Numérisation ou automatisation : comment gagner du temps et augmenter les ventes ?

"Le traitement numérique des factures est la première étape, le traitement automatisé des factures la seconde", déclare Maaike van Roomen, responsable des ventes chez Easy Systems. "La première étape, du papier au PDF, est facile. Mais en automatisant entièrement le flux des factures entrantes, vous ne franchissez que quelques étapes.

Souvent, les entreprises ne réalisent pas encore à quel point il est important de sélectionner leur fournisseur de logiciel financier de manière à ce qu'il puisse répondre non seulement à leurs besoins actuels, mais aussi à ceux des mois ou des années à venir. Je pense que le conseil le plus important que je puisse donner est d'en tenir compte. En outre, en tant qu'entreprise qui se familiarise pour la première fois avec l'automatisation financière dans ce domaine, vous ne savez souvent pas exactement quels seront vos besoins dans quelques années. Un bon fournisseur de logiciels peut alors tirer proactivement parti de sa vaste expérience avec d'autres clients et partager avec vous ses connaissances et son expertise en la matière.

Votre fournisseur de logiciels financiers peut-il répondre à vos besoins, même dans plusieurs années ?

"Au cours des premiers mois qui suivent la numérisation des factures d'achat, un fardeau se détache souvent des épaules en interne. La pression diminue et les choses commencent à couler de source. Ensuite, nous constatons que les entreprises veulent savoir ce qu'il est possible de faire d'autre : le passage du traitement numérique des factures au traitement automatique des factures se fait alors naturellement.

Par ailleurs, nous parlons souvent à des entreprises qui sont déçues parce que le fournisseur de logiciels qu'elles ont choisi initialement peut numériser le traitement des factures, mais ne peut pas les aider à passer à l'automatisation complète du traitement des factures. J'entends par là, par exemple, que les factures sont automatiquement extraites de la boîte de réception, associées au bon numéro de contrat ou de bon de commande, puis comptabilisées sur le bon compte du grand livre. Par exemple, notre logiciel financier est parfaitement capable d'envoyer des notifications (et des rappels éventuels) au bon collègue afin que les bonnes actions soient prises en interne", explique Maaike. "Vérifiez donc soigneusement si votre logiciel financier peut évoluer avec vous et posez également des questions pour savoir si votre fournisseur potentiel a de l'expérience dans ce processus d'automatisation de grande envergure."

Moins d'opérations manuelles de traitement des factures, plus de temps pour une croissance réelle

"L'objectif supérieur est bien sûr d'avoir de moins en moins de demandes d'achat, de factures d'achat et de contrats nécessitant une attention manuelle. Le logiciel financier que vous choisissez doit alors être capable de faire une correspondance à trois, en néerlandais clair : une correspondance entre le bon de commande, l'enregistrement de la réception et la facture entrante. Et, pour être honnête, il y en a très peu qui peuvent le faire", dit Maaike.

"Il en va de même pour la concordance des contrats. Prenons l'exemple d'un contrat de location qui stipule que 1 000 euros seront facturés chaque mois, pour une période d'un an. Si votre logiciel financier est en mesure de faire correspondre la facture entrante au contrat contenant les accords conclus, alors, s'il n'y a pas de divergences, le traitement automatique a lieu. Pour faciliter encore les choses, il est possible d'introduire des tolérances, par exemple. Entre autres, en autorisant un certain montant ou pourcentage d'écart. Vous pouvez imaginer que tout cela réduit directement la pression exercée sur le titulaire du budget et les personnes chargées des finances. La conséquence ? Le temps restant peut être utilisé pour d'autres activités plus significatives".

L'employé numérique

"J'apprécie également le fait qu'au fur et à mesure qu'une organisation grandit, on réfléchit de plus en plus à l'utilisation de la main-d'œuvre. Il n'est plus d'usage d'embaucher immédiatement un nouveau salarié lorsqu'il y a un besoin de main-d'œuvre supplémentaire. De plus en plus, les gens envisagent également les possibilités d'une main-d'œuvre numérique, c'est-à-dire d'un logiciel. Si l'on ajoute à cette prise de conscience les développements autour de PEPPOL, XML, etc., on constate que l'avenir offre de nombreuses possibilités d'automatisation", déclare Maaike.

"Mais pour revenir à l'essentiel, assurez-vous de choisir le bon fournisseur de logiciels. Car si l'on commence par numériser le traitement des factures, il faut aussi être capable de déployer correctement l'automatisation complète. Chez Easy Systems, nous déployons des logiciels financiers que nous développons entièrement en interne, ce qui constitue notre activité principale depuis plus de 15 ans. Nous le faisons également à l'échelle internationale. D'ailleurs, c'est un autre conseil auquel il faut penser : quelle est l'expérience de votre fournisseur de logiciels financiers en matière de traitement automatisé des factures pour vos clients et vos succursales à l'étranger ? Peut-être n'en avez-vous pas encore, mais qu'est-ce qui n'est pas..."