dématérialisation Grâce à , lesattentes d'une organisation à l'égard de son département financier évoluent. En effet, le responsable financier dispose de plus de données que jamais. Comment interpréter toutes ces données ? Et comment s'assurer que ces informations sont utiles à la direction ? Dans ce blog, je vous présente quelques indicateurs clés de performance liés au processus de traitement des factures qui vous aideront à faire des prévisions ciblées pour l'avenir.
Le temps réel devient la norme
Traditionnellement, les dirigeants s'intéressent aux chiffres relatifs à la situation de l'organisation et à la comparaison de ces chiffres avec le passé. Les décisions en matière d'investissements ou d'économies sont prises sur la base de ces informations passées. Aujourd'hui, les chiffres ne suffisent plus. Aujourd'hui, les questions de la direction sont de plus en plus axées sur l'avenir : "Où en serons-nous dans trois mois ? Quels seront les coûts à venir ? À quoi ressembleront nos liquidités dans quatre mois ? La prévision devient le nouveau reporting et le temps réel devient la norme.
Prenons l'exemple du processus de traitement des factures. Les clôtures trimestrielles et annuelles sont les moments classiques où le directeur financier présente les chiffres au conseil d'administration. Lorsque les organisations automatisent leurs processus de traitement des factures, la collecte de données à partir de toutes sortes de systèmes et de fichiers Excel devient une chose du passé. En effet, il suffit d'appuyer sur un bouton pour accéder à toutes sortes de données. Ce qui importe, c'est de structurer vos données. La mise en place des indicateurs clés de performance suivants vous aidera à suivre les performances et à observer les tendances.
1. Frais de traitement par facture
Il s'agit d'un ICP logique que de nombreuses organisations utilisent pour estimer si le passage au traitement automatisé des factures vaut l'investissement. Les coûts de traitement par facture comprennent les coûts de main-d'œuvre de chaque employé confronté à la facture en vue de son traitement ou de son approbation/vérification. Mais il faut également tenir compte des coûts d'impression, car dans un processus manuel sur papier, les factures pdf sont toujours imprimées. Les coûts de traitement par facture sont donc tous les coûts encourus par une facture depuis son entrée jusqu'à son paiement.
2. Nombre de factures traitées par ETP
Le seul coût de traitement par facture est peut-être encore trop générique.
Pour avoir une meilleure idée, il est essentiel de savoir combien de factures votre personnel peut traiter. Peut-être avez-vous externalisé le processus de numérisation et la ressaisie des données dans un pays où les salaires sont bas. Ou bien vous traitez des factures qui ne sont pas faciles à traiter, comme des factures manuscrites ou des factures provenant de l'étranger, et cela prend beaucoup plus de temps par ETP qu'il n'est souhaitable. En augmentant le nombre de factures traitées par ETP, vous montrez à votre direction que les processus sont plus efficaces et que les ETP pourraient êtreoccupés différemment.
3. Pourcentage de correspondance
Combien de factures correspondent à la commande et/ou au contrat en une seule fois, ce que l'on appelle le "first time right" ? Votre score est-il faible pour cet ICP ? Par exemple, parce que le fournisseur oublie d'indiquer le numéro de commande sur la facture ou parce qu'une livraison partielle a eu lieu, alors que l'ensemble de la commande figure sur une seule facture, qui ne correspond donc pas aux reçus. Il convient alors de réexaminer les processus et de voir comment les choses peuvent être améliorées. Parfois, il est possible de résoudre ce problème en "éduquant" le fournisseur et en soulignant que l'indication correcte du numéro de commande accélère le processus. Un bon appariement permet de réaliser de nombreux gains, ce qui profite également au fournisseur.
4. Pourcentage de factures électroniques/numériques/papier
Les factures électroniques sont les moins longues à traiter. L'augmentation du pourcentage de factures électroniques réduit donc directement les coûts de traitement. Abstraction faite, bien sûr, du temps nécessaire à l'approbation d'une facture par un responsable de budget. Si, par exemple, vous recevez encore beaucoup de factures papier, il est intéressant de discuter d'autres options de livraison avec vos fournisseurs. Etudiez en particulier les initiatives les plus modernes, comme la connexion avec Peppol.
5. Délai d'exécution en jours
Combien de temps s'écoule-t-il entre la réception de la facture et le moment où elle peut être payée ? Plus le délai est court, plus il est favorable. Les fournisseurs offrent souvent des réductions si une facture est payée dans un certain délai. Si le délai diminue avec l'automatisation, il est bon de voir si vous pouvez conclure de nouveaux accords avec les fournisseurs. Si vous payez plus tôt, ils voudront peut-être vous offrir quelque chose en retour.
6. Pourcentage de factures payées à temps/à échéance
Cela arrive encore régulièrement: des paiements qui mettent plus de 60 jours à être réglés. Cette situation n'est généralement pas propice à la relation avec le fournisseur. En outre, cela met une certaine pression sur le service financier. En effet, les fournisseurs ne sont pas timides lorsqu'il s'agit de factures impayées. Vous préféreriez ne pas recevoir un tel appel. Et si vous utilisez encore le traitement manuel des factures, cela prend également plus de temps. Le temps nécessaire à un employé pour traiter un tel appel est difficile à mesurer. Mais plus les factures sont payées à temps, moins vous risquez de recevoir ces appels.
Il est également intéressant de savoir si vous avez pu bénéficier d'une réduction en payant vos factures à temps. Ou si, au contraire, vous avez dû payer des pénalités ou des intérêts parce que vous n'avez pas respecté les délais. Les conséquences d'un paiement dans les délais sont assez importantes.
7. Montant/pourcentage des achats effectués en dehors des contrats ou accords existants
Bien entendu, cet indicateur ne fait pas partie à 100 % du processus de traitement des factures proprement dit, mais il y est étroitement lié. En effet, en tant que professionnel de la finance, vous pouvez utiliser cet ICP pour anticiper les coûts à venir et ainsi faire des prévisions ciblées à la direction.
Vous connaissez peut-être la situation suivante : le stock s'est écoulé un peu plus vite que prévu et un collègue commande un réassort rapide par téléphone. L'exigence principale est une livraison rapide. Cela semble rapide et efficace, mais ce n'est pas toujours souhaitable. En effet, votre collègue passe commande auprès d'un fournisseur avec lequel votre organisation n'a pas conclu d'accord, ce qui vous prive de remises sur les achats. En outre, il n'y a pas de bon de commande et la facture ne peut donc pas être comparée. Dans le pire des cas, le nom du collègue qui a passé la commande ne figure pas sur la facture. La grande recherche commence. Dans ce cas, le traitement des factures prend également plus de temps que prévu.
Commencer par le commencement
En cartographiant les ICP susmentionnés, vous pouvez observer des tendances. Où réduisez-vous les coûts et où dépensez-vous plus que nécessaire ? Grâce à ces informations, vous pouvez fournir à la direction de meilleurs conseils stratégiques.
Vous pouvez investir les économies potentielles dans de nouvelles initiatives, telles que l'exploitation du big data, ou dans la formation continue afin que votre équipe soit prête pour l'avenir. Peut-être pourriez-vous embaucher un analyste de données maintenant que vous avez besoin de moins d'ETP par facture. Les mesures de suivi que vous pouvez alors prendre comprennent le déblocage des données d'autres systèmes et l'identification des besoins d'information dans d'autres départements. De cette manière, vous pourrez apporter encore plus de valeur à l'organisation.
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