L'obligation légale de conserver les factures est depuis longtemps un sujet de conversation régulier. Nous recevons de plus en plus de factures et de documents connexes sous forme numérique ou électronique. Mais nous ne sommes pas encore totalement débarrassés de nos versions papier. La question se pose alors naturellement : que faisons-nous du papier si nous gérons désormais nos processus de manière entièrement numérique?
L'heure est à la clarté à l'ère numérique.
Poursuivez votre lecture si vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de traitement numérique des demandes ou traitement numérique des factures.
C'est exactement comme ça que ça se passe
Vous savez certainement qu'il est important de conserver correctement les données. Non seulement pour avoir (et conserver) une vue d'ensemble et pour pouvoir effectuer correctement et rapidement les contrôles, par exemple, du bureau des impôts . Mais aussi, et surtout, pour se conformer à la réglementation.
La règle de base est que les factures sont enregistrées sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Les factures numériques ne sont donc pas imprimées, mais stockées sous forme numérique. Cette règle s'applique d'ailleurs à toutes les factures que vous envoyez ou recevez. Ainsi, même les déclarations telles qu'un déjeuner avec une relation d'affaires sont sauvegardées sous forme numérique.
Si vous souhaitez numériser, les reçus et factures papier peuvent être scannés puis stockés sous forme numérique, à condition de respecter les conditions fixées. Veillez donc à respecter ces conditions lorsque vous transférez des données du papier vers le numérique :
- Vous transférez correctement tout le contenu des données et le support de données respecte les exigences légales en matière de conservation.
- Vous pouvez (re)produire et rendre lisibles les données converties dans un délai raisonnable, et vous veillez à ce qu'un audit puisse être effectué dans un délai tout aussi raisonnable.
- Enfin, vous conservez les résultats des contrôles internes effectués autour des conditions susmentionnées.
Détruire le papier alors ?
Comme nous l'avons mentionné, les reçus et les factures sur papier peuvent être scannés et stockés sous forme numérique. À condition qu'il y ait une reproduction correcte et complète de l'original. Il est très important que l'originalité (authenticité de l'origine) et le contenu des données (intégrité du contenu) soient corrects. En effet, ces éléments peuvent être perdus lors de la conversion d'une facture. Pensez, par exemple, à un filigrane dans un document.
Si tel est le cas, les mesures de gestion prises, ainsi que la numérisation, par exemple, devraient fournir l'assurance souhaitée quant à l'authenticité d'un document. Par exemple, une facture doit clairement indiquer qu'elle provient bien de la partie qui y est mentionnée. En outre, la facture ne doit pas pouvoir être modifiée de quelque manière que ce soit.
Nous vous conseillons de toujours vérifier ce que votre bureau local des impôts attend de vous. Parfois, nous pouvons rendre les choses plus amusantes et plus faciles ensemble.
Quelle est la prochaine étape ?
Vous venez de lire que le passage aux documents numériques ne doit pas poser de problème, pour autant que vous remplissiez de manière vérifiable les conditions fixées. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de conserver les factures et les reçus originaux et vous pouvez vous contenter de conserver vos documents numériques.
Bien entendu, notre logiciel est entièrement conforme et immédiatement utilisable à cette fin. Un scan biaisé, par exemple, sera rejeté parce qu'il ne correspond plus à l'original. Nous osons donc affirmer qu'avec notre logiciel, pour autant que vous l'utilisiez comme prévu, vous répondez aux exigences de cette ère numérique.
Cela ne nécessite aucun effort supplémentaire de votre part ; nous nous en chargeons de manière standard dans nos implémentations. Les factures sont stockées non traitées dans les archives et sont faciles à retrouver. Cela vous permet de mettre rapidement à disposition les factures nécessaires lors d'un contrôle fiscal. Nous pouvons également assurer la sécurité de la confidentialité, de l'authenticité et de l'intégrité de vos factures. Ou, et c'est peut-être un peu avant-gardiste, pourquoi ne pas opter pour un bâtiment plus petit, car vous économisez des mètres d'espace d'archivage (coûteux) ou, au contraire, lorsque l'organisation s'agrandit, vous utilisez l'espace de bureau disponible de manière plus efficace !
Hans van der Kolk
Directeur des ventes