Pourquoi le département financier doit-il s'automatiser dès maintenant ?

Les années 2020 et 2021 resteront dans les annales comme des années pour le moins mouvementées, qui auront également marqué les départements financiers. La nécessité d'automatiser vos processus financiers est peut-être plus grande que jamais. 

Pensez-y, quelle est la profondeur de vue d'un processus papier ? Les chiffres que vous évaluez concernent toujours le passé. 

Alors qu'à l'heure actuelle, vous souhaitez disposer d'une vision actualisée des coûts et des obligations. En effet, votre organisation se porte peut-être un peu moins bien, voire très bien. Et avec plus d'informations (en temps réel), vous pouvez fournir à votre direction des conseils plus rapides et de meilleure qualité. Dans ce blog, j'explique en quoi l'automatisation de vos processus financiers peut vous aider.

Permettre le travail à domicile

On n'emporte pas si facilement un processus papier à la maison. Outre le fait qu'il n'est pas souhaitable que les membres de l'équipe emportent des documents papier chez eux, il reste les nouvelles factures qui arrivent par la poste sur un bureau sans personnel. Avec un processus automatisé, vous pouvez travailler depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet. Et ce faisant, vous sécurisez le flux desprocessus.  

Zeeman a récemment automatisé son processus de traitement des factures et a encore en mémoire le processus papier. Hans van Krieken, manager FA, a déclaré dans ce contexte: "Comme beaucoup d'autres organisations, le département financier de Zeeman travaille à domicile. Nous sommes très heureux d'avoir automatisé notre processus, sinon nous n'aurions rien pu faire dans cette situation.

HITEC Power Protection a automatisé les processus sur son site aux Pays-Bas. purchase-to-pay L'entreprise a automatisé ses processus et peut clairement voir la différence avec le site du Royaume-Uni, où les processus sont encore manuels. Nicky Klein, contrôleur, a déclaré: "La pandémie fait apparaître très clairement la différence entre les processus manuels et automatisés, ainsi que la nécessité de la numérisation au sein de notre organisation. Mes collègues en Angleterre doivent encore régulièrement se rendre au bureau pour prendre ou scanner des documents. Aux Pays-Bas, nous pouvons effectuer toutes les tâches liées au traitement des factures depuis notre domicile".

L'Ambuce Rescue Team de Belgique disposait encore d'un processus entièrement basé sur le papier lorsqu'elle devait travailler à domicile. Peter Annemans, CFO, revient sur le passé: "Lorsque le Covid-19 a atteint la Belgique, le traitement des factures s'est soudainement arrêté. C'était une bonne raison de chercher une solution - de toute urgence.  

Rattraper les coupures

Vous avez peut-être dû vous séparer d'un ou plusieurs membres de votre équipe en raison de résultats décevants. Le fait que vous ayez malheureusement dû prendre cette décision ne signifie pas qu'il y a moins de travail dans votre service. Comment allez-vous l'absorber ? Vous n'avez pas eu ces quelques mains pour rien, bien sûr, et le travail ne restera pas là. L'automatisation et donc l'optimisation des processus offrent une solution, car le flux de vos processus ne dépend plus d'actions manuelles.

Réduction des coûts

Si vous devez réduire vos coûts, investir dans l'automatisation de vos processus peut ne pas sembler logique. Mais pensez aux remises pour paiement anticipé que vous pouvez soudain percevoir parce que le processus est beaucoup plus rapide. En utilisant les bons indicateurs de performance clés, vous pouvez démontrer que l'investissement en vaut la peine. Par exemple, HITEC Power Protection a réalisé un gain de temps de plus d'un ETP et Morssinkhof Group de deux ETP. De plus, en passant d'un processus papier à un processus numérique, les responsables du budget disposent de plus de temps et peuvent se concentrer sur le processus principal, ce qui est exactement ce dont on a tant besoin en ce moment.

Faire face à une croissance explosive

Alors que certains secteurs absorbent les effets de la crise, d'autres ont dû faire face à une croissance explosive, comme les boutiques en ligne, les jardineries ou les magasins de bricolage. Lorsque l'organisation grandit, le service financier s'en aperçoit également : plus d'achats, de contrats et de factures. Au lieu d'engager du personnel supplémentaire, l' automatisation permet de faire face au surcroît de travail qu'entraîne cette croissance. Bercomex a ainsi pu traiter 15 % de factures en plus dans le même laps de temps.

Commencer l'automatisation dès maintenant

Votre organisation doit-elle également réduire ses coûts, faire face à une croissance massive ou simplement relancer ses processus financiers ? Il est alors temps d'explorer les possibilités de l'automatisation.