dématérialisées À l'heure où, dans le monde entier, les gens sont obligés de travailler en grande partie à domicile, il est évident que les processus non efficaces le sont encore moins et qu'ils peuvent même conduire à une frustration sérieuse des processus financiers.
Le papier était déjà un "goulot d'étranglement" et maintenant les employés travaillent à domicile. Toutes les factures papier, les bons de commande et les contrats se trouvent au bureau et les nouvelles factures reçues par la poste arrivent sur un bureau sans personnel.
Blog invité par Nicky Klein, contrôleur chez HITEC Power Protection
"Une situation exceptionnelle comme cette pandémie nous a donné de nouvelles idées et nous a permis de recevoir moins de factures papier.
HITEC Power Protection site Angleterre contre Pays-Bas
HITEC Power Protection possède des succursales dans le monde entier, mais son siège social se trouve aux Pays-Bas. purchase-to-pay Aux Pays-Bas, nous avons commencé à automatiser le processus il y a quelques années.
La pandémie fait apparaître très clairement la différence entre les processus manuels et automatisés et la nécessité de la numérisation au sein de notre organisation. purchase-to-pay En particulier entre la branche néerlandaise, où nous avons déjà beaucoup progressé, et la branche britannique, où nous n'en sommes qu'au début de la numérisation du processus. Comme tout le monde travaille autant que possible à domicile, les avantages de l'automatisation de ces processus sont plus clairs que jamais.
Le processus de traitement des factures sans automatisation
Dans certaines organisations, la coutume veut que l'on passe devant les différents responsables de budget avec un dossier de factures sous le bras pour émettre des factures à approuver. Lorsque les employés travaillent le plus souvent à domicile, il faut trouver une autre solution. Heureusement, de nos jours, la plupart des factures sont envoyées par e-mail au format PDF, de sorte qu'elles peuvent être imprimées et saisies à la maison. Toutefois, ce processus n'est pas automatisé, de sorte que vous devez trouver une autre méthode pour le traitement ultérieur. Vous rencontrez alors des problèmes. Par exemple, vous envoyez la facture par courrier électronique au titulaire du budget. Ce dernier voudra probablement vérifier la facture par rapport à un contrat ou à un bon de commande. Et cette documentation peut se trouver au bureau.
Alors que nous avons automatisé ces processus aux Pays-Bas, ce sont mes collègues anglais, entre autres, qui se heurtent encore aujourd'hui aux problèmes susmentionnés. Ici, la pandémie a montré très clairement qu'il y a un réel besoin d'automatiser ces processus. Ils doivent encore se rendre régulièrement au bureau pour récupérer ou scanner certains documents. Il y a un monde de différence avec la façon dont nous avons mis en place nos processus aux Pays-Bas. Heureusement, nous sommes en train de numériser ces processus pour toutes nos entités, et l'Angleterre est la première à l'ordre du jour.
Le processus de traitement automatisé des factures
Aux Pays-Bas, nous pouvons effectuer toutes les tâches liées au traitement des factures depuis notre domicile. Si nous n'avions pas encore automatisé ce processus, nous aurions connu les mêmes désagréments qu'au Royaume-Uni. En fait, cela aurait été encore plus gênant, car notre équipe aux Pays-Bas est plus nombreuse. Toute personne qui a besoin de consulter une facture aux Pays-Bas peut le faire depuis son domicile. De même, la documentation sous-jacente qui doit être consultée peut être appelée, de sorte que vous n'êtes pas lié à un dossier d'archives qui se trouve au bureau.
Étant donné que, comme presque toutes les organisations, nous recevons encore un petit pourcentage de factures papier, nous avons contacté les fournisseurs qui envoient des factures papier pour qu'ils nous envoient leurs factures sous forme numérique. Ce n'est pas une option pour tous les fournisseurs, mais chaque facture papier en moins est synonyme d'efficacité accrue.
Une situation exceptionnelle comme cette pandémie nous a donné de nouvelles idées et nous a permis de recevoir à nouveau moins de factures papier. Le plus grand avantage de l'automatisation est qu'il vous reste structurellement plus de temps ; par exemple, nous sommes passés de 2 à 0,8 ETP pour le seul traitement des factures. Nous utilisons maintenant ce temps gagné pour nous concentrer sur la qualité de notre organisation interne et sur l'optimisation de nos processus financiers.
Nicky Klein
Contrôleur HITEC Power Protection