen zich waar in het factuurverwerkingsproces bevonden. Ook stokte het goedkeuren van facturen wel eens omdat de autorisatiehouder in het buitenland was.
Behalve gebrekkig inzicht veroorzaakt dit natuurlijk ook vertraging en zoekwerk in papieren. Met het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces viel er dus zeker winst te behalen. We besloten e-invoicing daarom mee te nemen in onze strategische heroriëntatie, waarbij we de interne ondersteunende processen verder wilden optimaliseren om scherp aan de wind te kunnen blijven varen. De productieprocessen standaardiseren en volledig automatiseren is veel lastiger omdat we veel klantspecifek maatwerk leveren. Daarmee onderscheiden we ons in de markt."
0
Financiële systemen geïntegreerd
0
Gebruikers
0
Facturen op jaarbasis
Easy Systems biedt open samenwerking
Arjen de Vries is controller van de business unit oppervlaktebehandeling. Bij een IT-project als dit is vooral een goede, open samenwerking met de softwareleverancier noodzakelijk.
"Easy Systems heeft ons heel goed begeleid; voor elke nieuwe stap in het project zaten we met hun consultants aan tafel. Is dit echt wat we willen en wat betekent het voor onze organisatie? Het hele factuurverwerkingsproces is nu geautomatiseerd en geformaliseerd. We hebben meer inzicht in de factuurstroom en kunnen zaken daardoor gemakkelijker aantoonbaar maken voor onze accountants. Dat maakt analyses ook eenvoudiger terwijl je bovendien kosten bespaart."
Constructieve houding
Eind 2010 is ROTO begonnen met de oriëntatie op e-invoicing. De implementatie van Easy Invoice vond gefaseerd plaats vanaf 2012 waarbij de business units die al werkten met nieuwe ERP-software als eerste aan de beurt waren. Easy Invoice is gelijktijdig geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX, Exact Globe en M-Soft en is nu bij alle business units operationeel.
"We hebben gekozen voor Easy Systems omdat het een professioneel bedrijf is en omdat Easy Invoice een stabiel systeem is en boven dien heel gebruiksvriendelijk. Het is logisch opgebouwd waardoor er nauwelijks trainingen nodig waren, alleen voor een aantal key users. Verder is de prijs-kwaliteitsverhouding prima.
Maar bovenal is de samenwerking en begeleiding uitstekend, zowel technisch als qua account management. Ze hebben goed meegedacht naar aanleiding van de business case. Het partnerschap gaat echter verder dan dat: nu wij een Duitse interface nodig hebben, zijn zij bereid de ontwikkelingskosten met ons te delen. Het is immers een win-winsituatie. Zo’n constructieve houding werkt erg prettig."
Easy Invoice maakt ons toekomstbestendiger
Sander Kaandorp is hoofd administratie van de (tussen) holdings van ROTO. "Wij zijn als laatste overgegaan op Easy Invoice van Easy Systems, na implementatie van ons nieuwe ERP-pakket MS Dynamics AX. Van de andere business units had ik al goede geluiden over Easy Invoice gehoord. Ik kan hun positieve ervaringen geheel onderschrijven. Het factuurafhandelingsproces verloopt nu veel efficiënter. Als je met dezelfde mensen meer werk moet verzetten, moet je niet harder maar slimmer werken want dat doet de concurrent ook. Handmatig facturen boeken is niet meer van deze tijd. Dat werk wordt geautomatiseerd of verdwijnt naar het buitenland. Onze mensen hebben nu meer tijd voor analytisch werk. Easy Invoice maakt ons toekomstbestendiger."
XML-formaat
Van Lindert kijkt met tevredenheid terug op het traject. "Het is soepel verlopen en het heeft ons veel gebracht. We hebben nu veel meer inzicht in de factuurstroom en de doorlooptijd van facturen is ook afgenomen. Budgethouders krijgen automatisch herinneringsmails voor autorisatie wat het proces verder versnelt.
De digitale beschikbaarheid van facturen, ook via het ERP-systeem, is een groot voordeel voor onze mensen die ambulant werken. Het scheelt sowieso veel zoekwerk en het papieren archief hebben we, in overleg met de fiscus, de deur uit gedaan. We hebben veel interne transacties die nu ook inzichtelijker zijn geworden en bovendien volledig in XML kunnen worden afgehandeld.
Het aantal leveranciers dat ook met XML werkt, valt nog wel tegen en dat is jammer. Facturen in pdf komen wel steeds vaker voor, maar bij de afzender blijft het toch grotendeels een papieren proces. We zien dat nu ook grotere leveranciers er mee bezig gaan, maar dat het allemaal nog niet zo snel gaat als wij zouden willen.
Als je met dezelfde mensen meer werk moet verzetten, moet je niet harder, maar slimmer werken. Dat doet de concurrent ook.
Nota bene een van onze kleinere leveranciers, een broodjeszaak waarvan de eigenaar interesse heeft in programmeerwerk, kwam als een van de eersten op ons verzoek met facturen in XML-formaat!
Het grootste winstpunt is wel dat we veel sneller kwalitatief betere managementinformatie naar boven kunnen halen. Nu is het een stuk eenvoudiger om onze factuurverwerking, zowel inkomend als uitgaand, goed te bewaken."