Contrats de durée de conservation : Votre classeur est-il un chaos organisé ?

Mais quelle est la durée de conservation de vos contrats ? Bien sûr, vous ne voulez pas perdre de contrats. Peut-être en aurez-vous besoin plus tard ? En un rien de temps, votre bureau se remplit d'armoires pleines de classeurs. Un rappel dans votre agenda vous avertit qu'un contrat arrive à échéance. En fouillant dans vos archives, qui ressemblent chaque jour un peu plus à un labyrinthe, vous vous mettez en quête du contrat.

Vous n'arrivez peut-être pas trop tard... Reconnaissable ? Dans ce blog, nous vous en dirons plus sur la durée de conservation de vos contrats. Comment les conserver. Et comment utiliser la gestion des contrats pour éviter que vos archives ne deviennent un labyrinthe. 

Vous êtes tenu de respecter vos contrats

Pourquoi devez-vous conserver les contrats et autres données ? La réponse est simple : parce que vous devez le faire. En tant qu'entrepreneur, vous avez une obligation de conservation. Cela signifie que lorsque l'administration fiscale se présente à votre porte, vous devez être en mesure de présenter toutes les données qui remontent à 7 (ou 10) ans. 

Quelle est la durée de conservation de vos contrats et autres documents ? 

Toutefois, la durée de conservation des données peut varier. En tout état de cause, vous êtes tenu de conserver les données de base de votre administration. Il s'agit de toutes les données relatives à votre entreprise ou organisation. Ces données, que vous les ayez enregistrées sur papier ou sous forme numérique, font partie de votre administration. Il en va de même pour les contrats, les rendez-vous et les autres accords que vous avez conclus. Par conséquent, le délai de conservation de vos contrats et autres documents est de 7 ans. 

Autres éléments de votre administration de base :  

• le grand livre général
• comptes débiteurs et comptes créditeurs
• l'administration des stocks
• l'administration des achats et des ventes
• l'administration des salaires
• les données relatives à l'imposition des tiers

Quels documents devez-vous conserver pendant 10 ans ? 

Remarque ! Certains documents doivent être conservés pendant plus de 7 ans. S'ils concernent des biens immobiliers, tels que vos locaux professionnels, vous devez les conserver pendant 10 ans. Vous fournissez des biens ou des services dans l'UE ? À des clients qui ne déposent pas de déclaration de TVA ? Et avez-vous opté pour le système du guichet unique ?

Comment conserver les contrats (sous forme numérique) ?  

"Dans quelle armoire rangez-vous vos contrats ? C'est souvent la première question que pose Hajo Koster, chargé de clientèle, lorsqu'il rend visite à ses clients. "Les gens se regardent souvent d'un air un peu interrogateur et pointent vaguement du doigt quelques armoires de classement en acier. Lorsque je demande qui est responsable de la gestion de ces contrats, le silence s'installe. Surtout lorsqu'il s'avère que personne n'est vraiment responsable de cela". Et ce n'est pas surprenant. Mettre de l'ordre dans le "chaos" des contrats cachés derrière les portes de votre classeur peut s'avérer un véritable défi.

Vous devez donc conserver un grand nombre de documents, mais la manière dont vous le faites est également importante. L'Inland Revenue souhaite que vous stockiez les contrats numériques d'une manière conforme aux règles légales de stockage des données administratives. Cela signifie que vos contrats doivent être lisibles et que la même période de conservation s'applique : vous devez conserver les contrats pendant au moins sept ans. Il est également conseillé de faire des sauvegardes régulières de ces contrats, qui ne doivent bien sûr être accessibles qu'aux personnes autorisées. 

Préserver les éléments d'authenticité

Les contrats peuvent être scannés et stockés sous forme numérique s'ils constituent une représentation exacte et complète de l'original. Il est important que l'authenticité du document original et l'intégrité de son contenu restent intactes lorsque vous le convertissez en fichier numérique. L'administration fiscale explique comment procéder dans cette brochure sur les obligations de conservation. Lors de la numérisation de la facture, veillez à ce que les caractéristiques d'authenticité soient préservées. Pensez au logo en couleur et au filigrane.  

Absence de vue d'ensemble 

Garder ses contrats dans un placard présente de nombreux inconvénients. Avez-vous une vue d'ensemble claire de tous vos contrats ? Bien sûr, vous les avez soigneusement rangés. Si vous n'avez que quelques contrats, vous pouvez vous débrouiller avec Excel. Mais cela devient de plus en plus difficile au fur et à mesure que le nombre de contrats augmente. Il peut être difficile de savoir quand vous avez conclu un contrat. Quelle est la durée de votre contrat. La période de conservation d'un contrat a-t-elle expiré ou devez-vous encore le conserver ? Les contrats sont-ils renouvelés tacitement ou non ? En un rien de temps, vous vous retrouvez coincé dans un contrat pour une année supplémentaire. 

Pouvez-vous toujours retrouver vos contrats ?

Outre le fait que vous pouvez parfois manquer une échéance, il est souvent difficile de retrouver vos contrats. Se trouvent-ils dans un dossier sur votre ordinateur portable, ou les avez-vous conservés dans vos archives ? Souvent, la personne qui gère les contrats sait à peu près où se trouve un contrat. Mais que se passe-t-il si votre archive ambulante s'envole ? L'organisation se trouve alors confrontée à un problème de taille. Une solution de gestion des contrats pourrait alors être la solution.  

Gestion des contrats : toutes les informations sont toujours visibles en un seul endroit  

La gestion des contrats présente de nombreux avantages par rapport aux archives papier. En stockant tous vos contrats sur une plateforme numérique centrale, vous disposez toujours d'une vue d'ensemble de tous les accords. Vous pouvez également stocker la documentation correspondante avec votre contrat. Pensez à la correspondance, aux offres, aux bons de commande. Vous avez ainsi toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main. Et vous ne devez plus chercher dans divers dossiers numériques et courriels, ou pire, dans des des classeurs !

Éviter les contrats automatiques 

Plus jamais de contrat reconduit tacitement ? Une solution de gestion des contrats vous permet de mettre en place des notifications flexibles. Qu'il s'agisse d'une date de fin ou d'une date de renouvellement, vous en êtes informé par le biais de différentes notifications, tant dans le logiciel que par e-mail. De cette manière, vous ne manquerez plus jamais une échéance et vous pourrez décider à temps si vous souhaitez ou non qu'un contrat se poursuive. 

Choisirez-vous la gestion des contrats ou un labyrinthe d'armoires ?

En tant qu'organisation, Hajo estime que deux choix s'offrent à vous : "Vous évoluez avec le monde anno now et vous numérisez et automatisez la gestion des contrats. Ou bien vous continuez à chercher dans les classeurs, ce qui signifie que la réalité d'aujourd'hui vous rattrape en un rien de temps..." 

Vous voulez commencer à gérer vos contrats ?

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