De la numérisation à l'automatisation : 3 étapes à franchir dans le processus P2P

Plus précisément, quelles mesures pouvez-vous prendre dès maintenant pour passer d'un processus numérique à un processus automatisé ? purchase-to-pay purchase-to-pay à un processus automatisé? Cela varie d'une organisation à l'autre, car chaque entreprise a ses propres processus et ses propres besoins. Les organisations ayant peu de demandes n'ont pas besoin de s'attaquer d'abord à cette partie s'il y a plus de gains à faire dans d'autres domaines. Il n'existe donc pas d'approche unique que nous puissions présenter ici, mais nous pouvons fournir des pistes de réflexion pour les étapes suivantes. Pour ce faire, nous utilisons notre modèle de maturité P2P, qui se compose de cinq phases. 

Un processus numérisé pour le traitement des factures entrantes

Supposons que le processus de traitement des factures soit bien établi. Le flux d'autorisation est solide, il existe un lien de haute qualité avec le système ERP qui échange des informations de sorte que les factures peuvent être mises en correspondance avec les reçus et n'ont plus besoin d'être approuvées manuellement. Vous avez également fait savoir à vos fournisseurs que vous préfériez recevoir les factures sous forme de données, c'est-à-dire sous forme de factures électroniques, qui sont beaucoup plus faciles à traiter que les factures en format pdf ou, pire, en format papier.

C'est déjà un grand pas en avant, n'est-ce pas ? Mais il est possible d'aller beaucoup plus loin. Vous pourriez par exemple vous pencher sur l'optimisation du processus menant à l'établissement d'une facture. Après tout, une facture est toujours le résultat de quelque chose d'autre.

1. Correspondance automatique des contrats

Si vous voulez automatiser, vous souhaitez naturellement que le plus grand nombre possible d'opérations manuelles disparaissent et que le plus grand nombre possible de choses se fassent automatiquement. Les processus récurrents se prêtent très bien à l'automatisation. Toute organisation doit traiter des factures mensuelles récurrentes. Pensez à un contrat de location pour lequel le même montant doit être payé chaque mois. Si la facture correspond aux montants indiqués dans le contrat, vous n'avez pas besoin de la voir en tant que titulaire du budget. Une perte de temps.

Il est plus rapide et plus facile de faire correspondre automatiquement cette facture au plan de paiement d'un contrat. Celui-ci répertorie les factures et les montants que vous pouvez vous attendre à recevoir dans un certain laps de temps. La facture d'achat est alors automatiquement comparée au plan de paiement du contrat et, en cas de correspondance, la facture est immédiatement approuvée, vous laissant libre de la traiter vous-même.

2. Approuver les achats à l'avance

L'approbation d'une facture d'achat n'intervient qu'une fois l'achat effectué. Une obligation a donc déjà été contractée, même si l'achat n'était pas tout à fait souhaitable parce qu'il n'y avait plus de budget, par exemple. Ou parce qu'il n'a pas été commandé auprès d'un fournisseur avec lequel des accords avaient déjà été conclus. Si l'obligation a déjà été contractée, il n'y a plus rien à faire, si ce n'est demander des comptes aux personnes concernées. Bien sûr, cela se passe souvent bien, mais dans tous les cas, cette méthode de travail présente toujours la limite que vous n'avez un aperçu des coûts qu'après réception de la facture.

En automatisant votre gestion des achats, vous avancez le processus d'autorisation : la demande d'achat est d'abord approuvée en interne, avant que l'engagement ne soit pris. Après approbation, la commande est passée et lorsque la facture d'achat arrive, si elle correspond au bon de commande, elle n'a plus besoin d'être approuvée manuellement. Vous avez ainsi un aperçu des coûts dès le moment où quelqu'un fait une demande d'achat, et non plus lorsqu'il est déjà trop tard.

3. Mesure et amélioration continues

purchase-to-pay Une fois que vous avez franchi toutes les étapes - pertinentes pour votre organisation - du modèle de maturité P2P, la plupart des tâches manuelles du processus ont été automatisées.

Avec le temps qu'il vous reste, vous pouvez également vous pencher sur les processus administratifs environnants. Par exemple, voyez si vous pouvez également optimiser le processus de la commande à l'encaissement. Ou encore, exploitez les possibilités offertes par l'automatisation robotique des processus pour automatiser d'autres tâches administratives répétitives. Vous disposez désormais d'un flux continu de données. En tirant des enseignements de ces données, vous êtes mieux à même de contrôler les exceptions et d'optimiser les processus financiers. Et au lieu de faire des rapports après coup, grâce aux données en temps réel, vous êtes en mesure de faire des prédictions et de procéder à des ajustements plus rapidement.

En outre, l'analyse des données et les tableaux de bord ne sont pas seulement intéressants pour votre propre service. En combinant les données financières avec, par exemple, les chiffres des ventes et des achats, vous pouvez jouer un rôle central et fournir à l'ensemble de l'organisation des informations et des conseils stratégiques (financiers). Et tout cela grâce à l'automatisation de votre processus P2P. 

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Hans van der KolkDirecteur desventeshvanderkolk@easysystems.nl

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