Le passage du traitement numérique des factures à un processus purchase-to-pay peut être comparé à l'apprentissage de la marche. Vous commencez prudemment, tranquillement, un pied devant l'autre. Vous progressez lentement. Jusqu'à ce que vous cessiez de tomber et que vous puissiez regarder autour de vous en toute tranquillité. Peut-être pouvez-vous aller plus vite ? En regardant vers l'avant, vous vous demandez : quelle est la prochaine étape ?
Numérique mais pas encore idéal
Il n'est pas toujours vrai que la première étape est la plus difficile. Si vous souhaitez passer du traitement des factures papier au traitement des factures numériques, cela se fait souvent en un rien de temps. Par exemple, avec un simple flux de travail dans le système ERP, une solution OCR ou une simple solution de traitement des factures. La facture d'achat qui arrive doit encore être extraite de votre boîte de réception et ajoutée manuellement à ce flux de travail simple. Vous devez ensuite la faire correspondre au bon numéro de contrat ou de bon de commande et la comptabiliser dans le bon compte du grand livre.
Votre processus de traitement des factures est donc numérique, mais pas encore automatisé. C'est la prochaine étape. purchase-to-pay L'objectif de l' automatisation de votre processusest de réduire de plus en plus le nombre de demandes d'achat, de factures, de déclarations et de contrats nécessitant un travail manuel.
purchase-to-pay L'automatisation du processus vous décharge de vos tâches
Le traitement automatisé des factures n'est efficace que si toutes les étapes du processus sont correctement configurées. La facture d'achat peut être considérée comme un résumé de toutes les étapes qui l'ont précédée.
purchase-to-pay Si vous voulez mettre cela en place correctement, votre logiciel doit être capable de faire unecorrespondance à trois. En néerlandais, il s'agit d'une correspondance entre le bon de commande, l'enregistrement de la réception et la facture. Les factures mensuelles récurrentes peuvent être comparées à un contrat de location, dans lequel vous payez le même montant chaque mois pendant un an, exactement comme convenu. Inutile de l'approuver chaque mois, n'est-ce pas ? Si votre logiciel peut faire correspondre la facture entrante avec le calendrier de paiement du contrat, le traitement de la facture s'effectuera automatiquement. Vous ne devez donc plus le faire vous-même, pour autant qu'il n'y ait pas de divergences, bien entendu. Le processus est encore plus efficace si les dépenses sont autorisées à l'avance ou si les demandes de remboursement peuvent être facilement soumises et traitées comme des factures.
La finance est toujours en mouvement. Pourtant, de nombreuses organisations restent bloquées dans une numérisation (limitée). C'est vraiment dommage. Vous ne restez pas immobile lorsque le feu passe au vert, n'est-ce pas ? Non, c'est le signal d'y aller, de se mettre en mouvement. Alors bougez et prenez des mesures pour aller au-delà de la numérisation. L'automatisation est un processus d'amélioration continue.
Livre blanc
purchase-to-pay L'évolution du processus : de la numérisation à l'automatisation
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L'avenir de la finance, plus de données que jamais
La numérisation et l'automatisation permettent de consacrer plus de temps à d'autres tâches. Par exemple, les organisations veulent plus souvent connaître l'histoire qui se cache derrière les chiffres. Cela exige quelque chose de différent de la part du professionnel de la finance que vous êtes. Peu à peu, l'accent est mis sur le reporting en temps réel et même sur la prédiction de l'avenir, plutôt que sur le reporting du passé. Non pas à l'aide d'une boule de cristal, mais grâce au big data.
Les fichiers Excel étaient utilisés pour créer des rapports a posteriori, mais la quantité de données signifie que la création manuelle de rapports n'est plus une option. Grâce à l'automatisation, vous disposez de plus de données que jamais. En collectant automatiquement ce flux d'informations et en fournissant un aperçu à l'aide de tableaux de bord, vous pouvez visualiser l'histoire qui se cache derrière les chiffres. Après tout, sans vue d'ensemble, il n'y a pas de vision. Avec les données à votre disposition, vous êtes beaucoup plus à même de reconnaître des modèles, de donner des conseils et de procéder à des ajustements continus. Par exemple, s'il s'avère que les factures d'un fournisseur spécifique ne sont pas toujours traitées correctement, vous pouvez zoomer et procéder à des ajustements. Le service financier joue ainsi un rôle plus stratégique.
L'automatisation ne se fait pas automatiquement
L'image esquissée ci-dessus ressemble peut-être à de la musique d'avenir, mais si vous écoutez attentivement, vous pouvez entendre le son gagner du terrain. Jetez donc un regard critique sur votre propre processus de traitement des factures. L'avez-vous laissé filer un peu, comme les bonnes intentions du début d'une nouvelle année ? Ce n'est pas grave, du moment que vous vous remettez en route. Commencez par dresser un état des lieux de la situation actuelle et de la façon dont les processus existants sont mis en place. Où y a-t-il encore une marge de progression ?
Vous avez du mal à déterminer où vous en êtes en termes d'automatisation ou quelles sont les étapes à suivre ? Alors lisez ce blog et découvrez le degré de maturité de votre processus.
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