"Tout professionnel des finances d'une entreprise de qualité sait désormais qu'il est impossible de se passer d'une bonne gestion des contrats", déclare Maaike van Roomen, Sales Executive chez Easy Systems. "Après tout, on perd des euros sonnants et trébuchants si les contrats sont automatiquement prolongés parce qu'ils n'étaient pas prévus.
Sans parler des occasions manquées de renégocier les conditions au début d'une nouvelle période contractuelle. Car, bien entendu, on passe à côté d'éventuelles réductions si l'on ne sait pas qu'un contrat court à nouveau pour une certaine période en vertu de la loi."
Vue d'ensemble + contrôle = tranquillité d'esprit instantanée
Visibilité en temps réel, contrôle complet et correspondance automatique entre les factures et les contrats. Ces éléments sont aujourd'hui essentiels pour les entreprises qui souhaitent réellement se lancer dans cette période d'essor. "Quel que soit le point de vue que l'on adopte, un contrat qui traîne dans un tiroir quelque part dans l'entreprise n'a aucune chance d'être pris en compte correctement. C'est pour cette seule raison que nous proposons, en combinaison avec notre solution de traitement des factures, une gestion numérique des contrats.
Son fonctionnement est simple et concis : vous introduisez les données pertinentes, telles que les délais de préavis, les dates de fin, les contacts, les taux d'indexation, etc. Vous recevez ensuite automatiquement une alerte du système", explique Maaike. "Une fois que les entreprises ont mis en place ce système, elles n'en veulent plus, car il leur permet de mieux contrôler la gestion de leurs contrats fonctionnels.
En outre, les collègues qui travaillent efficacement depuis leur domicile peuvent accéder directement aux contrats. Et cela devient encore plus difficile si les données ne sont que sur papier dans l'armoire de ce seul collègue au bureau. Où que j'aille, presque toutes les entreprises se reconnaissent dans ce qui précède".
Correspondance des contrats
"Un autre avantage est la concordance entre vos factures et vos contrats : vous pouvez facilement vous arranger pour que, par exemple, une facture soit toujours reçue de la société de leasing entre le 25 et le 27, avec éventuellement encore une marge dans le montant facturé. Cette facture est alors automatiquement approuvée. Nous constatons, d'après les réactions de nos clients, que cela apporte une grande tranquillité, d'autant plus que la pression sur les responsables du budget de l'entreprise est immédiatement réduite.
Certains ont déjà changé ; parfois, les gens reportent cette solution de gestion des contrats jusqu'à ce qu'ils se rendent compte que, malgré le temps de démarrage qu'elle nécessite, elle génère des euros immédiats et réduit les risques. Et là, les gens veulent souvent être aidés tout de suite", s'amuse Maaike.
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